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VOS QUESTIONS SUR NOS SECRÉTAIRES ET ASSISTANTES

FAQ télésecrétaires et télé-assistantes

Un secrétariat externalisé bilingue
Accueil téléphonique externalisé pour le médical
Secrétaire à distance pour les pros du BTP
Secrétaire à distance pour gérer les astraintes téléphoniques

Le télésecrétariat est un secrétariat à distance (ou secrétariat externalisé) qui est assuré par une secrétaire ne se trouvant pas dans vos locaux (ou télésecrétaire). Cette télésecrétaire gère votre accueil téléphonique depuis un centre d’appels.

L’externalisation de standard téléphonique ou de permanence téléphonique est une solution qui présente de multiples avantages pour tous les métiers, quel que soit le domaine d’activité : médecins, avocats, notaires, TPE-PME, professions libérales, professionnels du BTP, auto-entrepreneurs, services funéraires, dépanneurs, secteur hospitalier, aéroports, e-commerces, mairies, grands comptes, agents immobilier, professionnels du secteur touristique.

Une télésecrétaire (pour un secrétariat simple) ou une télé-assistante (pour des missions plus complexes) peut être une solution très intéressante pour les très petites structures dans lesquelles personne n’est dédié à la prise en charge des appels entrants : un médecin seul dans son cabinet, une TPE en développement, un dépanneur indépendant… Mais télésecrétaires et télé-assistantes peuvent également prendre le relais quand la secrétaire internalisée est débordée ou qu’il y a plusieurs appels en même temps. On dit alors qu’elles gèrent les appels en débordement. Elles peuvent également gérer les appels en dehors des heures d’ouverture, quelle que soit la taille de la structure.

Le télésecrétariat s’adresse donc à tous ceux qui souhaitent gérer plus efficacement leur secrétariat téléphonique, se libérer du temps tout en préservant leur image de marque.

Consultez aussi

Les avantages de l’externalisation d’un standard téléphonique ou d’une permanence téléphonique sont multiples :
– coûts moindres par rapport à l’embauche d’une secrétaire salariée
– zéro appels manqués : tous les appels reçus sont traités
– pas de gestion RH de votre secrétaire : vous ne vous occupez pas des congés, des absences maladie, vous n’êtes pas limité aux 35 heures
– pas de nécessité d’avoir un bureau et du matériel pour votre secrétaire
– amélioration de votre image par un accueil professionnel, une écoute, une réactivité et une disponibilité appréciables
– amélioration de la relation client par une gestion courtoise et efficace des appels téléphoniques
– possibilité de vous dégager du temps ou de la disponibilité physique en vous déchargeant de la gestion des appels téléphoniques
– concentration sur votre cœur de métier et optimisation du temps de travail en ne prenant pas en charge les appels et en évitant les appels indésirables
– possibilité de solutions sur-mesure inenvisageables ou plus compliquées dans le cadre du salariat (accueil téléphonique jusqu’à 24H/24, 7J/7, permanence téléphonique bilingue, support technique spécifique, gestion des appels téléphoniques en débordement, gestions des appels téléphoniques sortants pour relances, secrétariat juridique, secrétariat médical…)

En faisant le choix du secrétariat externalisé, vous ne perdez en aucun cas la main, ni sur vos dossiers, ni sur votre relation client. C’est vous qui donnez les consignes à vos télésecrétaires, c’est vous qui préparez les réponses aux demandes en envisageant tous les cas de figure. En cas de doute sur une réponse à apporter, votre secrétaire externalisée vous contactera.

Pour savoir qui vous a appelé et quelles ont été les questions et les réponses apportées, vous pourrez choisir de recevoir les notifications d’appels reçus et traités soit en temps réel (par SMS en moyennant un supplément), soit 1 ou 2 fois par jour par envoi d’un récapitulatif par mail.

Si vous souhaitez récupérer la main ponctuellement sur votre accueil téléphonique, il vous suffit de désactiver le transfert d’appel, c’est alors vous qui gérez à nouveau la réception de vos appels téléphoniques.

Si vous avez opté pour le service en débordement, c’est vous qui continuez à répondre à vos appels, votre télésecrétaire ne prend le relais au bout d’un nombre de sonneries déterminé si vous n’avez pas décroché.

Standard téléphonique externalisé
Les outils CRM et télécoms de Logicielnet
Une permanence téléphonique externalisée associée avec des outils CRM
Un service R&D pour résoudre les problématiques nouvelles

Un standard téléphonique est un équipement technique destiné à recevoir des appels téléphoniques, il se compose à minima d’un téléphone, qui peut être couplé avec l’informatique (CTI).

L’accueil téléphonique consiste à accueillir les clients au téléphone, à identifier leur demande et à y répondre de manière rapide, efficace et satisfaisante ou à les transférer à la personne ou au service concerné.

La permanence téléphonique est l’action qui consiste à assurer des horaires prédéterminés pour gérer les appels téléphoniques et les traiter rapidement. Pour assurer une permanence téléphonique de qualité, on peut compléter les services d’une télésecrétaire par la mise en place d’un SVI (serveur vocal interactif), d’un répondeur vocal intelligent, d’un agenda en ligne.

Pour organiser vos RDV, nous vous proposons un service d’agenda partagé. Vous pouvez consulter votre planning, changer vos créneaux à tout moment, depuis Internet, un smartphone ou une tablette. Votre agenda peut être couplé avec l’agenda Outlook ou celui de votre Iphone. Vos clients ou patients peuvent prendre RDV par l’intermédiaire de l’une de nos télésecrétaires ou directement via Internet si vous choisissez l’option agenda « 1000 RDV ».

Bien sûr, si vous en faites la demande, Ipcontact vous attribuera une secrétaire bilingue ou une assistante bilingue. Travaillant depuis la France, parlant français mais parfaitement opérationnelle en anglais, elle pourra accueillir vos clients, prendre un message, vous transférer l’appel ou encore apporter des réponses aux questions sur vos services ou produits avec la même aisance dans les deux langues.

Nous pouvons assurer vos astreintes téléphoniques de nuit et gérer la réception de vos appels le week-end et les jours fériés. Nos services peuvent être étendus jusqu’à 24h/24, 7j/7.

Des assistantes téléphonique bilingues
Un accueil téléphonique externalisé
Un secrétariat externalisé bilingue
Un référent pour assurer la qualité de la prestation

Toutes les secrétaires Ipcontact sont qualifiées et parfaitement compétentes pour assurer votre relation client, elles ont été formées aux techniques exigeantes de la gestion d’accueil téléphonique et savent gérer un standard téléphonique avec réactivité, efficacité, professionnalisme et sourire. Elles sont spécialisées dans des domaines d’activité spécifiques : secrétaire médicale, secrétaire juridique, secrétaire BTP, secrétaire dédiée aux TPE-PME.

Le niveau d’exigence Ipcontact garantit le sérieux et le professionnalisme de toutes les télésecrétaires proposées. Nous avons par exemple choisi de ne pas délocaliser nos services, toutes nos secrétaires sont donc francophones (ou anglophones si vous choisissez un secrétariat bilingue) et se trouvent sur le territoire français.

De plus, un suivi qualité est effectué une fois par semaine le premier mois après la signature du contrat, puis une fois par mois. Ce suivi est l’occasion de faire le point sur la qualité de votre accueil téléphonique externalisé et donc sur l’efficacité de votre secrétaire.

Nous disposons de 160 centres d’appel répartis sur tout le territoire français. Si vous le souhaitez, nous pourrons donc choisir une secrétaire située dans la même région que vous. Mais bien souvent, fournir des informations très complètes sur votre activité et votre fonctionnement à votre télésecrétaire suffisent pour assurer un secrétariat de qualité. Quoi qu’il en soit, vos clients ou patients ne sauront pas que votre secrétaire n’est pas sur place.

Vos appels entrants doivent être gérés avec réactivité. Plusieurs télésecrétaires sont donc chargées de votre accueil téléphonique afin de pouvoir se relayer quand l’une est déjà au téléphone ou a terminé sa journée. Le nombre de télésecrétaires mises à votre service variera en fonction du nombre d’appels mensuels que vous recevez et des plages horaires sur lesquelles vous souhaitez qu’elles interviennent.

Toutes vos télésecrétaires traiteront vos appels avec le même professionnalisme, la même implication et le même degré d’information sur chacun de vos clients ou patients grâce à des outils CRM de pointe qui permettent de faire apparaître la fiche de chaque interlocuteur identifié à chaque appel.

Non, sauf demande spécifique de votre part, votre numéro de téléphone reste le même.