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SECRÉTARIAT À DISTANCE ET OUTILS COMPLÉMENTAIRES

Toutes vos options pour optimiser votre secrétariat à distance

Le secrétariat à distance est une solution souple, pratique et complète qui vous permet d’offrir un accueil téléphonique de qualité à vos interlocuteurs. Pour optimiser encore votre permanence téléphonique, il vous reste à choisir vos options parmi les outils proposés par Ipcontact.

Des outils CRM qui facilitent le traitement des appels
Standard téléphonique externalisé
Une prise de rendez-vous en ligne
Des outils synchronisés

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 Mme M.

Agenda et prise de RDV

Cette offre innovante combine secrétariat téléphonique et prise de rendez-vous. Une télésecrétaire Ipcontact répond à vos appels (seulement en débordement ou en totalité, selon vos souhaits) et prend vos rendez-vous selon vos disponibilités. Votre agenda sera en effet paramétré en fonction des plages horaires disponibles que vous nous aurez indiquées. Il pourra ensuite être synchronisé avec Outlook ou avec l’agenda de votre smartphone. Vos clients ou patients auront quant à eux la possibilité de prendre rendez-vous directement sur internet 24h/24, 7j/7, grâce à l’application 1000RDV.

Un agenda qui s’adapte à vos besoins
Paramétrable et personnalisable selon vos besoins, votre agenda gère tous les types de rendez-vous et répond à toutes les exigences métier. Les paramètres peuvent être modifiés par votre secrétaire ou votre assistante Ipcontact, vos collaborateurs et vous-même. Vous pouvez également créer des agendas collaboratifs pour partager des données avec une messagerie unifiée. Les données de votre agenda sont mises à jour en temps réel, sans risque de doublon, et consultables par toutes les personnes autorisées 24h/24, 7j/7. Aucune connaissance informatique n’est nécessaire, seul impératif : avoir une connexion à internet.

Des données protégées
Toutes vos données sont sauvegardées sur nos serveurs en France et dans le Cloud Logicielnet. Nous pouvons gérer les droits d’accès selon vos souhaits et à tout moment, vous pouvez avoir une traçabilité des appels et un historique des mouvements.

Une organisation simplifiée
Consultable depuis votre ordinateur, votre tablette ou votre smartphone, votre agenda vous suit partout. Vous pouvez afficher et modifier votre emploi du temps comme vous le souhaitez. Et grâce au rappel de RDV par SMS, vous ne ratez plus aucun rendez-vous !

Répondeur vocal intelligent

Pour vous proposer une permanence téléphonique complète, Ipcontact met en place un répondeur sur votre ligne, à toutes les plages horaires que vous aurez déterminées. Sur cette messagerie vocale, vos interlocuteurs sont informés de vos horaires d’ouverture et ont la possibilité de laisser un message vocal qui vous sera automatiquement envoyé par email. Ipcontact va plus loin dans le telesecrétariat en prenant en charge immédiatement les appels enregistrés sur le répondeur. Les appels non désirés pourront ainsi être éliminés et les appels urgents pourront vous être signalés en temps réel.

SVI

Le SVI – Serveur Vocal Interactif – est un système qui permet à l’interlocuteur appelant de sélectionner des options simplement en appuyant sur les touches de son téléphone. Ce dispositif permet d’orienter les appels sans l’intervention d’une secrétaire, d’accueillir et de qualifier l’appelant, de redistribuer les appels de manière intelligente ou de proposer des messages personnalisés (si besoin en anglais ou dans la langue de votre choix). Grâce au Serveur Vocal Interactif (SVI) proposé par Ipcontact, les temps d’attente sont écourtés, 100% des appels sont pris en charge, même en cas de saturation des standards téléphoniques, et chaque appel peut être préqualifié pour diminuer le coût du traitement et améliorer la qualité de service.

Web callback

Ipcontact propose une solution efficace de rappel automatique (web callback) couplée à ses centres d’appels. Par simple intégration d’un bouton de rappel sur votre site Internet, vous pouvez engager le dialogue avec vos clients ou vos futurs clients. Par cet outil, Ipcontact vous propose bien plus que du telesecrétariat : votre accueil téléphonique devient alors commercial puisqu’il vous permet d’assurer la conquête, la gestion et la fidélisation de vos clients.

Numéros spéciaux

Ipcontact vous propose d’adopter un numéro de téléphone en 0 805, en toute simplicité et sans modifier vos infrastructures. Vous bénéficiez ainsi d’un numéro unique, à forte notoriété, qui intègre les compétences professionnelles des centres d’appels Ipcontact en matière d’accueil téléphonique, de permanence et de secrétariat à distance, de gestion commerciale et de service client (SAV) ou d’assistance technique (hotline).

Technologie innovante

Les prestations de secrétariat externalisé Ipcontact se font grâce à un système innovant qui s’intègre dans vos outils CRM. Chacune des solutions Ipcontact a été pensée pour vous apporter des services de secrétariat à distance optimum et une permanence téléphonique externalisée de qualité.