Accueil téléphonique et cabinets médicaux

Quand on est un médecin ou un travailleur libéral du milieu médical, la priorité, c’est d’être disponible pour ses patients. Oui mais… comment faire pour concilier l’organisation de ses RDV et la prise en charge de ses patients ? De même, face aux nombreuses demandes, comment ne pas être sans cesse dérangé par la sonnerie du téléphone ? La solution se trouve dans un accueil téléphonique en cabinet médical.

Qu’est-ce que l’externalisation de l’accueil téléphonique peut apporter à chaque domaine d’activité médicale ? Dans cet article, nous nous penchons sur l’externalisation d’accueil téléphonique des cabinets médicaux, des médecins libéraux et des professionnels de santé. Quelle est la permanence téléphonique médicale recherchée ? Et pourquoi l’externaliser ?
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accueil téléphonique en cabinet médical à Colmar
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accueil téléphonique en cabinet médical
Médecine de ville - Picto

Médecin et emploi du temps : savoir s’organiser et se ménager du temps libre

Médecins généralistes, kinésithérapeutes, dentistes, gynécologues, chirurgiens, ophtalmologistes, radiologues… tous confrontent le même problème. L’organisation de leur emploi du temps entre cabinet, téléconsultation et visite, devient un vrai casse-tête, d’autant plus que leurs RDV s’enchaînent à vitesse grand V. Autrement dit, les professionnels de santé n’ont que rarement le temps de traiter les appels téléphoniques qu’ils reçoivent. Le résultat final est décevant : en réalité, tous ont du mal à concilier disponibilité et nécessité de répondre aux appels.

Si les praticiens répondent aux appels pendant leurs consultations, la qualité d’écoute portée au patient se détériore. S’ils rappellent entre deux visites ou le soir, les patients risquent d’avoir pris rendez-vous ailleurs.

Pour remédier à ce problème, bien peu de spécialistes s’offrent les services d’une secrétaire physique dans leur cabinet. Mais il existe la solution de l’externalisation. Elle est, en effet, considérée par beaucoup comme salutaire car elle présente de multiples avantages. Notamment en raison du fait que la gestion de l’agenda et la réponse aux questions de la patientèle sont des points sensibles.
accueil téléphonique en cabinet médical pour un suivi de qualité
Le téléphone, outil majeur dans la relation client

Une plus grande disponibilité pour une meilleure relation patient

Augmentation soudaine du nombre d’appels en cas d’épidémie… Développement progressif de la patientèle… Volonté de partager une secrétaire à plusieurs spécialistes… Quelle que soit la situation, le choix de faire appel à une télésecrétaire pour assurer l’accueil téléphonique d’un cabinet médical peut avoir de multiples origines. Dans tous les cas, il s’avère judicieux car la disponibilité acquise améliore nettement la relation patient.

De fait, les patients ont l’agréable surprise d’être accueillis au téléphone avec le sourire. Ils ne sont plus confrontés au manque de temps de leur interlocuteur. De plus, ils ont affaire à des professionnels du milieu médical qui savent leur parler et prendre en compte leur demande. Et lorsqu’ils se trouvent au cabinet, ils sont tout aussi satisfaits de constater que leur médecin ne les interrompt pas pour répondre aux appels.

L’engouement pour la permanence téléphonique médicale n’est donc pas seulement un effet de mode. Outre cela, elle présente des atouts réels. Ce type de solution assiste efficacement les professionnels de santé exerçant en libéral !

Comment un accueil téléphonique en cabinet médical mutualisé optimise-t-il l’organisation des thérapeutes libéraux ?

La gestion de l’agenda et la réponse aux questions de la patientèle, en particulier, sont délicats à traiter. De ce fait, la solution est évidemment de faire appel à une assistante. Cependant, les médecins et professionnels de santé n’ont pas tous les moyens de salarier quelqu’un pour répondre au téléphone. C’est pourquoi on a vu émerger la permanence téléphonique médicale externalisée.

Externaliser le standard téléphonique de son cabinet est toujours un choix stratégique. Et il mérite réflexion.

Accueil téléphonique en cabinet médical : pourquoi faire ce choix ?

Par quel prestataire passer ? Quand commencer ? Parmi les professionnels de santé, nombreux sont ceux qui ont fait le pas et ont décidé d’externaliser leur accueil téléphonique.

Leurs profils sont très divers. Jeunes médecins débutants, médecins regroupés au sein d’un même cabinet, médecins partant en congé… Ils souhaitent tous assurer la continuité de l’accueil téléphonique de leur cabinet médical. Ainsi, la satisfaction est alors généralement au rendez-vous.

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Se concentrer sur son métier pour mieux recevoir ses patients

Lorsque l’accueil téléphonique est externalisé, il règne, dans le cabinet médical, un calme bénéfique. En effet, concentration du praticien et confort du patient grandissent. Le médecin est alors pleinement disponible. Il peut répondre aux questions et se focaliser sur sa consultation.

Dans la prise en charge d’un patient, la façon de le recevoir est évidemment essentielle.

C’est pourquoi il est nécessaire d’être à son écoute. Et c’est ce que permet l’externalisation de l’accueil téléphonique. En ce sens, elle participe à la bonne réputation du cabinet médical et à la notoriété du médecin.
  • Tout d’abord, le praticien se concentre sur sa patientèle et sur ses consultations.
  • Par ailleurs, les rendez-vous se déroulent sans interruption intempestive due aux sonneries du téléphone.
  • De plus, les secrétaires médicales à distance contribuent à l’image positive et professionnelle du cabinet médical.
  • Finalement, toutes les consignes données sont strictement respectées.

Les professionnels de santé apprécient la mutualisation d'un accueil téléphonique en cabinet médical

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Secrétaires externalisées pour un accueil téléphonique en cabinet médical à Dijon
  • D’abord, tous les appels sont traités en temps réel.
  • Les coups de fil publicitaires sont éconduits.
  • Ensuite, le planning s’organise tout seul et les rendez-vous se positionnent en fonction des consignes données.
  •  Par ailleurs, chaque appel téléphonique reçoit une réponse immédiate ; seuls les appels urgents sont transférés.
  • Sans oublier aussi que la mutualisation d’un service externalisé diminue ses coûts.
  • Puis, les temps d’attente sont considérablement réduits.
  • Chaque appel est traité avec courtoisie et disponibilité (aucun raccroché).
  • De plus, les télésecrétaires ont le pouvoir de gérer toutes les demandes, urgence incluse.
  • Les télésecrétaires, formées, connaissent le vocabulaire médical pour pouvoir orienter ou déterminer les besoins de leurs interlocuteurs.
  • Enfin, la réception des appels est sur mesure grâce à des fichiers informatiques et outils CRM. La télésecrétaire peut ainsi accéder au dossier du patient et à l’historique de ses visites.
standard téléphonique externalisé en Hauts-de-France
Picto agenda en ligne accessible 24h/24 - 7J/7

Une prise de rendez-vous en ligne associée pour décharger son accueil téléphonique en cabinet médical

Certains praticiens choisissent de compléter leur accueil téléphonique externalisé par la possibilité offerte à leurs patients de prendre RDV en ligne. L’ensemble de ces solutions leur permet de se recentrer sur leur cœur de métier et d’être pleinement disponibles. En effet,  l’agenda en ligne de 1001 rendez-vous constitue un véritable atout en termes d’organisation. Les rendez-vous s’organisent alors 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 !