Un accueil téléphonique externalisé pour gérer efficacement l’astreinte téléphonique de vos interventions d’urgence

Pourquoi une astreinte téléphonique ? Quel que soit votre domaine d’activité, vos interlocuteurs peuvent avoir des demandes urgentes à vous adresser. Parfois, ces demandes interviennent en dehors des heures d’ouverture : en soirée, la nuit, le week-end, durant un jour férié. Vous devez alors être en mesure d’apporter des réponses satisfaisantes dans des délais très courts. Car votre image, votre crédibilité, votre sérieux en dépendent.

Cependant, il n’est pas toujours facile d’avoir, en interne, les ressources ou les salariés concernés pour gérer ces demandes et les traiter par ordre de priorité. De plus, selon le code du travail ou votre convention collective, vos salariés n’ont pas des horaires de travail extensibles à l’infini. Externaliser sa plateforme téléphonique peut alors devenir la solution.
Télémarketing et action commerciale
Formation de téléopérateurs
Secrétaire à distance pour le BTP
Règles de base à respecter
Astreinte téléphonique 24h/24 - 7j/7- Picto

Comment mettre en place une organisation du travail permettant d'être joignable par téléphone à tout moment ?

Sachez que pour demeurer joignable en permanence, l’externalisation de votre accueil téléphonique peut s’avérer intéressante. Traiter les appels entrants, renseigner les usagers, seconder techniquement d’autres agents ou faire face à une situation sanitaire exceptionnelle…
Que ce soit en matière d’accueil téléphonique ou d’astreinte téléphonique, choisir un prestataire qui complète votre équipe interne est la solution. De fait, cela vous permettra de gérer au mieux le flux d’appels lié à la situation d’urgence qui peut survenir dans votre entreprise ou votre établissement de santé. Votre accueil restera ainsi en permanence joignable via son numéro de téléphone ou sur une ligne dédiée.

Notre permanence téléphonique partout en France
Secrétaire IPContact du standard téléphonique bilingue d'Avignon

Des moyens techniques et humains pour assurer votre astreinte téléphonique en 24/7

Définir les ressources humaines nécessaires en fonction du niveau de qualité souhaité pour rester en permanence joignable

IPContact propose, en effet, un mode d’organisation qui prend en charge les problématiques d’accueil téléphonique en 24h/24 – 7j/7, dans le respect de vos procédures. Et ce, quel que soit votre métier, dans plus de 60 domaines d’activité différents : informatique, médical, bailleurs sociaux…

À cet égard, IPContact dispose de RH à forte valeur ajoutée. Ses agents d’astreinte, associés à des outils CRM et télécom de dernière génération, permettent de répondre en continu aux demandes téléphoniques. Le rapport nombre d’appels / temps de traitement définit l’effectif d’opérateurs devant être en poste sur un planning d’astreinte. D’ailleurs, chaque planning étant particularisé, les temps d’attente sont un des indicateurs surveillés constamment. Car la performance de l’équipe d’astreinte se mesure par le niveau de qualité de service que vous souhaitez apporter.

Avec nos outils CRM et notre infrastructure téléphonique

Avec notre savoir-faire en matière d’astreinte téléphonique et de gestion de crise

Développés sur mesure par notre ESN Logicielnet, nos outils CRM et télécom sont directement intégrés à vos outils métier. Par conséquent, cela permet à nos téléassistants de traiter, d’identifier et de qualifier les alertes en apportant à vos interlocuteurs les réponses adéquates.

En dehors de vos heures d’ouverture, tous vos appels sont filtrés et traités. C’est une garantie d’efficacité.
  • Assurer une permanence multicanal par téléphone, par e-mail ou par chat en 24/7
  • Définir les scénarios d’appels et déclencher les astreintes en fonction d’une procédure d’escalade technique ou managériale
  • Ouvrir un numéro de téléphone dédié à l’astreinte téléphonique ou transférer votre ligne d’assistance sur notre plateau téléphonique
  • Garantir la traçabilité de tous les appels
  • Support technique externalisé, hotline, service desk de niveau 1, surveiller le ping…
  • Astreintes téléphoniques médicales
  • Gestion des astreintes téléphoniques et des interventions des bailleurs sociaux en plomberie, curage, débouchage, électricité, serrurerie… ou dépannage d’urgence
  • Supervision et infogérance
  • Virtualiser un plateau téléphonique prêt à intervenir en cas de besoin, notamment en période de crise

Selon la procédure de gestion IPContact

Notre service mensuel forfaitaire se calcule en fonction du nombre d’appels reçus, du temps de traitement ou du temps passé, de l’amplitude horaire et des options télécoms qui peuvent être associées. Ce mode de calcul est transparent. Le prix fixe favorise l’efficacité et facilite l’approche par équipe.

Vous souhaitez disposer d’un accueil au téléphone de qualité, personnalisable, pour simplifier  la gestion des appels et l’organisation de vos astreintes téléphoniques ? Alors, n’hésitez pas et contactez-nous pour activer votre service d’astreinte disponible en permanence !
télésecrétaire  
Vous souhaitez optimiser votre relation client ?
Contactez-nous !

Découvrez nos solutions d’accueil téléphonique externalisé

Parlez-nous de votre projet. IPContact Group conçoit, pilote et met en œuvre, depuis 2001, des solutions externalisées qui associent compétences humaines et techniques aussi variées qu’étonnantes.

Notre IA conversationnelle au service de l'entreprise et ses périodes d'astreinte en amont de nos téléopérateurs

Synthèse vocale et IA
l'IA au service de la permanence téléphonique
Les agents virtuels et autres bots conversationnels révolutionnent depuis quelques années de nombreux secteurs. Avec l’intégration de l’IA conversationnelle dans notre logiciel de permanence téléphonique, nos téléopérateurs réduisent fortement les temps d’attentes. En effet, le module n’a plus de limite liée à sa disponibilité. Les lignes téléphoniques deviennent infinies et demeurent en permanence accessibles.

Notre voix de synthèse comprend la demande, qualifie rapidement les appels non urgents et valide les données. Elle participe aussi activement à la prise de RDV en proposant et en validant les créneaux disponibles. Et pour les demandes particulières, l’IA transfère l’appel téléphonique vers un opérateur. Voilà comment notre IA soulage notre personnel d’astreinte !

  

Téléchargez notre livre blanc !

Pour tout savoir sur nos outils CRM & télécom associés

Notre livre blanc vous apporte un éclairage pour mieux saisir les enjeux liés à la relation client : une vision d’ensemble pour vous aider à choisir les solutions répondant à vos besoins.

flux d'appels à l'hopital
Plan blanc à l'hopital
télésecrétariat médical à La Rochelle
Une télésecrétaire médicale pour gagner du temps
Astreinte téléphonique gériatrique - Picto

L'exemple le plus significatif : le plan blanc avec la mise en place d’un accueil téléphonique pour gérer un flux important d’appels

Astreinte téléphonique 24h/24 – 7j/7 pour une permanence téléphonique continue garantie

IPContact met à votre service des équipes de téléassistants qualifiés en matière d’astreinte téléphonique. Dès lors, ils sont en mesure d’intervenir et d’assurer efficacement le traitement de vos appels téléphoniques techniques et d’urgence.

Comme nos téléassistants maîtrisent votre situation et votre historique, ils peuvent répondre de manière personnalisée à vos attentes. IPContact vous propose ainsi un accueil téléphonique sur mesure, parfaitement adapté aux situations auxquelles vous êtes confronté.

À noter qu’avec la permanence téléphonique 24h/24, vous disposerez d’une solution personnalisée, évolutive et accessible qui prendra en charge vos heures d’astreinte téléphonique. De plus, elle assurera le relais auprès de vos clients, patients ou usagers, de la prise en charge des appels jusqu’à la résolution de problèmes.
  • Accueil personnalisé au nom de votre entreprise suivant un script d’appel prédéfini qui conduit l’entretien téléphonique
  • Personnalisation de l’échange avec votre interlocuteur
  • Qualification de la demande avec suivi de votre organigramme et de vos procédures avec gestion de tickets d’incident
  • Identification des sites et des personnes sous astreinte ainsi que des délais et temps d’intervention, avec escalade managériale vers vos cadres d’astreinte
  • Diagnostic des pannes en fonction de leur degré d’urgence
  • Réception de fax, e-mails, SMS, alarmes techniques…
  • Transmission des interventions aux interlocuteurs concernés
  • Évaluation et suivi de l’intervention
  • Communication en temps réel des comptes rendus et statistiques, avec des reportings automatisés avec horodatage et champs clés qui garantissent une traçabilité totale

  

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