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Débordement d’appels géré, fêtes de fin d’année en toute sérénité…

Débordement d’appels géré, fêtes de fin d’année en toute sérénité…

DÉBORDEMENT D’APPELS BIEN GÉRÉ…

Débordement d’appels : optez pour l’externalisation de votre accueil téléphonique et ne perdez plus d’appels

Fin d’année rime souvent avec pics d’activité mais aussi avec départ en congés… et donc avec problème de débordements d’appels. Pour rester concentré sur votre métier sans rater aucune opportunité et sans négliger votre relation client en cette période charnière, il suffit pourtant d’anticiper.


Débordement d'appel pour les fêtes de fin d'annéeLa saison du débordement d’appels

Si vous gérez un commerce, les appels vont affluer avec l’arrivée des fêtes. Si vous êtes une petite entreprise, vous risquez d’avoir un personnel réduit pendant les vacances de Noël, et de rater des affaires.
Si vous êtes médecin, votre assistante devrait logiquement partir en vacances au moment le plus délicat. Et si vous êtes avocat, votre standard sera probablement en stand by entre Noël et le jour de l’An…

Ne paniquez plus, quelle que soit votre activité, il existe des solutions ponctuelles pour gérer tous les appels téléphoniques en débordement qui vous permettront de traverser cette période délicate en toute sérénité.


Comment gérer un fort trafic d’appels ? Gestion à la carte du débordement d’appels

Votre objectif : continuer à assurer un service de qualité même en cas de pics d’affluence, de hausse d’activité et de baisse de personnel.
Vos solutions : externaliser votre standard téléphonique à la carte ! En fonction des options choisies, une télésecrétaire répondra à vos appels au bout de 3 sonneries si vous n’avez pas pris l’appel ou sur des plages horaires spécifiques que vous aurez prédéterminées.
Résultat : vous avez plus de temps pour vous et pour votre entreprise ou votre activité tandis que votre secrétaire se charge de soigner votre relation patient et votre relation client… Vous n’êtes plus tout le temps dérangés par les appels intempestifs et pourtant, votre activité continue à s’organiser sans vous !

Quant aux appels urgents que vous souhaitez traiter vous-même, ils peuvent évidemment vous êtes transmis. C’est de toute façon vous qui donnez vos instructions à votre secrétaire ainsi que les scénarios de réponses à faire lorsqu’elle prendra en charge votre débordement d’appels.


Une gestion temporaire mais professionnelle

Votre secrétaire à distance vous sera affectée en fonction de votre métier et de votre domaine d’activité : secrétaire médicale, secrétaire juridique, secrétaire spécialisée dans le BTP, secrétaire grands comptes… afin de maîtriser le vocabulaire, les process, les us et coutumes auxquels vous êtes habitués.
Dès que les fêtes seront passées, que vous aurez récupéré vos effectifs ou une activité moins soutenue, vous pourrez à nouveau reprendre en charge vos appels si vous le souhaitez. Mais il y a fort à parier que vous aurez alors du mal à vous passer des services de votre nouvelle secrétaire à distance !


Choisir sa secrétaire ou son assistante pour gérer le débordement d'appelsSecrétaire ou assistante pour gérer votre débordement d’appels ?

Le principe de la gestion de débordement d’appels est simple : une secrétaire répond en votre nom en toute discrétion, sans que vos interlocuteurs puissent deviner qu’elle ne se trouve pas dans vos locaux. Elle prend vos messages, vous informe des appels reçus en temps réel ou en différé (selon vos souhaits), répond à vos interlocuteurs, vous transfère les appels les plus urgents.

Mais vous pouvez également choisir d’externaliser des missions plus complexes : guider vos clients dans leur commande, assurer totalement ou partiellement votre service après-vente ou votre hotline. Des technico-commerciaux à distance peuvent guider vos clients lors d’un achat, les aider à le finaliser et venir étoffer vos équipes en période de forte activité.


Callback ou bouton de rappel automatique pour gérer les appels depuis votre site InternetChoisir des options pratiques… et pragmatiques

Il existe également des outils qui peuvent faciliter la gestion de la réception de vos appels téléphoniques. Mettre en place un message enregistré de pré-décroché sur votre ligne téléphonique vous permettra par exemple d’apporter des informations essentielles à vos interlocuteurs sans avoir à décrocher votre téléphone (horaires d’ouverture, dates de congés, messages spécifiques de votre choix).

Vous pouvez aussi envisager de faire figurer sur votre site Internet un bouton de rappel (appelé web callback) qui permet aux internautes de demander à être rappelés. Votre télé-assistante traitera alors les appels des personnes qui cliquent sur ce bouton. Une idée intéressante dans le cadre d’une opération commerciale spécifique pour Noël ou si l’internaute n’arrive pas à finaliser sa commande par exemple…

Profitez-en aussi pour externaliser vos prises de rendez-vous : en choisissant d’avoir un agenda en ligne, vos rendez-vous s’organisent sans vous et votre secrétaire à distance prend le relais pour renseigner vos clients et patients ou pour prendre les confirmations de rendez-vous. Alors joyeux Noël… et bonnes fêtes de fin d’année à tous !