L’externalisation de son standard téléphonique : 6 atouts pour les professionnels
Vous souhaitez externaliser votre standard téléphonique, mais vous ne savez pas comment faire ? L’externalisation de votre centre d’appels est une option intéressante, car la collaboration entre un standard téléphonique de jour et un centre d’appels de nuit offre de nombreux avantages. De la réduction des coûts à l’amélioration de la qualité en passant par la fiabilité, avec l’accès à une technologie de pointe, ces facteurs justifient pourquoi externaliser un service client pour l’e-commerce ou une hotline représente la solution idéale pour répondre aux appels des entreprises cherchant à accroître la satisfaction de leur clientèle.
En quoi consiste l'externalisation de votre standard téléphonique?
L’externalisation de la gestion des appels téléphoniques implique de confier tout ou partie de la permanence téléphonique à un secrétariat téléphonique à distance. Cette stratégie de plus en plus adoptée par les entreprises minimise les coûts associés à la réception des appels entrants. Contrairement à un standard téléphonique interne, où l’entreprise doit gérer elle-même son propre système téléphonique et sa prise d’appel, un accueil téléphonique sous-traité permet de déléguer cette responsabilité à une entreprise tierce de confiance.
IPContact propose une gamme étendue de services, qui va de la gestion des appels téléphoniques entrants jusqu’à l’externalisation complète du service client. Nos opérateurs et télésecrétaires formés pour répondre de manière professionnelle et courtoise, sont capables de gérer des volumes d’appels élevés.
Avec l’externalisation de notre plateau téléphonique multicanal, vous pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier tout en offrant un support client de qualité professionnelle, avec une flexibilité et une disponibilité 24/7, incluant un accueil téléphonique les jours fériés.
IPContact propose une gamme étendue de services, qui va de la gestion des appels téléphoniques entrants jusqu’à l’externalisation complète du service client. Nos opérateurs et télésecrétaires formés pour répondre de manière professionnelle et courtoise, sont capables de gérer des volumes d’appels élevés.
Avec l’externalisation de notre plateau téléphonique multicanal, vous pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier tout en offrant un support client de qualité professionnelle, avec une flexibilité et une disponibilité 24/7, incluant un accueil téléphonique les jours fériés.
L’externalisation de son secrétariat… mais pas à n’importe quel prix
Vous n’avez pas la place d’avoir une secrétaire ou, tout simplement, vous n’avez pas les moyens de recruter du personnel ? Autre cas de figure : vous n’avez besoin d’une secrétaire qu’à temps partiel ? Ou, au contraire, vous avez besoin d’une équipe pouvant intervenir 24h/24, 7j/7, pendant une plage horaire souple ? À n’en pas douter : la permanence téléphonique à distance est faite pour vous ! Toutefois, son externalisation ne doit pas être mise en place à n’importe quel prix.L’externalisation de son secrétariat… mais pas n’importe où
Bien entendu, l’externalisation de votre permanence téléphonique, vous y avez sans doute déjà pensé. Seulement, êtes-vous prêt à accepter que votre secrétaire se trouve en Inde, en Afrique du Nord, à Madagascar ou à Tombouctou ? Où les emplois impliquent une charge horaire de 48 heures par semaine, avec des salaires variant de 150 à 200 euros par mois !L’externalisation de sa permanence téléphonique dans les pays à faible coût est également associée à un manque de compétences dans l’utilisation des outils de gestion de la relation client. Si l’externalisation coûte trois fois moins cher mais que les opérateurs sont trois fois moins rapides et efficaces, quel est l’avantage de l’externalisation offshore ?
Vous souhaitez l’externalisation de votre relation client ? Contactez-nous !
Découvrez l'externalisation de votre standard téléphonique
Parlez-nous de votre projet. IPContact Group conçoit, pilote et met en œuvre, depuis 2001, des solutions d’externalisation du secrétariat qui associent compétences humaines et techniques aussi variées qu’étonnantes.
Les 6 atouts de l'externalisation de votre standard téléphonique
L’externalisation téléphonique auprès d’un fournisseur professionnel est bénéfique à votre entreprise à bien des égards surtout pour gérer un accueil téléphonique 24h/24. Elle vous permet d’économiser d’importants coûts d’investissement en personnel, en achat de matériel téléphonique et en autres dépenses connexes. Les charges variables basculent ainsi en charge à tarifs fixes mensuels.
1. Bénéficiez d’une externalisation professionnelle de votre standard téléphonique grâce à l’expertise de votre fournisseur de services
À l’heure actuelle, offrir un accueil téléphonique professionnel est crucial pour se distinguer dans un marché concurrentiel. IPContact, votre prestataire de services expert, s’engage à apporter une touche d’excellence à chaque interaction client. Nos télésecrétaires compétents, agissant en votre nom, possèdent une compréhension approfondie des attentes de vos interlocuteurs et la capacité à anticiper leurs besoins. Chaque interaction est pour eux une opportunité de créer une expérience positive et mémorable, établissant ainsi une relation de confiance solide et durable.En choisissant IPContact comme prestataire pour votre accueil téléphonique, vous bénéficiez de l’expertise spécialisée de nos télésecrétaires. Leur formation et leur expérience dans la gestion des appels garantissent un service professionnel et de haute qualité, ajoutant de la valeur à chaque interaction.
La personnalisation est au cœur de l’accueil offert par nos télésecrétaires. Ils adaptent leurs approches en fonction des spécificités de chaque demande, créant ainsi une expérience unique. Cette personnalisation contribue non seulement à fidéliser la clientèle, mais aussi à renforcer la réputation de votre entreprise. Confiez l’externalisation de votre standard téléphonique à IPContact et offrez à vos correspondants un accueil téléphonique à la hauteur de leurs attentes.
2. Augmentez la disponibilité de son standard téléphonique sur des horaires étendues
Dans un monde où la connectivité est essentielle, élargir les plages horaires de son standard téléphonique devient une stratégie incontournable pour répondre aux attentes croissantes des clients. Vous ouvrez alors la porte à une accessibilité accrue et vous renforcez significativement la satisfaction de votre clientèle.Les services d’externalisation téléphonique offrent une disponibilité 24/7, ce qui permet de répondre aux demandes à tout moment, y compris en dehors des heures de bureau. Cette initiative contribue à la fidélisation de votre clientèle en supprimant les frustrations liées à des plages horaires restreintes. Vos interlocuteurs apprécient votre disponibilité en dehors des heures de bureau traditionnelles.
Augmenter la disponibilité de votre accueil a également un impact positif sur la productivité de votre entreprise. Vos correspondants, se sentant écoutés et pris en charge, sont plus enclins à partager leurs besoins et à conclure des transactions, contribuant ainsi à la croissance des affaires.
3. Gagnez du temps, gagnez en productivité avec l’externalisation de votre secrétariat téléphonique
Notre télésecrétariat offre une solution efficace pour optimiser votre gestion du temps et vous permet de vous concentrer pleinement sur le cœur de votre activité. En externalisant votre permanence téléphonique à notre équipe de téléopérateurs expérimentés, vous libérez des ressources précieuses au sein de votre entreprise. Notre personnel qualifié prend en charge la gestion des appels téléphoniques, la prise de messages, la planification des rendez-vous et d’autres tâches administratives, vous permettant ainsi de canaliser votre énergie vers les aspects stratégiques de votre entreprise.Cette externalisation assure également une efficacité accrue de votre communication. Les centres d’appels externes sont spécialisés dans la gestion des appels, garantissant ainsi une réponse rapide et professionnelle. Cette expertise spécialisée contribue à améliorer la qualité de votre support client, renforçant ainsi la satisfaction et la fidélisation de votre clientèle.
4. Assurez-vous une flexibilité maximale grâce à l’externalisation de votre standard
L’externalisation de votre standard téléphonique vous offre également une grande efficacité et une flexibilité maximale. L’équipe de télésecrétaires est disponible à toute heure, 24h/24 et 7j/7, sans que vous ayez à vous préoccuper de répondre au téléphone.Nos secrétaires sont formés à des systèmes avancés de traitement des appels entrants sur des plages horaires étendues, assurant ainsi, sur une ligne toujours accessible, à toute heure en France, que ce soit pour un accueil téléphonique en milieu hospitalier ou la gestion des astreintes funéraires.
Avec un personnel externe, fiable et disponible à tout moment, vous avez l’esprit tranquille car vous savez que les attentes de vos acheteurs sont pris en compte à chaque étape. Leurs demandes sont intégrées directement dans vos outils métier (CRM, logiciel de gestion de commandes ou de suivi d’approvisionnement, etc.).
5. Renforcez votre image de marque
Une réponse rapide et professionnelle aux appels, ainsi qu’une gestion efficace des demandes des clients, contribuent à améliorer la satisfaction clientèle et à renforcer la relation avec l’entreprise.Vous n’avez plus à vous préoccuper de la qualité, de la formation et de la programmation du personnel du standard téléphonique externalisé. Avec l’aide de télésecrétaires qualifiés et expérimentés qui comprennent les besoins d’un support client, la sous-traitance améliore le traitement de vos appels et les niveaux de satisfaction. Cela se traduit par une meilleure satisfaction et une image de marque renforcée, à la suite des appels.
6. Optimisation des coûts et innovation technologique : les atouts de l’externalisation téléphonique en centre d’appels
L’externalisation téléphonique en centre d’appels offre de nombreux avantages, parmi lesquels l’économie grâce à la mutualisation du service et l’utilisation des avancées techniques telles que les callbots. En mutualisant le service, l’intégration de technologies avancées telles que les callbots permet d’automatiser une partie des interactions avec les clients, ce qui diminue le besoin en ressources humaines tout en améliorant l’efficacité des réponses apportées.Cette approche économique, basée sur la mutualisation des services et l’utilisation de solutions technologiques innovantes, offre aux entreprises la possibilité de maximiser leur rentabilité tout en maintenant un haut niveau de qualité de service pour leurs clients.
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Les avantages économiques de la mutualisation des services de notre standard téléphonique
La mutualisation des services lors de l’externalisation du standard émerge comme une stratégie gagnante dans le paysage économique, offrant une myriade d’avantages pour la prise d’appel qui contribuent significativement à la réduction des coûts par rapport à des services non mutualisés. Cette approche novatrice repose sur plusieurs piliers, chacun apportant une contribution essentielle à l’efficacité économique globale.
Des économies d’échelle pour une rentabilité accrue
En regroupant les besoins de multiples utilisateurs au sein d’une infrastructure centralisée, la mutualisation de l’externalisation du standard permet de réaliser des économies d’échelle. Cette consolidation permet de distribuer les prix fixes sur un plus grand nombre d’utilisateurs, réduisant ainsi le coût unitaire et rendant l’externalisation de votre standard téléphonique plus accessible financièrement.Une optimisation des ressources techniques et humaines de l’externalisation de notre standard téléphonique
L’externalisation téléphonique mutualisée offre l’avantage d’optimiser l’utilisation des ressources techniques (logiciel CRM) et humaines (opérateurs). Au lieu de maintenir des ressources sous-utilisées ou sur-utilisées lors de besoin ponctuel et saisonnier, cette approche intelligente vous permet de transférer votre ligne téléphonique lorsque vous êtes submergés par les appels. Nos télésecrétaires répondent en votre nom et de façon professionnelle.
Un partage des coûts pour une charge financière allégée
Pratiquer l’externalisation de son standard téléphonique est un avantage financier pour votre entreprise. En effet, embaucher à plein temps une secrétaire téléphonique est plus coûteux que de faire appel à l’externalisation de votre standard téléphonique. Sans oublier la gestion des RH (absences, congés, etc.). Notre standard est disponible du lundi au vendredi de 7h30 à 19h et le samedi de 9h à 12h.
Une expertise partagée pour une gestion plus efficace
La mutualisation de l’externalisation d’un call center permet de tirer parti de l’expertise collective des différents utilisateurs. Plutôt que de maintenir des équipes spécialisées pour chaque service, cette approche favorise le partage des compétences, réduisant ainsi les coûts liés à la gestion du personnel et garantissant une expertise de haut niveau. Tous nos opérateurs sont particulièrement formés sur votre métier et ses spécificités.
Une flexibilité accrue pour s’adapter aux changements
La mutualisation de l’externalisation du standard téléphonique offre une flexibilité exceptionnelle pour s’ajuster aux fluctuations de la demande. Nos ressources humaines peuvent être ajustées en fonction des besoins de nos clients, évitant ainsi les surcapacités inutiles et assurant une gestion dynamique des services.Questions-Réponses
Nos opérateurs sont formés à votre problématique, votre demande, vos consignes et votre vocabulaire métier. Ils sont tous à même de pouvoir répondre aux demandes des appelants en tenant un discours professionnel et cohérent. Cette bonne prise en charge vous assure une image de marque et une satisfaction client renforcées.
L’externalisation de votre standard téléphonique présente avant tout des avantages : gestion des RH externalisé et tarification par forfait qui vous assure une facture sans surprise à la fin du mois.
Néanmoins, pour que l’externalisation se déroule dans d’excellentes conditions, la communication doit être parfaite et le cahier des charges que vous nous donnez doit être clair et transparent.
Néanmoins, pour que l’externalisation se déroule dans d’excellentes conditions, la communication doit être parfaite et le cahier des charges que vous nous donnez doit être clair et transparent.
