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Peut-on externaliser l’accueil téléphonique sans perdre en proximité ?

Peut-on externaliser l’accueil téléphonique sans perdre en proximité ?

Externaliser, vous y avez sans doute déjà pensé. Seulement, êtes-vous prêt à accepter que votre secrétaire se trouve en Inde, en Afrique du Nord, à Madagascar ou à Tombouctou ? L’externalisation peut parfois poser des questions. On peut imaginer que les services soient forcément délocalisés, ce qui en fait n’est pas toujours le cas. Retour sur quelques amalgames et idées reçues et tour d’horizon des solutions à privilégier…

Standard téléphonique externalisé

L'externalisation pour une meilleure expérience client, patient et usager

Externalisation du secrétariat téléphonique en 24/7

Surcharge d'appels téléphoniques, optez pour une gestion d'appel externalisée‎

Accueil téléphonique personnalisé et externalisé

Arguments pour mieux externaliser son accueil téléphonique

Externaliser mais pas à n’importe quel prix

Vous n’avez pas la place d’avoir une secrétaire ou vous n’avez tout simplement pas les moyens de recruter du personnel ? Vous n’avez pas besoin d’une secrétaire à plein temps ? Au contraire, vous avez besoin d’une équipe pouvant intervenir 24H/24, 7J/7, sur des horaires souples ? L’externalisation est faite pour vous, c’est évident ! Mais elle ne doit pas se faire à n’importe quel prix.

Méfiez-vous des services de télésecrétariat à prix réduits

Les compétences des télésecrétaires, la qualité de l’accueil téléphonique, le suivi proposé, sont peut-être eux aussi réduits voire inexistants. C’est une évidence, un travail de qualité a un certain coût…
Si vous choisissez d’externaliser l’accueil téléphonique de votre entreprise, de votre cabinet, de votre agence, faites-le sans perdre en qualité de service ni en compétences humaines. Faites-le également sans négliger vos interlocuteurs. Votre image de marque et votre professionnalisme en dépendent.

Exiger la proximité

Quand vous externalisez, bien que votre secrétaire ne soit pas dans vos locaux, elle s’intègre pleinement à votre activité.

Comme elle répond en votre nom, elle doit connaître parfaitement votre entreprise. Elle connaît parfaitement votre vocabulaire professionnel (secrétaire médicale, secrétaire juridique, secrétaire TPE-PME). Les organigrammes de la structure et bien sûr, les procédures à suivre ne doivent avoir aucun secret pour elle… Elle sait indiquer à vos interlocuteurs comment se rendre chez vous.

Cette proximité est essentielle à votre image. Celle-ci se renforce encore par une réelle proximité géographique, qui n’est pas toujours nécessaire en fonction des activités. Un e-commerce à vocation nationale voire internationale n’a pas forcément obligation de choisir des téléopérateurs situés à côté de son siège social par exemple. En revanche, pour un cabinet d’avocats ou de notaire, la proximité physique peut être un facteur de mise en confiance supplémentaire…

Ne vous ne lancez pas sans réfléchir : prenez le temps de bien comparer

Pour bien choisir son prestataire d’externalisation téléphonique, il faut analyser les offres et les services inclus, la qualité promise et les prestations proposées. Évidemment, les compétences professionnelles et humaines des télésecrétaires sont aussi fondamentales.
Vous aurez alors tous les éléments en main pour choisir un service de télésecrétariat. S’il est efficace et professionnel, il saura de toute façon créer de la proximité avec vos clients ou patients…

Externalisation de la permanence téléphonique

Accueil téléphonique dédié et adapté à votre domaine d'activité

Externalisation de secrétariat et de télé-secrétariat

Standard à distance : comment bien choisir son prestataire externalisé

Externaliser son secrétariat téléphonique est une solution pertinente

Pourquoi faire appel à un service d'accueil téléphonique externalisé

Un exemple d’accueil téléphonique externalisé dédié : les solutions pour les périodes clés

Qui dit périodes de fête ou de vacances, dit explosion des appels téléphoniques. Accompagnements à l’achat, commandes urgentes ou encore achats de dernières minutes saturent les hotlines. Ces périodes, comme celle de Noël, sont stratégiques pour certaines professions.
E-commerces, professionnels de l’hôtellerie ou de la restauration, agences de voyages, le moment est venu de mettre en place des solutions pour ne pas rater votre saison. Votre principal ennemi, quel que soit votre domaine d’activité : l’afflux massif d’appels à honorer et une image de marque à préserver.

E-commerce : 28 millions de clients potentiels

On estime en effet que 28 millions de Français achètent leurs cadeaux sur le web, et la FEVAD (fédération e-commerce et vente à distance) estime qu’il existe 164.000 sites de e-commerce français.

Comment sortir du lot et surpasser la concurrence ? Proposer un service client d’une qualité irréprochable, c’est-à-dire professionnel, exigeant et à l’écoute. Vous allez donc avoir besoin de téléassistances compétentes pour assurer à vos client une expérience client au top niveau. C’est non seulement la garantie de l’image de votre entreprise à l’instant T mais aussi à long terme.

C’est pourquoi, votre meilleur allié est sans aucun doute l’accueil téléphonique externalisé. Il répond à vos besoins et agit selon vos consignes. Pendant que votre télésecrétaire met ses compétences au service de vos clients, vous vous consacrez à votre cœur de métier et améliorer sans cesse votre relation client. Pour ainsi dire, vous restez proche de vos clients. Cette dimension à la fois stratégique et humaine est un atout véritablement gagnant.

Chefs d’entreprise, prenez un peu de repos en toute sérénité

Externaliser son standard téléphonique peut être une excellente solution, quelle que soit son activité professionnelle, pour prendre du repos. Il s’agit dans ce cas de freiner son activité professionnelle sans la mettre en danger. Vous pouvez établir avec votre centre d’appel une ligne de conduite : transfert des appels d’urgence ou notification des appels et transmission des messages par exemple. Vous pourrez ainsi prendre un repos bien mérité sans perdre le contact avec vos clients ou passer à côté d’une opportunité professionnelle intéressante.
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