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FAQ Votre contrat, nos tarifs

VOS QUESTIONS SUR NOS CONTRATS DE PERMANENCE TÉLÉPHONIQUE

FAQ Votre contrat, nos tarifs


Quelles sont les différentes formules proposées ?

Nos services sont facturés par forfaits qui sont calculés en fonction :
– du nombre d’appels reçu par mois (volume d’appels à gérer)
– des plages horaires pendant lesquelles votre télésecrétaire devra traiter vos appels (jusqu’à 24H/24, 7J/7)
– du type de mission que vous souhaitez lui confier (simple ou complexe)

Nos forfaits commencent à 50 appels par mois puis évoluent par tranches de 100 appels. Des options payantes peuvent être ajoutées : création d’un agenda partagé, message de présentation de votre entreprise avant décroché, SVI, bouton de call back…

La première formule comprend le traitement de 50 appels avec prise de message ou prise de RDV sur des plages horaires classiques (du lundi au vendredi, de 8h à 19h et le samedi matin de 9h à 12h).
Les formules les plus complètes peuvent intégrer la prise en compte d’une escalade managériale, une prise en charge de vos appels jusqu’à 24H/24, 7J/7, les services d’une assistante bilingue, le transfert d’appels sur votre ligne suivant vos consignes…


Y aura-t-il des frais supplémentaires en plus de mon forfait ?

Chez Ipcontact, il n’y a aucun frais caché dans les contrats de permanence téléphonique, le détail de votre tarif sera indiqué sur le devis puis sur le contrat. Certaines options font l’objet de tarifs spécifiques : création d’un agenda partagé, gestion d’appels sortants, notification des appels par SMS, installation d’un SVI.


Faut-il payer des frais de dossier ou d’ouverture ?

Non, il n’y a pas de frais de dossier ni de frais d’ouverture.


Comment être sûr de ne pas dépasser mon forfait ?

Chaque jour, vous recevez par mail un compte-rendu des appels reçus, vous pouvez donc surveiller votre consommation de près et toujours savoir exactement où vous en êtes.

Si vous êtes sur le point de dépasser votre forfait, vous pouvez désactiver le transfert d’appel pour reprendre la main.

Si vous dépassez le nombre d’appels, le tarif de votre forfait s’adapte automatiquement.


Que se passe-t-il une fois que j’ai signé le contrat ?

Une fois le contrat signé, nous procédons à la mise en production du service et votre secrétaire téléphonique externalisée est opérationnelle sous 48 H environ.

Une fois la période d’essai de 1 mois terminée, vous vous engagez pour une période de 12 mois, renouvelable si vous le souhaitez.


Que se passe-t-il si mes besoins changent en cours de contrat ?

Si vous recevez plus ou moins d’appels que prévu, votre forfait s’ajuste automatiquement en fonction du nombre d’appels réellement géré.

Si vous souhaitez avoir accès à de nouvelles options, contactez votre référent Ipcontact pour lui en parler ou expliquez-lui vos souhaits lors des appels qualité qui sont régulièrement effectués.


Est-il possible d’utiliser le service de permanence téléphonique pour quelques jours par mois ?

Oui, bien sûr. C’est vous qui activez le transfert d’appels lorsque vous souhaitez qu’une secrétaire Ipcontact prenne en charge vos appels. Si vous avez besoin d’une télésecrétaire seulement le lundi de 10H à 13H par exemple, il vous suffira d’activer le transfert d’appels à 10H le lundi et de le désactiver à 13H. Si vous souhaitez externaliser votre accueil téléphonique seulement 5 jours dans le mois, il vous suffira d’activer votre transfert d’appels aux horaires souhaités pendant ces 5 jours. Votre forfait dépend de toute façon du nombre d’appels traités aux horaires stipulés sur votre contrat.


Que se passe-t-il si je n’ai pas tous les mois le même nombre d’appels ?

Votre forfait s’ajustera automatiquement au nombre d’appels entrants traités. Si vous ne souhaitez pas dépasser ce forfait, vous pouvez contrôler en temps réel le nombre d’appels téléphoniques traités et désactiver le transfert d’appels dès que vous êtes sur le point de dépasser. Le nombre d’appels traité ne peut pas être reporté d’un mois sur l’autre.

Si vous dépassez le nombre d’appels entrants initialement prévus, le forfait supérieur s’appliquera automatiquement. Le mois suivant, il diminuera si le nombre d’appels traités baisse.

Si votre télésecrétaire ne traite aucun appel durant le mois, le forfait minimum sera appliqué.


Combien de temps dure mon contrat ?

Vous débutez votre contrat avec le mois d’essai au terme duquel vous pouvez résilier le service sans préavis. Votre contrat vous engage ensuite pour 12 mois. Il est à reconduction tacite à partir de la date anniversaire de signature.


Quel est le délai du préavis ?

Le délai de préavis est de 3 mois sauf pendant le premier mois d’essai à l’issue duquel vous pouvez résilier votre contrat sans préavis.


Comment facturez-vous vos prestations ?

Les services Ipcontact sont facturés en fonction du nombre d’appels gérés pour vous. Cependant, certaines options génèrent un coût supplémentaire : secrétaire bilingue, accueil téléphonique 24H/24, 7J/7, astreinte de nuit, installation d’un bouton de web callback, d’un SVI, ouverture d’un agenda en ligne…


Quels sont les modes de règlement possibles ?

Le montant du forfait correspondant au nombre d’appels traités dans le mois est prélevé automatiquement chaque début de mois suivant.


Me garantissez-vous la stabilité de vos prix ?

Nos forfaits sont fixes, ils correspondent à un certain nombre d’appels téléphoniques traités par mois (hors options supplémentaires). Si le nombre d’appels mensuels prévus est dépassé, le forfait supérieur sera automatiquement appliqué.

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