FAQ Nos services

VOS QUESTIONS SUR NOTRE ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE

FAQ Nos services


Non. Tous les outils CRM et télécom mis à disposition de nos télésecrétaires et télé-assistantes peuvent être couplés avec les vôtres pour faciliter les échanges d’informations.

Le service choisi sera mis en place dans un délai d’environ 48h.

Ipcontact met à votre disposition des télésecrétaire et téléassistantes chargées de missions simples (accueil téléphonique) ou complexes (appels sortants à partir de vos bases de données, relances téléphoniques, gestion de hotline, helpdesk et autres demandes spécifiques), en fonction de vos besoins.

Ipcontact peut également vous proposer la mise en place d’un agenda partagé, les services d’un serveur vocal interactif (SVI) ou encore l’installation sur votre site Internet d’un bouton de call back (bouton de rappel automatique) pour permettre aux internautes d’être mis en relation avec une télésecrétaire.

PABX ou IPBX , comment choisir son standard téléphonique ?
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Quel standard téléphonique externalisé choisir ?
Transfert d'appel pour les urgences

Selon les consignes que vous lui donnerez (en fonction de la provenance des appels, de la question posée, de la personne demandée, de l’urgence de la demande) votre télésecrétaire traitera elle-même les appels entrants ou vous les transfèrera.

Avec l’opérateur Orange, il suffit de composer *21*NUMERO TRANSFERT#. Pour les autres opérateurs, la démarche est différente, contactez nos conseillers au 04 88 19 75 04, ils vous indiqueront la démarche à suivre.

Non. Lorsque vous activez le transfert de ligne, votre télésecrétaire récupère automatiquement tous vos appels. Lorsque vous le désactivez, vous reprenez la main.

Après chaque appel reçu, votre télésecrétaire vous rédigera un rapport indiquant qui a appelé, quand, pour quelle raison et quelle a été la réponse apportée. Elle vous enverra cette notification d’appel par mail. Vous pouvez également la recevoir par SMS (service optionnel tarifé).

Logiciel pour call center
L'intelligence artificielle au service des centres d'appels
Gestion de standard téléphonique à distance bilingue français et anglais
Accueil téléphonique externalisé en France

Il vous suffit d’appeler votre référent Ipcontact et de lui faire part de vos nouvelles instructions. Il les communiquera à votre secrétaire ou assistante qui les mettra immédiatement en application.

Nous ferons toujours tout, dans la mesure du possible et en tenant compte des délais nécessaires, pour nous adapter avec souplesse et réactivité à toutes vos demandes. Votre télésecrétaire pourra avertir vos clients ou les rappeler en cas de changement dans votre agenda ou dans votre organisation… exactement comme le ferait une secrétaire classique.

Tout dépend du forfait choisi. Si vous avez chargé Ipcontact de gérer vos appels en relais de votre secrétaire salariée en dehors de vos horaires d’ouverture, ils seront pris en charge dès que vous aurez effectué le transfert d’appels.

Si votre secrétariat est assuré en permanence par une télésecrétaire Ipcontact, celle-ci prendra en charge tous vos appels arrivant sur les plages horaires spécifiées dans votre contrat.

Non, votre télésecrétaire répondra en votre nom ou au nom de votre entreprise, de manière tout à fait personnalisée, personne ne saura que vous avez externalisé votre secrétariat téléphonique. Votre numéro de téléphone restera le même.

Nos télésecrétaires peuvent évidemment relayer votre secrétaire salariée si vous le souhaitez. Chaque fois qu’elle activera le transfert d’appels, votre accueil téléphonique sera géré par une télésecrétaire Ipcontact. Elle pourra alors se concentrer sur d’autres tâches. Quand elle souhaitera récupérer les appels, il lui suffira de désactiver le transfert.

Quand votre secrétaire salariée sera en congé ou en arrêt maladie, votre télésecrétaire pourra prendre le relais. Elle peut également agir en débordement, lorsque votre secrétaire ne répond pas au bout d’un nombre de sonneries déterminé.

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Accueil téléphonique externalisé en Ile de France
Logiciel pour accueil téléphonique externalisé : Logicielnet
Modules CRM et Telecom sur-mesure
Gestion de standard téléphonique à distance bilingue français et anglais
Développement d'outil Télécom

Nos télésecrétaires travaillent pour des clients en France mais aussi en Suisse, au Luxembourg, en Belgique et dans les DOM-TOM. Nous pouvons également vous proposer un accueil téléphonique bilingue pour répondre à vos clients anglophones ou un accueil téléphonique 24H/24, 7J/7 pour répondre à vos clients étrangers.

Vous laisserez vos instructions à votre référent Ipcontact qui les transmettra à votre télésecrétaire, les appels urgents vous seront ainsi transférés sur votre portable ou sur le numéro de votre choix.

Nous avons des télésecrétaires spécialisées dans chaque domaine d’activité : secrétaires médicales, secrétaires juridiques, secrétaires spécialisées dans le BTP, secrétaires d’entreprise, secrétaires dédiées à l’immobilier, assistantes, technico-commerciaux, chargés d’affaires…

Nos télésecrétaires ont été formées, sont expérimentées et connaissent le vocabulaire et les procédures de votre métier, elles pourront répondre à vos interlocuteurs de manière adaptée.

Bien entendu, vous nous fournirez un organigramme de votre société avec les procédures à suivre, notamment en cas d’escalade managériale. Votre télésecrétaire suivra vos consignes à la lettre.

Pour démarrer une activité, externaliser son standard téléphonique est une solution souple particulièrement intéressante pour limiter les coûts.

– Dès le lancement, vous assurez un accueil téléphonique de qualité bénéfique pour votre image.
– En choisissant les horaires d’intervention de votre télésecrétaire, et en activant et désactivant vous-même le transfert d’appels vers votre télésecrétariat, vous maîtrisez mieux vos coûts.

Si vous disposez de bases de données, nos télésecrétaires peuvent effectuer pour vous des appels sortants. Elles peuvent également assurer le suivi de commande, guider les internautes dans leurs achats et gérer les réclamations.

Ipcontact peut également mettre en place un bouton de web call back sur votre site Internet. Les internautes pourront ainsi être mis en contact immédiatement avec votre télésecrétaire s’ils le souhaitent.

Nous pouvons tout à fait nous charger du suivi commercial de vos clients : renseignements, accompagnement vers l’achat, suivi de commande, gestion des réclamations, assistance technique… Le lien humain assuré par votre télésecrétaire est essentiel pour votre image de marque, nos télésecrétaires le savent et sont formées pour accompagner votre performance.

Il vous suffit de nous spécifier à quels clients vous souhaitez réserver un accueil spécifique et la teneur des messages à leur faire passer.

Il vous suffit de créer un fichier dans un tableur de type Excel contenant toutes les données concernant vos clients.

Ipcontact vous propose de tester ses services pendant 1 mois. Ce mois vous est facturé au tarif que votre référent vous aura proposé en fonction de vos besoins mais il ne vous engage à rien. Après ce mois d’essai, si vous êtes satisfait, vous vous engagez pour une période de 12 mois.