FAQ Nos outils

VOS QUESTIONS SUR NOS OUTILS DÉDIÉS À VOTRE PERMANENCE TÉLÉPHONIQUE

FAQ Nos outils


De quels outils disposez-vous pour gérer mes appels téléphoniques ?

Nous disposons d’outils CRM et télécom très innovants. Ainsi, lorsque votre secrétaire externalisée répond à l’un de vos appels, la fiche de votre interlocuteur, s’il est enregistré dans votre base de données, apparaît sur son écran. Si le client ou patient n’est pas renseigné dans vos fiches, elle crée une nouvelle fiche. Elle dispose également de scénarios fournis par vos soins en fonction des demandes.


Comment une télésecrétaire sait-elle que les appels qu’elle reçoit me concernent ?

Grâce au numéro de transfert que nous vous communiquons, nous pouvons identifier tous vos appels. Lorsque l’on vous appelle et que vous avez activé le transfert d’appels vers votre télésecrétaire, celle-ci voit donc apparaître votre nom ou celui de votre entreprise sur son écran. Les consignes que vous nous aurez données s’affichent également automatiquement sur son ordinateur.


Comment gérez-vous les transferts d’appels ?

En cas d’urgence ou selon vos consignes, si un appel doit vous être transféré, il est d’abord mis en attente pendant que votre secrétaire externalisée vous appelle. Si vous répondez favorablement, nous vous le transférons, sinon nous prenons les coordonnées du client, son message et nous vous l’envoyons par mail.


J’ai une musique d’attente personnalisée, puis-je la conserver ?

Bien sûr, nous proposons ce service en option. Il vous sera facturé 19.99€ par mois. La musique sera diffusée pour les appels en attente pendant vos horaires d’ouverture. Lorsque votre standard téléphonique est fermé, c’est un message informatif qui se déclenchera.


En cas de litige, est-il possible de réécouter la conversation téléphonique ?

Si le cas se présente, appelez-nous pour nous communiquer le motif du litige, le numéro de la personne concernée et l’horaire d’appel. Nous verrons ce que nous pouvons faire.


Comment faites-vous le lien avec mes outils informatiques ou mon logiciel métier ?

Grâce à des outils CRM et télécom développés par les ingénieurs de notre SSII intégrée, votre assistante téléphonique peut gérer vos appels de manière très performante.


Mon message d’accueil doit être en français et en anglais, c’est possible ?

Oui, c’est tout à fait possible.


Et si j’ai besoin d’un numéro de téléphone spécial ?

Nous pouvons vous fournir des numéros de téléphone en fonction de vos besoins (numéro spécial, ligne suisse…). Faites-nous part de vos demandes.


Comment fonctionne le système Ipcontact d’agenda en ligne ?

Nous mettons à disposition des login et mot de passe qui vous permettront de vous connecter sur votre agenda en ligne et d’en modifier les créneaux disponibles.


Un agenda partagé est-il forcément synchronisé ?

Non pas forcément. Quand il est partagé, toutes les personnes autorisées disposant du login peuvent l’ouvrir de n’importe où, avec une simple connexion Internet. Mais l’agenda en ligne peut aussi se synchroniser avec votre agenda Outlook ou avec le calendrier de votre iPhone.


Vos agendas partagés sont-ils compatibles MAC-PC ?

Oui bien sûr.


Un agenda partagé est-il sécurisé ?

Oui, un agenda partagé ne peut être consulté qu’avec des identifiants personnels. De plus, cet agenda est aussi hébergé sur un site parfaitement sécurisé.

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