FAQ • Télésecrétaire et téléassistant IPContact
Les questions les plus fréquentes sur l'accueil téléphonique externalisé
La société IPContact
IPContact est une société spécialisée dans la relation client, plus particulièrement dans la réception d’appels téléphonique. Sa plateforme téléphonique externalisée principale avec son centre d’appels pilote et son unité commerciale est située à Meyreuil, Europarc Sainte Victoire (13590), sortie sud d’Aix-en-Provence.
Les secrétaires téléphoniques IPContact sont réparties dans différents centres d’appels régionaux, tous situés en France, dans différentes régions. Le réseau IPContact est organisé en Business Units selon des compétences métier. Il partage le même système d’information et télécom afin de pouvoir répondre collectivement aux demandes clients.
Les équipes de permanence téléphonique IPContact comprennent plusieurs agents d’accueil et opérateurs qui ont tous été formés au métier de secrétaire téléphonique. Tandis que certains sont spécialisés dans le domaine médical, d’autres le sont dans le domaine juridique. D’autres encore sont des assistants immobiliers. À noter que nous avons également un standard téléphonique bilingue anglais avec des télésecrétaires dédiés et un plateau accessible en 24/7 avec un centre d’appels de nuit, pour traiter les astreintes téléphoniques.
Suivi client : Lors de l’entretien téléphonique mensuel, une enquête qualité est faite par votre référent IPContact pour mesurer votre satisfaction. Vous pourrez, à ce moment-là, lui faire directement part de vos questions, vos attentes et vos remarques. L’un de nos engagements qualité est de prendre en compte vos retours pour améliorer nos services. Si vous avez des questions techniques, vous pouvez aussi le joindre par téléphone au 09 7026 0762, sur le même numéro.
Comment faire bon accueil ? Comment réussir l'externalisation de sa permanence téléphonique ?
Le télésecrétariat IPContact
Sachez que notre permanence téléphonique assure la prise d’appels dès votre transfert de ligne. Vous n’avez pas besoin de nous en informer.
Pour assurer votre service de permanence téléphonique, votre télésecrétaire IPContact dispose d’outils CRM et télécom, développés par Logicielnet. Son téléphone se couple ainsi à l’outil informatique (CTI). La mise en place d’un SVI (serveur vocal interactif), d’un répondeur vocal intelligent ou d’un agenda en ligne peuvent aussi compléter ces services.
Nos télésecrétaires et téléassistantes prennent le relais quand votre secrétaire interne est débordé ou quand il y a plusieurs appels à traiter en même temps. IPContact gère alors les appels en débordement. Ses télésecrétaires peuvent également gérer les appels en dehors des heures d’ouverture, quelle que soit la taille de la structure.
L’externalisation de standard téléphonique ou de permanence téléphonique est une solution qui présente de multiples avantages pour tous les métiers, quel que soit le domaine d’activité.
Découvrez nos télésecrétariats métier :
- Santé avec un télésecrétariat médical
- Paramédical avec un secrétariat service santé
- Droit avec un télésecrétariat juridique
- Télésecrétariat BTP pour les artisans
- Sociétés et entreprises : professions libérales, auto-entrepreneurs, TPE-PME ou start-up pour gérer les appels téléphoniques professionnels btob et btoBtoC
- Permanence téléphonique Grands Comptes et ETI
- Pompes Funèbres avec la gestion des astreintes funéraires
- Automobile avec un centre de contacts pour concessionnaire
- Permanence téléphonique e-commerce pour gérer le service client à distance
- Secrétariat téléphonique immobilier
- Tourisme avec un accueil téléphonique touristique
Ils sont spécialisés dans des domaines d’activité : secrétaire médicale, secrétaire juridique, secrétaire BTP, secrétaire e-commerce, secrétaire grands comptes, télésecrétaire RH, assistantes aéroports et transports, assistante TPE-PME, assistante paramédicale.
Le niveau d’exigence d’IPContact Group garantit le sérieux et le professionnalisme de tous les télésecrétaires proposés. Et nous choisissons de ne pas délocaliser nos services. Tous nos collaborateurs sont donc sur le territoire français (et polyglottes, si vous choisissez un standard téléphonique bilingue).
De plus, un suivi qualité est effectué une fois par semaine, le premier mois après la signature du contrat, puis une fois par mois. Ce suivi est l’occasion de faire le point sur la qualité de votre accueil téléphonique externalisé et sur l’efficacité de votre secrétaire. C’est aussi l’occasion de soulever toutes vos nouvelles problématiques ou de modifier vos consignes.
De même, IPContact peut vous proposer la mise en place d’un agenda partagé, les services d’un serveur vocal interactif (SVI) ou encore l’installation, sur votre site Internet, d’un bouton callback (bouton de rappel automatique), d’un chat bot et d’une IA conversationnelle, pour permettre aux internautes d’être mis en relation avec votre service client.
Si vous êtes un e-commerce, nous nous chargeons du suivi commercial de vos clients : renseignement, accompagnement vers l’achat, suivi de commande, gestion des réclamations, assistance technique… Le lien humain assuré par votre télésecrétaire est essentiel pour votre image de marque, nos télésecrétaires le savent et sont formées pour accompagner votre performance.
De plus, si vous travaillez à l’étranger, nous traitons aussi vos appels. Nos télésecrétaires travaillent pour nos clients en France mais aussi en Suisse, au Luxembourg, en Belgique et dans les DOM-TOM. Nous proposons également un accueil téléphonique en anglais pour répondre à vos clients anglophones ou un accueil téléphonique 24h/24 – 7j/7 pour répondre à vos astreintes téléphoniques sur des créneaux horaires différents.
Pour savoir qui vous a appelé et quelles ont été les questions et les réponses apportées, vous pouvez choisir de recevoir les notifications d’appels reçus et traités soit en temps réel, soit 1 ou 2 fois par jour par envoi d’un récapitulatif par e-mail.
Si vous souhaitez récupérer la main ponctuellement, il vous suffit de désactiver le transfert d’appel. C’est alors vous qui gérez à nouveau la réception de vos appels téléphoniques. Si vous avez opté pour un débordement d’appels, c’est vous qui continuez à répondre à vos appels. Votre télésecrétaire ne prend le relais qu’au bout d’un nombre de sonneries prédéterminé.
- Possibilité de solutions sur mesure
- Débordement d’appel
- Accueil téléphonique en anglais
- Permanence téléphonique 24h/24 – 7j/7
- Astreinte téléphonique
- Support technique externalisé
- Appel sortant pour relance téléphonique
- Zéro appel manqué : tous les appels reçus sont traités
- Valorisation de votre image professionnelle
- Amélioration de la relation client
- Gain de temps, aucun appel téléphonique à gérer
- Concentration sur votre cœur de métier
- Prise en charge des appels indésirables
- Simplification de la gestion des ressources humaines
- Vous ne vous occupez ni des congés, ni des absences maladie
- Coûts moindres par rapport à l’embauche d’une secrétaire salariée
- Aucune limite de durée de travail
- Pas de nécessité d’avoir un bureau et du matériel
Besoin d'aide, une question ? Contactez-nous au 09 7026 0762
Le contrat et le tarif d’une permanence téléphonique IPContact
Notre secrétariat externalisé est, tout d’abord, de vous assurer un décroché avec un traitement immédiat de l’appel. Un décroché sans aucune mise en attente, c’est l’assurance d’une image de qualité !
Les formules les plus complètes intègrent :
- Escalade managériale nottament en gestion de crise
- Prise en charge de vos appels jusqu’à 24h/24 – 7j/7 – 365j/an pour vos appels d’urgence
- Secrétaires bilingues français/anglais
Des options complémentaires s’ajoutent :
- Logiciel de télésecrétariat et développement CRM ou télécom spécifique
- Création d’agendas partagés en ligne et prise de rendez-vous en ligne
- Message de présentation de votre entreprise avant décroché
- SVI ou bouton de callback
- Callbot conversationnel doté d’une IA vocal avec transfert sur un plateau téléphonique multicanal
- Conception de contenu rédactionnel
Nos services de réception d’appels sont facturés suivant un forfait calculé en fonction de 3 critères.
- Premièrement : le nombre d’appels reçus par mois (volume d’appels géré)
- Deuxièmement : les plages horaires pendant lesquelles votre service de télésecrétariat externalisé traite vos appels
- Troisièmement : le type de mission que vous souhaitez nous confier (hotline, SAV, suivi de commande, support technique externe, traitement de jour et de nuit…) en relation avec le temps de traitement
À noter que le premier forfait intègre le traitement jusqu’à 100 appels par mois. Les forfaits suivants évoluent par tranche de 100 appels. Découvrez le calcul de nos forfaits : le tarif du télésecrétariat.
Les options télécom s’intègrent aussi au service. Certaines font l’objet de tarifs spécifiques : création d’agenda partagé, gestion d’appels sortants, notification des appels par SMS, installation d’un serveur vocal interactif… elles mêmes incluses.
Le nombre d’appels traités adapte votre abonnement : 100, 200, 300, 400, 500… Demandez votre devis !
IPContact vous propose de tester son service pendant 1 mois. Ce mois vous est facturé au tarif proposé par votre référent, en fonction de vos besoins. Après ce mois d’essai, vous vous engagez pour une période de 12 mois. Le contrat est à reconduction tacite à partir de la date anniversaire de signature. Durant le mois d’essai, vous pouvez résilier le service quand vous le souhaitez. Au-delà, un délai de préavis de 3 mois est appliqué.
Et si vos besoins changent en cours de contrat ou si vous souhaitez avoir accès à de nouvelles options, contactez votre référent IPContact au 09 7026 0762. Expliquez-lui vos souhaits lors des appels qualité réalisés mensuellement. Si vous ne souhaitez pas dépasser votre forfait, vous pouvez contrôler en temps réel le nombre d’appels téléphoniques traités et désactiver le transfert d’appels dès que vous êtes sur le point de le dépasser.
Pour une prise en charge de vos appels jusqu’à 24h/24 - 7j/7
Nos outils pour gérer vos appels
Nous disposons d’outils CRM et télécom très innovants développés par les ingénieurs de notre ESN interne : la suite logicielle Logicielnet.
Ainsi, lorsque votre secrétaire externalisée répond à l’un de vos appels, la fiche de l’interlocuteur, s’il est enregistré dans votre base de données, apparaît sur son écran. Si le client ou patient n’est pas renseigné dans votre fichier client, notre opérateur crée une nouvelle fiche.
Tous les outils CRM et télécom mis à disposition de nos télésecrétaires et téléassistants peuvent être couplés avec vos outils métiers pour faciliter les échanges d’informations.
Un agenda partagé est synchronisé en temps réel pour permettre à toutes les personnes autorisées (disposant du login) d’avoir accès à toutes les informations : d’ouvrir de n’importe où, avec une simple connexion Internet, d’enregistrer ou d’annuler un RDV. Cela garantit une coordination efficace et aucun risque de doublon. Notre agenda en ligne peut aussi se synchroniser avec votre agenda Outlook ou avec le calendrier de votre Iphone. Cet agenda est compatible avec MAC-PC.
De plus, il est hébergé sur un serveur parfaitement sécurisé. Et pour les professionnels de santé, les serveurs sont agréés santé (HDS).
Besoin d'aide, une question ? Contactez-nous au 09 7026 0762
Nos engagements en matière de qualité de service
Nos systèmes informatiques vous envoient tous les soirs, par e-mail, un récapitulatif de tous les appels téléphoniques traités par votre télésecrétaire. Votre agent d’accueil vous envoie un récapitulatif (e-mail ou SMS) avec l’objet de l’appel en temps réel. Ainsi, après chaque appel traité, votre téléopérateur rédige un rapport indiquant qui a appelé, quand, pour quelle raison et quelle réponse a été apportée.
- le respect des droits des personnes
- la sécurisation des données, notamment avec leur disponibilité, leur intégrité et enfin leur confidentialité
- la conservation et sauvegarde des données
- l’hébergement des données.
La sécurité avant tout, grâce à notre politique RGPD
Les spécificités de la permanence téléphonique IPContact
Si vous souhaitez externaliser votre accueil téléphonique seulement 15 jours dans le mois, il vous suffira d’activer votre transfert d’appels aux horaires souhaités pendant ces 15 jours. Votre forfait dépend de toute façon du nombre d’appels traités aux horaires stipulés sur votre contrat.
Pour activer le transfert d’appels, par exemple avec l’opérateur Orange, il suffit de composer *21*NUMERO TRANSFERT#. Pour les autres opérateurs, la démarche est différente. Contactez votre opérateur télécom, il vous indiquera la marche à suivre.
Nous ferons toujours tout, en tenant compte des délais nécessaires, pour nous adapter avec souplesse et réactivité à toutes vos demandes. Votre télésecrétaire pourra avertir, en appel sortant, vos clients en cas de changement dans votre agenda ou dans votre organisation… exactement comme le fait une secrétaire classique.
Si votre demande évolue, vous pouvez faire part de vos remarques à votre référent IPContact, lors de ses appels qualité mensuels.
Ils sont traités de la même façon. Nous assurons vos astreintes téléphoniques de jour comme de nuit, les jours fériés et les week-ends. Nos services peuvent être étendus jusqu’à 24h/24 – 7j/7 et ce, même en anglais !