ASSISTANTE JURIDIQUE…

Professions juridiques : pourquoi externaliser votre permanence téléphonique ?

Avocats, notaires, huissiers de justice… vos clients vous sollicitent beaucoup. Rendez-vous conseils, affaires en cours, dossiers à traiter, urgences : en effet, vous devez être sur tous les fronts. Si votre secrétaire juridique répond toujours présente, elle ne peut quand même pas tout faire. Le secrétariat téléphonique prend du temps. Votre secrétaire juridique est donc soit freinée dans l’avancement des dossiers que vous lui confiez, soit obligée d’écourter au maximum les appels téléphoniques. Résultat : votre relation client en prend un coup.

Le premier contact : reflet de l’image de votre entreprise

La relation client est aujourd’hui un point stratégique des entreprises. Les clients ou consommateurs étant de plus en plus exigeants, les organisations doivent savoir utiliser leurs ressources humaines aux postes clés pour fidéliser leur clientèle.
Que vous soyez une petite structure ou un cabinet important, vous n’avez pas forcément le temps de répondre au téléphone. Ainsi, avec une permanence téléphonique externalisée vous ne perdez plus aucun appel !

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Votre accueil téléphonique : un élément essentiel pour vos clients

Les petites structures n’ont pas forcément les moyens financiers pour internaliser un secrétariat téléphonique. Pourtant, l’accueil téléphonique est primordial dans la relation client, il va conditionner la confiance que votre client va vous donner pour traiter son dossier.

Pourquoi opter pour un accueil téléphonique externalisé

Tout d’abord, vous vous défaites des contraintes administratives liées au poste : pas d’embauche, pas de casse-tête en cas de congés ou d’absences. En externalisant, vous confiez à votre prestataire la tâche de faire fonctionner votre accueil téléphonique en toutes circonstances.

Votre secrétaire juridique est une véritable assistante juridique. Elle est formée aux méthodes, procédures et vocabulaires juridiques afin de pouvoir répondre en votre nom. Elle intervient au premier niveau pour orienter correctement vos futurs clients et renseigner efficacement vos clients sur leurs affaires en cours.

Permanence téléphonique dédiée aux avocats

Secrétariat exteralisé pour les avocats

Cabinets d'avocats, soignez votre accueil téléphonique

Externalisation de permanence téléphonique pour les avocats

Le partenaire de cabinets d'avocats

Accueil téléphonique externe : la référence pour votre métier‎

Choisir une solution personnalisée en fonction de vos besoins

Avant de vous lancer dans le choix de votre prestataire, vous devez définir vos besoins afin de préciser les points sur lesquels votre assistante juridique externalisée interviendra.

Un accueil téléphonique dédié aux métiers du droit

les points à passer en revue

Ce sont la taille de votre structure et le volume de votre activité qui vont conditionner vos choix.

  • Avez-vous besoin d’un agenda en ligne ?
  • Avez-vous besoin que votre télésecrétaire prenne vos rendez-vous ?
  • Votre assistante juridique doit-elle être bilingue ? Ou trilingue ?
  • Souhaitez-vous que vos appels soient pris en débordement ? Quand vous n’êtes pas au cabinet ? Tout le temps ? etc.
  • Avez-vous besoin d’ajuster la flexibilité horaire de votre accueil téléphonique ? (24/7)

Choisir son prestataire

Une fois que vous avez passé en revue tous les points importants qui vous permettront d’organiser votre télésecrétariat juridique, faites appel à un prestataire. C’est lui qui va vous orienter en fonction de vos besoins vers la meilleure solution. C’est-à-dire, celle qui convient le mieux à la taille de votre structure, à vos capacités en ressources humaines et à vos besoins particuliers.

Ordre des avocats

Maison de justice et de droit

Rapport entre société et individu

Conférence des Bâtonniers Accueil

Anticiper un placement en garde à vue

Droit pénal, droit pénal des affaires

Ipcontact : Des solutions sur mesure pour les professions juridiques

Ipcontact Group et son ESN développent depuis maintenant plus de 10 ans des solutions digitales et humaines pour accompagner les entreprises dans la gestion de leur relation client. Accueil téléphonique, prise de messages, agenda et aujourd’hui robots conversationnels viennent appuyer les structures pour offrir à leur clients un contact privilégié.

Quels sont les outils de la suite Logicielnet ?

  • Accueil téléphonique personnalisé
  • Transfert des appels selon vos consignes
  • Agenda en ligne
  • Prise de messages et transfert par courriel
  • Accueil en 24/7 ou plages horaires étendues
  • Accueil téléphonique multilingue
  • Installation d’un prédécroché dès la première sonnerie
  • Mise en place d’un serveur vocal interactif (SVI)
  • Synchronisation des agendas des différents collaborateurs
  • Interopérabilité des services

Que peut faire votre assistante juridique externalisée ?

Tout d’abord, elle peut prendre vos appels et vos messages et vous envoyer un courriel à chaque message pris. Elle vous permet ainsi d’assurer un suivi de qualité de vos clients. Les outils de la suite Logicielnet vous assurent une traçabilité complète de vos messages et un historique de vos appels. Selon un script que vous aurez prédéfini, votre assistante juridique répond à vos clients en votre nom. Et selon vos consignes, elle peut vous transférer les appels urgents ou vous transmettre les messages.
Votre télésecrétaire intervient donc au cœur de votre relation client. Non seulement tous vos appels sont pris et les messages transmis mais en plus elle donne une bonne image de votre entreprise. Vos nouveaux clients vont obtenir des informations précises qui vont les mettre en confiance. Vos clients habituels, quant à eux, vont bénéficier d’un véritable suivi de leurs dossiers.

Et pendant ce temps, votre secrétaire juridique en interne peut se consacrer à son cœur de métier.

Votre assistante écrit les courriers, met les actes juridiques en forme et a le temps d’assister aux réunions. Elle peut ainsi anticiper sa charge de travail et s’organiser pour être performante sur ses tâches à véritable valeur ajoutée. Ainsi, grâce à la permanence juridique externalisée, vous optimisez vos ressources humaines pour les recentrer sur un travail productif. Et vous aussi ! En vous dégageant des tâches qui vous prennent trop de temps et vous freinent dans la progression de vos dossiers, vous pouvez enfin vous consacrer pleinement à vos clients !

Focus – RGPD
Vous gérez des données sensibles. Vous avez besoin d’un accueil téléphonique ultra professionnel. Mais aussi d’un outil métier qui vous permette de remplir pleinement votre obligation en matière de traitement et conservation des données.
Lorsque que vous choisissez une télésecrétaire Ipcontact pour votre accueil téléphonique, celle-ci utilise la Suite Logicielnet. Au-delà de la prise de coordonnées, motif de l’appel, dossier etc., votre télésecrétaire enrichit votre base de données tout en respectant scrupuleusement les procédures relatives à la protection des données. Par ailleurs, avec la Suite Logicielnet, vous avez l’assurance d’un traitement optimal : gestion des appels, base de données, stockage, hébergement et sécurité.

  • Systèmes d’information et réseaux ultra sécurisés.
  • Mise en conformité du traitement.
  • Obligation de discrétion absolue des téléopérateurs contractualisée.

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