Secrétaire juridique : la solution anti-stress

Il est indéniable que certains métiers subissent plus le stress que d’autres. Débordés, sous pression, confrontés à des situations complexes au quotidien, les avocats sont particulièrement exposés. Surtout s’ils n’ont pas de secrétaire juridique. On estime aujourd’hui que 47% des jours d’arrêt dans la profession font suite à des dépressions nerveuses. En outre, un tiers des avocats change de métier dans les 10 ans qui suivent l’obtention de leur diplôme.*
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Rapport entre avocat et client : une relation de confiance qui peut se fragiliser

Non seulement les dossiers s’accumulent, les e-mails pleuvent et les coups de téléphone ne cessent pas. Mais encore, entre deux visites de clients, un avocat doit penser à gérer son agenda, archiver ses dossiers et préparer ses conclusions. Et, bien sûr, le problème est d’autant plus difficile à gérer pour les avocats débutants et, de surcroît, pour ceux exerçant seuls. Car il faut souvent y ajouter la comptabilité, la relance des factures impayées, la recherche de nouveaux clients, etc.
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Secrétaire juridique à distance: un partenaire flexible et efficace

Face aux contraintes de temps, de disponibilité et de confidentialité, quelle solution adopter ? À la fois flexible et efficace, un service de télésecrétariat juridique supplante l’embauche d’une secrétaire juridique salariée. Notamment parce qu’il résout la problématique de l’amplitude horaire.

Des avocats sous tension

  • Résoudre des conflits
  • Régler des situations délicates
  • Donner des conseils avisés
  • Traiter chaque dossier avec toute l’attention nécessaire
  • Assumer des responsabilités juridiques lourdes
  • Mener à bien des missions complexes…
Pour gérer ces tâches à la fois diverses et ardues, mieux vaut être en bonne condition physique et morale. Surtout si l’on doit travailler dans l’urgence, sous pression, pendant des plages horaires très étendues – ce qui est le cas de nombreux avocats.

À savoir que depuis le 1er janvier 2016, la Société de Courtage des Barreaux a mis en place une hotline confidentielle pour accompagner les professionnels en difficulté. En fait, il s’agit d’un numéro d’écoute – 01 55 92 17 89 – qui permet donc aux avocats de disposer d’un numéro dédié, à appeler en cas de difficulté.

Comment se faire aider ?

Cependant, le but est, bien entendu, d’éviter d’en arriver au soutien psychologique par téléphone. Le mieux est encore de ne pas attendre les signes d’une dépression ou d’un burn-out. Mais de prendre des premières mesures simples allant dans le sens d’un quotidien plus serein.

C’est pourquoi il convient d’accepter de se faire aider. Autrement dit, se libérer d’une partie de son stress en déléguant certaines tâches pour mieux se centrer sur son cœur de métier. Et ce, en étant pleinement disponible pour ses clients.

Un télésecrétariat pour les professions du droit : avocat, huissier ou notaire

Généralement, les avocats qui exercent dans le cadre d’un cabinet bénéficient déjà d’une secrétaire sur place. Ce service est parfois mutualisé avec d’autres confrères. En revanche, les avocats libéraux sont souvent confrontés à des problèmes de place (autrement dit, pas de bureau disponible pour installer une secrétaire). De plus et surtout, ils doivent faire face à des problématiques de coûts. Or, une solution existe. Et elle peut leur simplifier la vie : c’est l’externalisation du secrétariat juridique.

  

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Une secrétaire juridique toujours à disposition

Les plages horaires de l'accueil téléphonique s'élargissent

En effet, que ce soit pour un avocat débutant, un avocat libéral, un cabinet d’avocats manquant de place ou cherchant à optimiser ses coûts… L’externalisation du secrétariat juridique est une véritable bonne idée. En d’autres termes, elle permet de se libérer l’esprit de certaines contraintes pesantes. Le tout, sans avoir à gérer de charges sociales ni les ressources humaines ni les soucis d’absentéisme ou de congés.

Ainsi, avec un service de télésecrétariat, l’amplitude d’ouverture de l’accueil téléphonique s’élargit. Car elle peut effectivement couvrir jusqu’à 24h/24, 7j/7. De plus, les téléopérateurs sont à même de répondre en anglais. Cela représente donc un atout non négligeable pour les professionnels qui travaillent en droit des étrangers.

Soigner l’image de marque du cabinet

Montrer que l’on est très demandé, c’est bien. Toutefois, donner l’impression que l’on est débordé, voilà qui est moins valorisant. Or, si l’accueil physique des clients est un point essentiel, l’accueil téléphonique l’est tout autant.

De fait, un client mal reçu, au cabinet comme au téléphone, sera nécessairement tenté de passer à la concurrence sans demander son reste.

Les avantages multiples d’une externalisation de standard téléphonique

  • Tout d’abord, plus aucun appel n’est laissé sans réponse. Et, en interne, plus personne n’a besoin de répondre au téléphone.
  • Ensuite, le télésecrétariat juridique gère, à distance, les appels et les transfère uniquement en fonction des consignes données.
  • Et puis, les agendas s’organisent seuls par Internet ou grâce au télésecrétariat qui valident les rendez-vous.
  • Enfin, la masse salariale est réduite. Le coût de l’externalisation est 10 fois moins important que lorsque l’on salarie une secrétaire. Un argument qui fait réfléchir.

De l'accueil téléphonique à l'assistance juridique

Optez pour une secrétaire juridique pour plus de sérénité
Les appels sont traités dès la 1ere sonnerie

Se donner plus de chances de bien recevoir ses clients

En d’autres termes, pour toutes les tâches externalisées, le télésecrétariat agit au nom du cabinet, de manière discrète, fiable et organisée. Spécialisé dans le domaine juridique, le téléopérateur est virtuellement aux côtés des professionnels du droit. Il est donc leur partenaire pour les décharger du traitement des appels et des lourdeurs de l’organisation de l’accueil téléphonique. Le télésecrétariat filtre ainsi les appels avec courtoisie. Il organise également les RDV avec efficacité et transfère les urgences, si nécessaire…

Pendant ce temps, la secrétaire juridique interne gère l’administratif et la comptabilité, sans être sans cesse dérangée par la sonnerie du téléphone. Quant à l’avocat, il peut alors se concentrer sur les dossiers en cours l’esprit libéré, dans le calme et la sérénité ! En résumé, pour en savoir plus sur les secrétaires juridiques à distance IPContact, consultez dès à présent nos services de secrétariat juridique.
*Source : Lire l’article de référence Avocat et Psychologie