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Secrétaire juridique : la solution anti-stress

Secrétaire juridique : la solution anti-stress

SECRÉTAIRE JURIDIQUE À DISTANCE…

Rapport entre avocat et client : une relation de confiance qui peut se fragiliser

Certains métiers sont plus soumis au stress que d’autres. Débordés, sous pression, confrontés à des situations complexes au quotidien, les avocats (surtout s’ils n’ont pas de secrétaire juridique) sont particulièrement exposés. Si bien qu’on estime aujourd’hui que 47% des jours d’arrêt dans la profession font suite à des dépressions nerveuses et que 1/3 des avocats changent de métier dans les 10 ans qui suivent l’obtention de leur diplôme*.


Stop stress : Secretariat juridique externaliseDes avocats sous tension

Les dossiers s’accumulent, les mails pleuvent, les coups de téléphone sont incessants, et entre deux visites de clients, un avocat doit encore penser à gérer son agenda, à archiver ses dossiers, à préparer ses mémoires, et pour les avocats débutants, à plus forte raison les indépendants, il faut parfois ajouter la comptabilité, la relance des factures impayées, la recherche de nouveaux clients…

Or, pour résoudre des conflits, régler des situations délicates, donner des conseils avisés, traiter chaque dossier avec toute l’attention qu’il requiert, assumer des responsabilités juridiques lourdes, mener à bien des missions complexes, mieux vaut être en bonne condition physique et morale, surtout si l’on doit travailler dans l’urgence, sous pression, sur des plages horaires très étendues, ce qui est le cas de nombreux avocats.

Pour accompagner les professionnels en difficulté, la Commission prospective du Conseil National des Barreaux travaille actuellement à la mise en place d’une hotline confidentielle qui permettrait aux avocats d’avoir un numéro dédié à appeler en cas de difficulté…


Première règle : se faire aider !

Mais avant d’en arriver au soutien psychologique par téléphone, le mieux est encore de ne pas attendre les signes d’une dépression ou d’un burn out et de prendre des premières mesures simples allant dans le sens d’un quotidien plus serein.
Accepter de se faire aider, c’est d’abord se libérer d’une partie du stress en délégant certaines tâches pour mieux se concentrer sur son cœur de métier et être pleinement disponible pour ses clients.

Les avocats qui officient pour le compte d’un cabinet bénéficient souvent déjà d’une secrétaire sur place, parfois mutualisée avec d’autres confrères. Les indépendants sont en revanche confrontés à des problèmes de place (pas de bureau disponible pour installer une secrétaire) mais aussi et surtout de coûts. Une solution peut alors leur simplifier la vie : l’externalisation.


Deuxième règle : externaliser

Pour un avocat débutant, un avocat indépendant, un cabinet d’avocats manquant de place ou cherchant à optimiser ses coûts, l’externalisation du secrétariat juridique est une véritable bonne idée pour se libérer l’esprit de certaines contraintes pesantes. Les avantages d’une externalisation de standard sont en effet multiples.

Rester zen : plus aucun appel n’est laissé sans réponse, et pourtant en interne, plus personne n’a besoin de répondre au téléphone.
Travailler sans se déconcentrer : une secrétaire juridique à distance ne dérange l’avocat que s’il y a une urgence, en fonction des consignes qui lui ont été données.
Se détendre : l’agenda s’organise tout seul par Internet ou grâce à la télésecrétaire.
Respirer : pour financer l’externalisation de ces quelques tâches, le coût est 10 fois moins important lorsque l’on salarie une secrétaire. Un argument qui fait réfléchir…
Gagner en souplesse : avec un service de télésecrétariat, on peut élargir ses plages horaires d’accueil téléphonique jusqu’à 24H/24, 7J/7 ou encore répondre à ses interlocuteurs en anglais… le tout sans avoir à gérer des charges sociales, ni des problèmes d’absentéisme ou de congés.


secretaire juridique externaliseeTroisième règle : soigner son image

Montrer que l’on est très demandé, c’est bien. Donner l’impression que l’on est débordé, voilà qui est moins valorisant. L’accueil physique des clients est un point essentiel, l’accueil téléphonique l’est tout autant. Un client mal reçu, au cabinet comme au téléphone, sera tenté de passer à la concurrence sans demander son reste.

En externalisant son accueil téléphonique, on se donne plus de chances de bien recevoir ses clients. Pour toutes les tâches externalisées, une secrétaire juridique agit au nom du cabinet ou de l’avocat, de manière discrète, fiable et organisée.
Spécialisée dans le domaine juridique, elle est aux côtés de l’avocat virtuellement pour le décharger des lourdeurs de l’organisation, elle filtre ses appels avec courtoisie, organise ses RDV avec efficacité… Pendant ce temps, la secrétaire juridique interne, s’il y en a une, peut gérer l’administratif et la comptabilité ans être sans cesse dérangée par la sonnerie du téléphone. Quant à l’avocat, il peut se concentrer sur les missions en cours l’esprit libéré, dans le calme et la sérénité !

Pour en savoir plus sur les secrétaires juridiques à distance Ipcontact, consultez nos services de secrétariat juridique.

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