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Secrétaire médicale : faites les bons choix !

Secrétaire médicale : faites les bons choix !

EXTERNALISER SA SECRÉTAIRE MÉDICALE…

Pourquoi externaliser son secrétariat médical ?

Un tiers des médecins généralistes assurent leur secrétariat, le deuxième tiers a une secrétaire médicale installée dans leur cabinet, et le dernier tiers a choisi la solution du secrétariat à distance et la tendance à l’externalisation devrait se préciser car les avantages sont multiples !
Premier sur la liste : le coût. Alors que le coût d’une secrétaire salariée représente 10 à 15% de la recette brute d’un médecin, celui d’une télésecrétaire n’en représente qu’environ 5%.*


Le coût d’une télésecrétaireSecrétaire médicale multitâche ou relation patient soignée ?

Évidemment, une secrétaire présente physiquement dans un cabinet peut assurer diverses tâches (accueil physique, organisation des rendez-vous, classement des papiers, gestion du stock, commandes, relances des impayés, transcription des actes, en plus du traditionnel accueil téléphonique… Une polyvalence qui peut être considérée comme un avantage mais qui peut présenter bien des inconvénients : manque de temps, difficulté à se concentrer sur une tâche, journées trop remplies, surmenage, accueil téléphonique négligé et rapidement expédié, accueil physique entrecoupé d’appels téléphoniques…

Avoir une secrétaire implique aussi un bureau, un téléphone, un ordinateur, une imprimante, un fax, c’est-à-dire du matériel à fournir et une place à faire dans les locaux. Avoir une secrétaire médicale salariée, c’est aussi avoir une certaine connaissance du droit du travail puisqu’en salariant une secrétaire, on devient évidemment employeur. Un nouveau statut qui implique aussi d’anticiper et de gérer certaines situations : congés maladie, vacances, RTT…

Mises bout à bout, ces contraintes liées au salariat peuvent vite faire apparaître le télésecrétariat comme une solution souple, simple, moins coûteuse, plus agréable pour vos patients comme pour vous…


Le télésecrétariat, solution unique ou complémentaire

Vous pouvez donc choisir la simplicité en externalisant votre standard téléphonique, vous pouvez aussi choisir la complémentarité en mixant les deux solutions : secrétariat sur place pour l’archivage, l’accueil des patients, la transcription des actes et télésecrétariat pour l’accueil téléphonique, la prise de rendez-vous et la relance téléphonique. Une secrétaire à distance peut venir compléter ces tâches par exemple en traitant tous les appels en débordement (au bout de 3 sonneries, c’est la télésecrétaire qui prend le relais), en effectuant les appels pour confirmation des rendez-vous, les relances pour les impayés. Elle peut aussi prendre le temps de compléter à chaque nouvel appel une base de données pour le médecin.

Avec une secrétaire médicale et une télésecrétaire, on sépare les activités pour le bien-être de tous et une meilleure disponibilité de chaque côté. Et ce ne sont pas les patients qui s’en plaindront ! Pourtant, d’après une récente étude, seulement 7% des médecins choisissent aujourd’hui cette solution.


Choisir sa secrétaire médicale

Qui choisir ?

On ne s’improvise pas secrétaire médicale !
Si vous êtes médecin et que vous souhaitez garder vos patients, choisissez une collaboratrice de qualité : ce n’est pas parce qu’elle n’est pas présente dans vos bureaux que votre secrétaire médicale ne doit pas être impliquée, bien au contraire.
Elle doit évidemment être capable de donner aux patients des informations pratiques pour se rendre au cabinet, connaître vos habitudes, vos tarifs, vos exigences. Élémentaire mais intéressant à préciser : elle devra être discrète (notamment sur le fait qu’elle ne se trouve pas dans vos locaux) et organisée, accueillante et souriante, même si par définition, ses interlocuteurs ne la voient pas… l’accueil se sent, le sourire s’entend !


Vous voulez en savoir plus sur les tâches qu’une télésecrétaire peut faire pour vous ?
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