Télésecrétaire médicale et plateforme de télésecrétariat : faites les bons choix !

Il n’est pas facile de choisir une secrétaire médicale. Dans un premier temps, il faut prendre en compte l’aspect financier car embaucher une personne représente un coût important. Dans un second temps, il faut également gérer les absences, les congés et les ressources humaines.

C’est pourquoi, pour éviter les erreurs et simplifier votre quotidien, choisir l’externalisation en travaillant avec un centre d’appels situé en France est une solution efficace.
télésecrétaire médicale
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Télésuivi infirmier
accueil téléphonique en cabinet médical
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Un tiers des médecins généralistes assure leur secrétariat. Le deuxième tiers opte pour une secrétaire médicale installée dans leur cabinet. Enfin, le dernier tiers choisit la solution de la permanence téléphonique. D’ailleurs, la tendance à l’externalisation se précise car les avantages en sont multiples. Et en tête de liste : le coût. Alors que le coût d’une secrétaire salariée représente 10 à 15% de la recette brute d’un médecin, celui d’une télésecrétaire médicale n’en représente que 5 % environ.

Une télésecrétaire médicale pour gagner du temps
télésecrétaire médicale

Télésecrétaire médicale: pourquoi externaliser ?

Avoir une secrétaire médicale en interne n’est pas toujours simple. En effet, parmi les contraintes, on retrouve la gestion administrative d’un salarié et ses absences éventuelles.

Comment se consacrer entièrement à ses patients ?

Pour se consacrer pleinement et sereinement à ses patients, externaliser son secrétariat médical est une solution efficace et bénéfique. Ainsi, le professionnel n’a plus à gérer les ressources humaines. Il choisit auprès d’un centre d’appels un forfait qui correspond à ses besoins. Le professionnel laisse donc le central téléphonique s’occuper de choisir et de manager une télésecrétaire médicale. De ce fait, il gagne un temps précieux.

Le médecin peut alors se consacrer pleinement à ses patients. Dès lors, il ne répond plus au téléphone pendant les consultations (sauf pour les urgences) et fait confiance à son centre d’appels partenaire pour gérer sa patientèle.

Votre télésecrétaire médicale, garante de la relation patient

Un autre point positif avec l’externalisation est que votre télésecrétaire médicale s’occupe uniquement de l’organisation des rendez-vous. Gérer les appels et prendre des notes sont ses compétences principales. De cette manière, si vous avez une assistante médicale en interne, elle peut se consacrer, elle aussi, à son cœur de métier, c’est-à-dire vous assister administrativement.

Autrement dit, votre secrétaire sur place n’a plus de surcharge de travail et ne néglige plus, malgré elle, votre accueil téléphonique.

La polyvalence peut-elle être considérée comme un avantage ?

Les journées trop remplies et le manque de temps pour se consacrer à une tâche précise caracolent en tête des difficultés des médecins. L’accueil, qu’il soit téléphonique ou physique, s’en retrouve, pour ainsi dire, négligé.

D’ailleurs, avoir une secrétaire sur place nécessite un bureau, un téléphone, un ordinateur, une imprimante, un fax, c’est-à-dire du matériel à fournir et de la place à dégager dans les locaux. Avoir une secrétaire médicale salariée requiert aussi d’avoir une certaine connaissance du droit du travail. En effet, vous devenez son employeur. C’est-à-dire un statut qui implique d’anticiper et de gérer certaines situations comme les congés maladie, les vacances, les RTT, etc.

Mises bout à bout, ces contraintes liées au salariat peuvent alors vite faire apparaître l’accueil téléphonique externalisé comme une excellente solution. Souplesse, simplicité, coût avantageux sont autant d’arguments forts. Vous y gagnerez en sérénité et pourrez alors vous consacrer à 100% à vos patients.

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Le télésecrétariat, solution unique ou complémentaire

télésecrétaire médicale pour personnes âgées
télésecrétaire médicale pour médecin
Vous pouvez donc choisir la simplicité en externalisant votre standard téléphonique. Vous pouvez également choisir la complémentarité en mixant les deux solutions. Ainsi, vous avez la possibilité d’associer votre secrétariat sur place pour l’archivage, l’accueil des patients, la transcription des actes avec un centre d’appel pour l’accueil téléphonique, la prise de rendez-vous et la relance téléphonique.

Une télésecrétaire médicale complémentaire à votre secrétaire médicale interne

En outre, une secrétaire à distance peut assister votre secrétaire médicale sur place, en prenant en charge, par exemple, tous les appels en débordement (au bout de 3 sonneries, c’est la télésecrétaire qui prend le relais).

De même, votre secrétariat externalisé peut effectuer les appels pour confirmer les rendez-vous et accomplir les relances pour les impayés. Il peut aussi prendre le temps de compléter, à chaque nouvel appel, une base de données pour le médecin.

Autrement dit, avoir, à la fois, une secrétaire médicale interne et une télésecrétaire médicale permet de séparer les activités, pour le bien-être de tous et une meilleure disponibilité de part et d’autre. Et ce ne sont pas les patients qui s’en plaindront ! De plus en plus de médecins choisissent cette solution. Elle est simple à mettre en place et les avantages en sont nombreux.

Qui choisir ? On ne s’improvise pas télésecrétaire médicale !

Si vous êtes médecin et que vous souhaitez conserver votre patientèle, choisissez une collaboratrice de qualité. Ce n’est pas parce qu’elle n’est pas présente dans vos bureaux que votre télésecrétaire médicale ne doit pas être impliquée. Bien au contraire !

Elle doit, bien entendu, être capable de donner aux patients des informations pratiques pour se rendre au cabinet. De même, elle doit connaître parfaitement vos habitudes, vos tarifs et vos exigences.

Enfin – cela peut sembler élémentaire mais il est important de le préciser – elle devra être discrète (notamment sur le fait qu’elle ne se trouve pas dans vos locaux), organisée, accueillante et souriante même si, par définition, ses interlocuteurs ne la voient pas… L’accueil se sent, le sourire s’entend !