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Secrétaire médicale : faites les bons choix !

Secrétaire médicale : faites les bons choix !

Difficile de choisir une secrétaire médicale ? Faites confiance à l’externalisation avec un centre d’appel efficace, professionnel et situé en France.

Votre télésecrétariat médical Ipcontact Aix

La secrétaire médicale seconde les professionnels de santé

Service technique de notre ESN Logicielnet

Des appels décrochés en 3 sonneries

Un accompagnement des patients peu à l'aise avec les outils en ligne

Secrétariat pour généraliste et spécialite de la santé

Pourquoi externaliser son secrétariat médical ?

Un tiers des médecins généralistes assure leur secrétariat. Le deuxième tiers a une secrétaire médicale installée dans leur cabinet. Et enfin, le dernier tiers a choisi la solution du secrétariat à distance. D’ailleurs, la tendance à l’externalisation devrait se préciser car les avantages sont multiples !
Premier sur la liste : le coût. Alors que le coût d’une secrétaire salariée représente 10 à 15% de la recette brute d’un médecin, celui d’une télésecrétaire n’en représente qu’environ que 5%.

Se consacrer à ses patients

Avoir une secrétaire médicale en interne n’est pas toujours simple. Parmi les contraintes, on retrouve la gestion administrative d’un salarié. Les absences éventuelles sont aussi difficiles à gérer. Pour se consacrer pleinement et sereinement à ses patients, externaliser son secrétariat médical est une solution efficace et bénéfique. Tout d’abord, le professionnel n’a plus à gérer un éventuel salarié. Il choisit auprès d’un centre d’appel compétent un forfait qui correspond à ses besoins. Il laisse donc le centre d’appel gérer les ressources humaines et gagne ainsi du temps.
Le médecin peut alors se consacrer à ses patients. Il ne répond plus au téléphone pendant les consultations (sauf pour les urgences). Il fait confiance à son centre d’appel partenaire pour gérer sa relation patient.

Votre télésecrétaire médicale garante de la relation patient

Ce qui est bien avec l’externalisation, c’est que votre secrétaire à distance ne s’occupe que de vos patients. Gérer les rendez-vous et les appels sont ses compétences principales. Si vous avez une assistante médicale en interne, elle peut se consacrer elle aussi à son cœur de métier : vous assister administrativement. Elle n’a plus de surcharge de travail et ne néglige plus malgré elle votre accueil téléphonique.

Secrétaire médicale multitâche ou relation patient soignée ?

Évidemment, une secrétaire présente physiquement dans un cabinet peut assurer diverses tâches :

  • Accueil téléphonique
  • Organisation des rendez-vous
  • Classement des papiers
  • Gestion du stock
  • Commandes
  • Relance des impayés
  • Transcription des actes…

La polyvalence peut-elle être considérée comme un avantage ?

Les journées trop remplies et le manque de temps pour se consacrer à une tâche précise caracolent en tête des difficultés. L’accueil, qu’il soit téléphonique ou physique s’en retrouve pour ainsi dire négligé.

Avoir une secrétaire implique aussi un bureau, un téléphone, un ordinateur, une imprimante, un fax, c’est-à-dire du matériel à fournir et une place à faire dans les locaux. Avoir une secrétaire médicale salariée, c’est aussi avoir une certaine connaissance du droit du travail. En salariant une secrétaire on devient évidemment employeur. Un nouveau statut qui implique aussi d’anticiper et de gérer certaines situations : congés maladie, vacances, RTT…

Mises bout à bout, ces contraintes liées au salariat peuvent vite faire apparaître le télésecrétariat comme une excellente solution. Souplesse, simplicité, coût avantageux sont autant d’arguments forts. Vous y gagnerez en sérénité et pourrez vous consacrer à 100% à vos patients.

Accueil téléphonique d'un laboratoire d'analyses biomédicales

Le secrétariat médical a le vocabularire du secteur médical et paramédical

Le ecrétariat médical veille sur l'accueil téléphonique du cabinet médical

En mode cloud depuis 2001

Secrétaire médical et médico-social

Le secrétariat médicale est un métier à la fois technique et relationnel

Le télésecrétariat, solution unique ou complémentaire

Vous pouvez donc choisir la simplicité en externalisant votre standard téléphonique. Vous pouvez aussi choisir la complémentarité en mixant les deux solutions. Vous pouvez ainsi associer votre secrétariat sur place pour l’archivage, l’accueil des patients, la transcription des actes avec télésecrétariat pour l’accueil téléphonique, la prise de rendez-vous et la relance téléphonique.

Une télésecrétaire complémentaire à votre secrétaire médicale

Une secrétaire à distance peut venir compléter ces tâches par exemple en traitant tous les appels en débordement (au bout de 3 sonneries, c’est la télésecrétaire qui prend le relais). Votre secrétaire médicale externalisée peut effectuer les appels pour confirmation des rendez-vous et les relances pour les impayés. Elle peut aussi prendre le temps de compléter à chaque nouvel appel une base de données pour le médecin.
Avec une secrétaire médicale et une télésecrétaire, on sépare les activités pour le bien-être de tous et une meilleure disponibilité de chaque côté. Et ce ne sont pas les patients qui s’en plaindront ! De plus en plus de médecins choisissent cette solution. Elle est simple à mettre en place et les avantages sont nombreux.

Qui choisir ? On ne s’improvise pas secrétaire médicale !

Si vous êtes médecin et que vous souhaitez garder vos patients, choisissez une collaboratrice de qualité. Ce n’est pas parce qu’elle n’est pas présente dans vos bureaux que votre secrétaire médicale ne doit pas être impliquée, bien au contraire. Elle doit évidemment être capable de donner aux patients des informations pratiques pour se rendre au cabinet. Elle doit connaître parfaitement vos habitudes, vos tarifs et vos exigences.
Élémentaire mais intéressant à préciser : elle devra être discrète (notamment sur le fait qu’elle ne se trouve pas dans vos locaux), organisée, accueillante et souriante, même si par définition, ses interlocuteurs ne la voient pas… L’accueil se sent, le sourire s’entend !

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