Pourquoi le secrétariat à distance a-t-il la cote ?

Pourquoi le secrétariat à distance a-t-il la cote ?

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Le secrétariat à distance n’avait plus le vent en poupe… La délocalisation dans des pays low-cost, la multiplication de grandes plateformes téléphoniques et l’avènement du selfcare qui tend à rendre le client autonome ont été autant de freins au développement du télésecrétariat. Mais aujourd’hui, les professionnels se sont rendu compte que le secrétariat à distance avait changé, et que des prestataires de qualité redoraient désormais ce marché en devenir… et du même coup leur relation client !

C’est donc le grand retour des centres d’appels à taille humaine, de qualité, au service de la relation client. Et chacun assume désormais pleinement son choix de faire appel à une secrétaire externalisée : télésecrétaire médicale, télésecrétaire juridique, télésecrétaire tourisme… Les entreprises comme les travailleurs libéraux semblent avoir goûté aux avantages d’un standard téléphonique externalisé et un grand nombre d’entre eux ne pourrait aujourd’hui plus s’en passer. Place aux centres d’appels nouvelle génération !

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télésecrétaire médicale

Pourquoi un secrétariat à distance est devenu un atout essentiel ?

Le téléphone reste le moyen de contact le plus apprécié des particuliers. Aujourd’hui encore, 79 %* de la population préfère une interaction humaine plutôt qu’un dialogue par canaux digitaux… c’est dire l’importance d’un secrétariat téléphonique de qualité.
Plébiscité par le public, le téléphone a donc un bel avenir devant lui, d’autant plus que l’expérience de l’IA (Intelligence artificielle) est à l’heure actuelle encore insatisfaisante, les demandes complexes ne pouvant pas être traitées dans leur globalité. Les patients, usagers, clients ont donc besoin d’interaction humaine, de conseils, d’écoute et d’empathie qu’un accueil téléphonique externalisé de qualité peut leur apporter. Grâce au secrétariat à distance nouvelle génération, la relation client et la relation patient entrent dans une nouvelle ère beaucoup plus qualitative.
* Selon Accenture Global Consumer Pulse


Secrétariat à distance médical

Les enthousiastes de la première heure sont certainement les médecins et professionnels de santé. Ils ont très tôt découvert les avantages d’avoir une télésecrétaire médicale à leur service, mais à distance avec :
– la possibilité de laisser ses rendez-vous s’organiser alors qu’on est en consultation,
– la fin des sonneries téléphoniques intempestives,
– la réponse accueillante et professionnelle apportée à tous les interlocuteurs qui appellent le secrétariat médical,
– la possibilité de fixer ses créneaux de disponibilité en toute discrétion,
– l’information sur les appels reçus envoyée quasiment en temps réel…

Le choix d’engager une secrétaire à distance se fait souvent dans un souci d’améliorer l’image du cabinet médical tout en optimisant son organisation. L’optimisation des coûts liés aux ressources humaines est aussi une réalité. Agenda en ligne ou prise de rendez-vous web complètent l’offre de service toute en baissant le nombre d’appels à traiter. Les télésecrétaires médicales sont ainsi plus disponibles pour gérer les demandes à plus fortes valeur ajoutées. La patientèle est valorisée, accompagnée de manière personnalisée.


Secrétariat à distance juridique

Autre forme de cabinet, mêmes avantages : les professions juridiques ont elles aussi parfois besoin de redorer leur blason. Or, l’accueil téléphonique est le premier contact avec les clients. Il doit donc être de qualité et immédiatement jugé comme “pro” par les interlocuteurs. Un grand nombre de cabinets s’est aperçu qu’en externalisant leur permanence téléphonique, ils augmentaient non seulement la satisfaction des clients, mais aussi le nombre même de ces clients, en ne ratant plus aucun appel. Le bouche à oreille a ensuite fonctionné, et de plus en plus de cabinets juridiques et d’offices notariaux sont désormais dotés d’une secrétaire juridique externalisée.


Secrétariat à distance tourisme

Les agences de tourisme ont mis plus de temps à s’y mettre, car leur réussite commerciale dépend largement de ce qui se passe au téléphone avec les clients ou les prospects. Mais le secrétariat à distance leur a visiblement apporté un confort de travail notable, à elles aussi. Par exemple, le service après-vente, la hotline d’une agence de tourisme, peuvent être gérés par une télésecrétaire tourisme. Plus basiquement, les informations pratiques relatives à l’agence de voyage (horaires d’ouverture, possibilité de laisser des messages en dehors de ses horaires et traitement des messages reçus), sont des opérations qui peuvent être prises en charge aisément par un secrétariat à distance tourisme.

Lire l’article : Comment l’automatisation remet l’humain au centre de la relation client