Secrétariat à distance : saisissez chaque appel, maximisez vos opportunités !
“ Un appel décroché ouvre de nouvelles opportunités : de nouveaux contacts, de nouvelles chances de répondre positivement à des demandes clients…”
Patrick Gomez
Créateur dirigeant d’IPContact Group – Directeur Technique de Logicielnet
Patrick Gomez
Créateur dirigeant d’IPContact Group – Directeur Technique de Logicielnet
Offrez-vous la tranquillité grâce à notre secrétariat à distance où nos secrétaires sont disponibles sur une large plage horaire. Profitez de cette opportunité pour vous concentrer pleinement sur votre activité tout en bénéficiant d’une plus grande flexibilité. Vos appels sont redirigés automatiquement vers notre secrétariat externalisé, agissant comme le prolongement de votre entreprise. Nos solutions de secrétariat téléphonique à distance sont conçues pour s’adapter à tous les secteurs d’activité et répondre à toutes les missions professionnelles, vous offrant ainsi un avantage absolut : aucun appel perdu !
Découvrez les 4 avantages majeurs de notre secrétariat à distance
1 • Votre organisation facilitée en interne
Votre centre d’appels vous permet d’alléger le traitement de vos appels entrants et sortants sans interruption. Vous réduisez également et considérablement les charges fixes liées à l’embauche d’un secrétaire traditionnel.
2 • Votre assistance administrative qui vous seconde
Notre secrétariat externalisé vous accompagne dans votre gestion administrative et commerciale. Cela peut être pour les relances de devis ou d’impayés, la qualification du fichier client ou le suivi de commande. Vous pouvez ainsi vous consacrer totalement à votre travail.
3 • Votre image de marque positive valorise votre activité
En établissant le premier contact avec vos clients, notre secrétariat téléphonique représente votre société. Son sens de l’accueil, son empathie, son organisation, sa discrétion, sa formation et son Made in France sont ses atouts essentiels. Notre télésecrétariat français assure une implantation locale pour une relation client de qualité et de proximité.
4 • Votre solution de secrétariat à distance forfaitaire et sur mesure
Notre tarif mensuel forfaitaire s’ajuste en fonction de votre consommation. Autrement dit, vos frais correspondent réellement à vos besoins, à la réalité de votre activité et au nombre d’interventions de votre télésecrétaire dans le mois.
La satisfaction client : la préoccupation principale de notre secrétariat téléphonique à distance
Nos télésecrétaires et standardistes adaptent leurs heures et leurs procédures de travail en fonction de vos besoins et des priorités de votre activité. En effet, nous mettons notre accessibilité au service de votre activité pour que vous soyez toujours joignable.
Accueil téléphonique
- Prise en charge par un secrétaire dédié des appels en totalité, partiellement ou en débordement
- Un accueil personnalisé du lundi au vendredi de 7h30 à 19h et le samedi matin de 9h à 12h
- Une plage horaire étendue jusqu’à 24h/24 – 7j/7, selon les besoins (nuit, week-ends et jours fériés)
- Transfert avec mise en relation téléphonique suivant consignes et missions
- Gestion des demandes urgentes avec nos ACD (automatic call distributor)
- Accueil téléphonique d’urgence en gestion de crise
- Prise de messages par vos télésecrétaires avec transmission en temps réel
- Offre de standard téléphonique bilingue anglais disponible en permanence
- Suivi qualité assistant (nombre d’appels reçus, traités, éjectés… nombre de RDV pris, nombre de relances transformées)
Gestion d’agendas partagés
- Prise de rendez-vous en ligne et de RDV téléphonique depuis une URL personnalisée
- Agendas et plannings synchronisés à vos outils métier/li>
- Mise à jour de l’emploi du temps (horaires d’ouverture, de fermeture, ajout de plages, rendez-vous en surbooking)
- Transfert de documents, d’administratif, etc.
Information de la clientèle ou la patientèle
- Soutient administratif (transcription audio, facturation, archivage, courriers, documents, etc.)
- Diffusion multicanal : e-mail, téléphone ou SMS
Propection commerciale
- Enquête satisfaction avec saisie des données par un secrétaire
- Détection de projet commercial
- Campagne d’appels sortants et/ou relance téléphonique auprès des clients, selon un script défini
- Argumentaire de vente
Vous souhaitez optimiser votre relation client ? Contactez-nous !
Découvrez notre secrétariat à distance
Parlez-nous de votre projet. IPContact Group conçoit, pilote et met en œuvre, depuis 2001, des solutions externalisées qui associent compétences humaines et techniques aussi variées qu’étonnantes.
Déléguez vos tâches téléphoniques à notre secrétariat externalisé
En adéquation avec vos besoins et sur des plages horaires étendues, nos secrétaires sont formés pour connaître votre activité. Toujours ponctuels, ils répondent alors en votre nom. Etant bilingues, ils peuvent aussi assurer l’accueil de votre secrétariat téléphonique pour l’international.
Vos actions de secrétariat à distance
- Assurer votre permanence téléphonique
- Intervenir sur des plages horaires définies avec vous, en permanence ou en débordement
- Diminuer votre surcharge de travail
- Gérer vos demandes : urgences, prises de message, mises en relation
- Compléter votre fichier avec les coordonnées complètes de vos clients
- Organiser votre planning
- Gérer votre assistance téléphonique ou votre hotline
Vos outils de secrétariat à distance
- Des outils CRM et télécom sur mesure
- Un agenda personnalisable et synchronisé avec Outlook ou celui de votre smartphone
- Un répondeur intelligent selon les plages horaires que vous aurez prédéfinies
- Un serveur vocal interactif pour orienter, qualifier et redistribuer selon les motifs pour 100% des appels pris en charge
- Un bouton callback pour les formulaires de vos sites Web
- Un callbot en amont de votre secrétariat téléphonique
Téléchargez notre livre blanc !
Pour tout savoir sur notre secrétariat à distance
Notre livre blanc vous apporte un éclairage permettant de saisir les enjeux liés à la relation client : une vision d’ensemble pour vous aider à choisir le meilleur prestataire répondant à vos besoins.
Choisissez un secrétariat à distance connecté
Les solutions IPContact vous permettent de déléguer votre secrétariat téléphonique en toute simplicité. Car, pour un télésecrétariat externe sur mesure, occasionnel ou permanent, les applications CRM et télécoms, développées par notre ESN* interne Logicielnet, s’adaptent parfaitement à vos besoins.
Si vous êtes médecin, pharmacien, infirmier : vous recevez de nombreux appels et devez organiser vos RDV pendant vos consultations ? Déléguez vos appels auprès de nos télé-secrétaires médicaux.
Le secrétariat externalisé est devenu une solution de plus en plus prisée dans le domaine médical. Médecin et cabinet médical ont de plus en plus recours à une assistante médicale à distance pour gérer leurs tâches administratives. Cette offre d’emploi répond à un besoin crucial, car les médecins peuvent ainsi se concentrer pleinement sur leurs patients.
De plus, les avantages de cette approche incluent la flexibilité des horaires et la possibilité d’engager des secrétaires spécialisées grâce à une formation médicale appropriée. Les secrétaires médicales à distance sont de véritables atouts pour le cabinet, car elles assurent une gestion administrative efficace tout en maintenant le respect des normes médicales.
Le secrétariat externalisé est devenu une solution de plus en plus prisée dans le domaine médical. Médecin et cabinet médical ont de plus en plus recours à une assistante médicale à distance pour gérer leurs tâches administratives. Cette offre d’emploi répond à un besoin crucial, car les médecins peuvent ainsi se concentrer pleinement sur leurs patients.
De plus, les avantages de cette approche incluent la flexibilité des horaires et la possibilité d’engager des secrétaires spécialisées grâce à une formation médicale appropriée. Les secrétaires médicales à distance sont de véritables atouts pour le cabinet, car elles assurent une gestion administrative efficace tout en maintenant le respect des normes médicales.
Si vous êtes avocat, notaire, profession juridique : vous n’avez pas le temps de prendre vos RDV et votre secrétaire est déjà très occupée ? Notre télésecrétariat juridique prennent vos appels entrants.
Si vous êtes artisan dans le BTP : vous êtes peu disponible sur les chantiers et la gestion de votre emploi du temps est complexe ? Pensez au télésecrétariat BTP.
Si vous êtes patron d’une TPE-PME : vous souhaitez entretenir et améliorer votre relation clientèle mais vous manquez de temps ? Faites confiance à notre accueil téléphonique professionnel.
*ESN – Entreprise de Services du Numérique
Questions-Réponses
IPContact a développé un callbot conversationnel doté d’une IA. Capable de gérer la prise de RDV par téléphone, dans un langage naturel avec l’appelant, notre callbot peut prendre et donner de l’information. Son intégration se fait en amont ou en aval de votre secrétariat téléphonique.
Tous nos secrétaires ont le français comme langue maternelle. Nos secrétariats téléphoniques étant basés en région, nos opérateurs ont donc une connaissance particulière de leur environnement local et régional.
Une charte de confidentialité est intégrée dans le contrat de travail de tous nos secrétaires. Il est également possible de faire signer une charte de convention spécifique à votre équipe dédiée.
Concernant la sécurité de vos informations, IPContact, via la Suite Logicielnet développée dès 2001, a adopté le RGPD qui demande aux collecteurs de données de mettre en œuvre les mesures qui garantissent une sécurité maximale ainsi que l’entière disponibilité des données aux personnes à qui elles appartiennent. Les libertés d’accès sont ainsi en conformité avec la réglementation européenne.
Concernant la sécurité de vos informations, IPContact, via la Suite Logicielnet développée dès 2001, a adopté le RGPD qui demande aux collecteurs de données de mettre en œuvre les mesures qui garantissent une sécurité maximale ainsi que l’entière disponibilité des données aux personnes à qui elles appartiennent. Les libertés d’accès sont ainsi en conformité avec la réglementation européenne.
