Les avantages d’un secrétariat externalisé de proximité pour déléguer ses tâches

Un secrétariat externalisé pour gagner du temps ou du bon temps, de la fluidité ou de la compétitivité, du sens ou du bon sens… À vous de jouer ! Chacun a son rythme. Le vôtre n’est pas celui d’un autre. Mais nous rêvons tous d’étirer le temps. C’est pourquoi, la plateforme téléphonique IPContact met en place des solutions de secrétariat à distance pour toutes et pour chacune des entreprises.

  • Artisan, e-commerçant, ou professionnel de santé : vous avez besoin de plus de temps pour rester concentré sur votre cœur de métier.
  • Groupe hôtelier ou opérateur technique : vous devez rester toujours joignable pour vos clients, y compris 7/7J, H 24.
  • Indépendant ou gérant d’une TPE PME : vous souhaitez retrouver du temps pour vous, pour ceux que vous aimez…

Que vous soyez une petite structure ou un grand compte, un professionnel de l’immobilier, du BTP, du tourisme, du juridique ou du funéraire… IPContact propose un service de secrétariat externalisé personnalisable à l’infini. En totalité ou en appui pour gérer le débordement d’appel, nos secrétaires réceptionnent vos appels selon vos contraintes administratives et techniques, en conformité RGPD, pour une relation client épanouie.

Secrétaire externalisée IPContact
Secrétariat téléphonique pour artisan du BTP
Qualification de rendez-vous pour de la prospection
Bonne permanence téléphonique ostéopathe associée à un agenda en ligne
Excellente permanence téléphonique externalisée 69003

Externaliser votre accueil téléphonique pour vous recentrer sur votre cœur de métier…

Notre secrétariat externalisé est malléable et modulable en fonction de vos envies, vos contraintes, votre identité, votre personnalité.

Nous vous proposons une flexibilité totale dans le choix de volume horaire. Nos plateaux de permanence téléphonique, basés en région, sont ouverts de 7h30 à 19h du lundi au vendredi, le samedi de 9h à 12h. De plus, sur simple demande, nous élargissons nos plages horaires. Et nous couvrons vos besoins 24h/24 , 7 j/7, y compris les jours fériés.

Vous ne perdez plus d’appels. Vous gagnez du temps. On dit que c’est de l’argent… Tandis que nous gérons vos communications téléphoniques avec la rigueur et le soin que l’on nous connait, vous vous concentrez et recentrez sur votre cœur de métier. Votre relation à vos clients s’en trouve améliorée.


Un gain de temps, c’est souvent précieux… Avec le secrétariat externalisé, l’accueil à distance d’IPContact, c’est à vous de décider. Oui, c’est vous qui décidez de transférer ou non, en partie ou en globalité, vos appels. IPContact suit votre rythme, se met à votre mesure, et peut même privilégier certains appels selon le niveau requis de qualité.

télésecrétaire  
Vous souhaitez optimiser votre relation client ?
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Découvrez nos solutions d’accueil téléphonique externalisé

Parlez-nous de votre projet. IPContact Group conçoit, pilote et met en œuvre, depuis 2001, des solutions externalisées qui associent compétences humaines et techniques aussi variées qu’étonnantes.

Secrétaire téléphonique externalisé IPContact
Une relation client augmentée

Besoin de disponibilité, nos secrétaires téléphoniques prennent le relai !

Appels entrants ou débordement, mission simple ou plus complexe… nos télésecrétaires traitent vos appels, selon vos désirs, selon vos consignes. Nos secrétaires s’expriment dans la ou les langues que vous souhaitez en Français et/ou en Anglais.

Souhaitez-vous être informé de chaque appel au fur et à mesure, toutes les heures, au jour le jour ?

Nous respectons vos choix et communiquons avec vous selon vos habitudes, vos préférences… email, fax, SMS ou nous pouvons intégrer l’information dans vos outils métier.
  • Assurer une permanence téléphonique pendant vos RDV, vos absences ou celles de votre secrétaire. Nous sommes là pour vous, votre confort, vos empêchements.
  • Renseigner, orienter, transférer vos appels téléphoniques, et configurer votre prise de rendez-vous en ligne selon vos directives.
  • Organiser votre relance téléphonique : devis, impayés…
  • Nous nous adaptons à votre rythme de travail, jouons les caméléons, adoptons vos méthodes, véhiculons votre image, avec comme seule ligne de conduite : l’énergie, l’écoute et l’empathie…
  • Assurer une permanence téléphonique pendant vos RDV, vos absences ou celles de votre secrétaire. Nous sommes là pour vous, votre confort, vos empêchements.
  • Renseigner, orienter, transférer vos appels téléphoniques, et configurer votre prise de rendez-vous en ligne selon vos directives.
  • Organiser votre relance téléphonique : devis, impayés…
  • Nous nous adaptons à votre rythme de travail, jouons les caméléons, adoptons vos méthodes, véhiculons votre image, avec comme seule ligne de conduite : l’énergie, l’écoute et l’empathie…

Une organisation optimisée pour traiter vos appels téléphoniques en simultané

Votre équipes de secrétaires externalisés opérationnels
Redirection vers votre secrétaire externalisé

Qu’il s’agisse d’un SAV, d’une Hotline, d’un Helpdesk, d’un support technique… à chacun son métier, à chacun sa terminologie, à chacun sa ou ses solutions. IPContact peut intervenir, vous aider à faire face, vous venir en soutien, vous remplacer… nous aimons les défis !

Tous nos plateaux téléphoniques sont supervisés par un manager dédié qui peut voir et contrôler en temps réel l’activité de nos opérateurs.

Le télésecrétariat IPContact regorge de préconisations et de solutions techniques. Nous pouvons prédéfinir un niveau de qualité, contrôler un temps d’attente, de traitement, mettre en place une solution d’urgence. 10 appels ou 50 appels à gérer en simultané, nous savons faire. Mieux, nous aimons faire. Et surtout nous apportons une réponse sur-mesure à chaque problématique, à chaque situation.


De la simple relève de standard jusqu’aux missions support les plus complexes comme la gestion d’une crise, nos équipes sont mobilisables de jour comme de nuit. Toutes vos communications peuvent être transférées vers notre secrétariat externalisé et centre d’accueil téléphonique, y compris les numéros courts, les numéros surtaxés, les numéros à l’étranger, y compris en accueil multilingue, en 24 h/24, 7j/7.

  

Téléchargez notre livre blanc !

Pour tout savoir sur nos solutions d'accueil téléphonique

Notre livre blanc vous apporte un éclairage pour mieux saisir les enjeux liés à la relation client : une vision d’ensemble pour vous aider à choisir les solutions répondant à vos besoins.

Service informatique du télésecrétariat IPContact
Le support technique telecom

Ipcontact va au-delà du simple secrétariat

Grâce à notre ESN (anciennement SSII) Logicielnet, nous proposons en complément de nos ressources humaines, des compétences techniques : des fonctionnalités CRM et télécom. Nous créons votre solution de secrétariat externalisé, 100 % personnalisable, comprenant des fonctionnalités connexes, comme un agenda, une messagerie unifiée qui permet l’échange des mails en interne, une communication d’informations par mail, SMS, fax… en multicanal.

Nous gérons vos bases de données et nous vous communiquons vos statistiques (temps de décroché, temps de traitement…). Notre CTI (Couplage Téléphonie Informatique) automatise la réception et l’émission de vos appels téléphoniques en 2 clics. Et l’ACD (Automatic Call Distribution) gère les files d’attente par re-routage intelligent. Ensemble, ils permettent la personnalisation de votre traitement d’appels.

Nos outils développés en mode cloud sont partagés par l’ensemble de nos plateaux téléphoniques nous permettant une très grande souplesse de travail et une réactivité sans précédent. En quelques heures nos ressources humaines spécialisées dans l’accueil téléphonique viennent en complément ou en substitution des vôtres.