En cas d’urgence ou de crise, un standard téléphonique externalisé… et le tour est joué !

Personne n’est à l’abri d’un pic d’appels, d’une crise mais tout le monde peut l’anticiper. Pour résoudre ce problème, avez-vous pensé à vous appuyer sur un standard téléphonique externalisé ?

Il va de soi qu’en cas d’incident mineur ou de problème majeur, répondre en permanence aux appelants est une nécessité. Or, une plateforme téléphonique externalisée pour les professionnels est à vos côtés. De fait, IPContact vous propose des solutions clé en main ou d’urgence, pragmatiques et efficaces pour la gestion des appels. Dès lors, ce service personnalisé de télésecrétariat est disponible sur une large amplitude horaire. Il vous permet ainsi d’apporter à vos clients une réponse téléphonique satisfaisante. Et, par conséquent, d’améliorer aussi votre image de marque.

La panique dans une foule
Formation de téléopérateurs
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Standard téléphonique externalisé pour les urgences - Picto

En situation d’urgence, la gestion des appels téléphoniques relève d’une pratique professionnelle spécifique

IPContact vous fournit un numéro permettant à vos clients ou usagers d’accéder à un secrétariat téléphonique externalisé. Externaliser signifie qu’un téléassistant assure la permanence et répond, en votre nom, aux appels d’urgence 24h/24 et 7j/7. Bien entendu, ce service de permanences téléphoniques accueille et traite les appels entrants selon vos consignes. C’est-à-dire que les télésecrétaires de votre standard téléphonique externalisé suivent un script précis pour gérer vos appels téléphoniques.

À noter que la mission de ce centre téléphonique ne consiste pas à effectuer uniquement des travaux de secrétariat habituels. Comme assurer l’accueil téléphonique pour la réception des appels, le transfert des appels et la prise de messages. Ou encore la gestion des agendas, la gestion des rendez-vous. Sa tâche va bien au-delà. Il s’agit, en effet, de proposer un secrétariat externalisé disponible en permanence pour assurer votre astreinte téléphonique, votre service après vente ou votre support technique externalisé. En d’autres termes, comme la permanence téléphonique a lieu pendant des créneaux horaires très amples, la satisfaction client s’améliore.

Comment soigner son accueil téléphonique, si une crise survient ?

Hors de question pour vos interlocuteurs de tomber sur un répondeur ! Bien sûr, cela concerne tout secteur d’activité : petites entreprises, pmi, grandes entreprises, professions médicales et paramédicales, etc. Vos clients ou patients ont besoin d’être rapidement mis en relation avec un service de permanence efficace qui leur répondra en toute sérénité.

C’est pourquoi chaque plateau téléphonique externalisé IPContact s’appuie sur des solutions télécoms évoluées. Ces dernières permettent, en effet, de faire face au grand nombre d’appels entrants et d’optimiser les indicateurs de performance. Par exemple, grâce à la pré-qualification (reconnaissance avant décroché, serveur vocal interactif…) de votre accueil téléphonique, vous améliorerez sensiblement les processus de traitement des appels téléphoniques.
IA dans le centre d'appels IPContact
Assurer un décroché avec un centre d'appel IPContact

Vos standardistes qualifiés sont là pour accueillir, informer, rassurer

La maîtrise des solutions télécom, le développement d’outils CRM en lien avec les vôtres et la gestion de flux d’appels sont les 3 forces d’efficacité des centres d’appels IPContact.

À savoir que le secrétariat à distance IPContact est véritablement un service de qualité. De fait, ce centre d’appels vous permet d’assurer efficacement l’accueil téléphonique professionnel en permanence, comme prendre vos appels d’astreintes téléphoniques. En outre, ce standard externalisé favorise la gestion de la relation client. Car les téléopérateurs IPContact ont été dûment formés pour répondre de manière adéquate et professionnelle. De plus, l’absence de longs temps d’attente assure un accueil téléphonique de qualité. Autrement dit, l’accueil personnalisé et sans interruption qui est réservé à vos clients par les secrétaires à distance expérimentées du Call-center redore, en même temps, l’image de l’entreprise. De sorte que vous gagnez non seulement en flexibilité mais aussi en sérénité.

La gestion de crise avec le standard téléphonique externalisé d’IPContact

Quelle que soit votre profession, IPContact met en place des dispositifs de gestion de crise et de continuité d’activité en situation de crise majeure. Grâce à la mobilisation simultanée des ressources humaines et techniques, des équipes de télé-secrétariat sont mises en place en moins de 3 heures. Ces équipes spécialisées sont formées selon un script prédéfini, enrichi en temps réel grâce aux apports d’informations des utilisateurs et validé par votre cellule décisionnelle. Ainsi, cette plate-forme téléphonique, joignable sur de larges plages horaires, prend en charge vos lignes téléphoniques et améliore votre image.
  • Tout d’abord, trier et gérer les appels en fonction de leur nature et par ordre de priorité
  • Puis apporter des réponses rapides et précises
  • Ensuite, orienter les appels vers le bon interlocuteur, si nécessaire
  • Aussi, assurer un accueil téléphonique en anglais, si vous le souhaitez
  • Le tout dans le respect de la sécurité des données en conformité avec le RGPD
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Découvrez nos solutions d’accueil téléphonique externalisé

Parlez-nous de votre projet. IPContact Group conçoit, pilote et met en œuvre, depuis 2001, des solutions externalisées qui associent compétences humaines et techniques aussi variées qu’étonnantes.

Externaliser son assistance téléphonique
Débordement d'appels pictogramme

Trop d’appels ? Découvrez comment un standard téléphonique externalisé gère votre débordement !

Quand le nombre d’appels devient trop important pour être géré par les ressources habituelles… Activez le débordement d’appel !

Quand il y a trop d’appels à traiter par vos agents d’accueil, cela génère de l’insatisfaction. En effet, les temps d’attente trop longs saturent les lignes téléphoniques. Et plus encore, les appels s’éjectent des files d’attentes. Avec, comme on peut s’y attendre, la détérioration de l’image de marque de votre entreprise.

Donc, si vos secrétaires sont indisponibles ou en congés, si vous êtes en surcharge de travail lors d’un pic saisonnier… le débordement d’appels vous apporte des ressources supplémentaires. Grâce à cette externalisation partielle, vos appels se transfèrent sur notre télésecrétariat dès la troisième sonnerie.

PME-PMI, professionnels, médecins ou encore avocats… quels que soient vos secteurs d’activité, nos téléopératrices IPContact prennent le relais. Selon les besoins spécifiques de votre métier ou selon votre cahier des charges, votre standard téléphonique externalisé personnalise votre permanence téléphonique : décroché, traitement de la demande, mise en relation si besoin…

Secrétaires administratives, secrétaires de direction, secrétaires médicales… quelles que soient vos missions, les téléassistantes IPContact connaissent votre métier. De plus, associées aux compétences techniques de notre ESN Logicielnet, nos collaboratrices expertes du digital et des nouvelles technologies (NTIC – nouvelles technologies de l’information et de la communication) déploient votre stratégie relationnelle. Grâce à ces outils CRM et télécom, nos solutions d’accueil se particularisent. Elle s’adaptent parfaitement à vos besoins de continuité de service. Votre permanence téléphonique est ainsi assurée.

Aucun appel manqué

Notre société de consommation évolue de plus en plus vite. Dans cet esprit, les clients exigent des réponses rapides. Les appels manqués signent parfois la perte de contrat. Passer le relais à IPContact garantit alors d’avoir un télésecrétariat opérationnel sans interruption, joignable en permanence. Ainsi du lundi au vendredi de 7h30 à 19h et le samedi matin de 9h à 12h, vos débordements d’appels sont sûrs d’être traités.

À la demande, nos télésecrétaires relaient vos conseillers, par exemple en cas d’absence ou à la fin de leur service. Vos services internes sont ainsi secondés.
  • Éliminer le stress lié à l’indisponibilité de votre accueil
  • Absorber les pics d’appels inopinés, prévisibles ou imprévisibles
  • Qualifier et filtrer les appels vers vos équipes
  • Transférer les appels sans avertir le destinataire (transfert aveugle)
  • Exécuter une escalade d’appels en fonction de l’urgence des appels reçus
  • Unifier les systèmes télécom afin que vos appels se dirigent vers un opérateur disponible

Améliorer votre relation client

Par exemple, à Noël, s’engager à répondre aux demandes de ses clients jusqu’à minuit est un gage de sérieux pour un traiteur. Ainsi, toutes les réclamations (retard, livraison incomplète, problème d’emballages…) peuvent être prises en charge. Filtrées par priorité, elles sont transmises au service interne qui se chargera de proposer des alternatives. Même en période de fort trafic, un service de débordement agit comme un véritable service support optimisant ainsi le parcours client.

Grâce à nos téléopérateurs dédiés à votre domaine métier, vos clients sont accueillis avec efficacité et savoir-faire. Notre expérience en gestion de projets et en organisation collaborative de travail nous permet de vous accompagner dans votre relation client.

  • Contribuer à la réduction des abandons de panier
  • Favoriser la vente et la fidélisation
  • Gérer le planning multi-services et multi-sites pour les interventions
  • Proposer des solutions multicanales pour améliorer votre taux de conversion