Quel tarif pour mon secrétariat téléphonique ?

Quel tarif pour mon secrétariat téléphonique ?

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Accueillir ses clients est essentiel, bien recevoir ses patients aussi, tous les professionnels vous le diront, et leurs clients et patients aussi. Un secrétariat téléphonique efficace et de qualité est donc un outil professionnel indispensable, garant de la satisfaction de tous, quel que soit le secteur d’activité. Mais qu’en est-il du tarif ? Comment s’assurer d’avoir un accueil téléphonique professionnel en payant le prix le plus juste ? Quelques éléments de réponse sur le tarif secrétariat téléphonique.
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Comment maîtriser ses coûts de secrétariat téléphonique ?

Le secrétariat téléphonique peut être une charge financière lourde pour certaines entreprises de petite taille, et plus encore pour les professionnels installés en libéral (avocats, médecins, infirmiers, architectes, etc.) Tout le monde n’a pas les ressources pour payer le salaire d’une secrétaire ni la place pour proposer un bureau avec standard téléphonique dans ses locaux. Il faut alors trouver des solutions qui réduisent les coûts sans altérer la qualité de l’accueil téléphonique. La solution du secrétariat téléphonique externalisé apparaît alors comme une alternative intéressante à plus d’un titre, et notamment en termes financiers : 

 Un standard téléphonique externalisé s’organise par le biais d’une plateforme téléphonique (également appelée “centre d’appels” ou” call center”) généralement mutualisée entre plusieurs clients, ce qui permet de réduire significativement les coûts.

 Les contrats sont établis en fonction des besoins, le prix varie en fonction des heures de permanence téléphonique effectuées et des services associés. Les tarifs sont souvent “sur mesure”, ils dépendent du volume d’appels, des services souhaités : réception des appels entrants, prise de messages, prise de rendez-vous et gestion des agendas, renvoi d’appels, notification de messages par email ou SMS, compte-rendus d’appels rédigés, accueil téléphonique 24/24, 7/7, et même services commerciaux de prospection ou administratifs plus complets…

 La mise en place d’un standard téléphonique externalisé est moins coûteuse que celle d’un service interne : pas de salaire ni de congés à payer, pas d’équipement informatique et téléphonique à installer, pas de personnel à former… Et plus la valeur ajouté de la télésecrétaire est forte, plus cette équation se vérifie (télésecrétaire bilingue, téléopérateur commercial, etc.)

C’est donc une évidence, avec un secrétariat téléphonique externalisé, le budget “accueil téléphonique” est mieux maîtrisé, ce qui explique d’ailleurs le succès des plateformes téléphoniques auprès de nombreux corps de métier.


Quel tarif secrétariat téléphonique pour quelle qualité de service ?

La recherche du prestataire le moins cher n’est pas forcément la meilleure idée en matière de secrétariat téléphonique externalisé. Les coûts étant de toute façon moindre par rapport à une solution interne, mieux vaut opter pour le meilleur rapport qualité-prix que pour une solution low cost qui risque de décevoir…

Un coût particulièrement bas peut en effet être le signe d’une plateforme téléphonique délocalisée à l’étranger. Les inconvénients peuvent alors être de plusieurs ordres : main d’oeuvre sous-payée, maîtrise imparfaite de la langue française, méconnaissance du vocabulaire de votre activité et de votre secteur géographique d’intervention, problèmes techniques de liaison, etc.

Mais un prix plus élevé n’est pas non plus automatiquement synonyme de qualité… méfiance donc. Vérifiez toujours l’ancienneté de l’entreprise prestataire ainsi que ses références et les avis de clients, assurez-vous que les téléopérateurs ont reçu une formation adéquate qui leur permet d’assurer un accueil téléphonique professionnel de qualité, demandez si l’entreprise a une politique qualité et si elle effectue des contrôles en la matière.

Enfin, avant de choisir votre prestataire, vous pouvez comparer les modes de facturation, la durée des périodes d’essai et de celles d’engagement. Certains proposent des forfaits au mois ou sur l’année, en fonction du volume des appels et des services souhaités, Prenez le temps de bien analyser tous ces éléments avant de faire votre choix pour réellement avoir le tarif secrétariat téléphonique le plus satisfaisant à tous points de vue…