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Bénéficier des avantages d’une télésecrétaire bilingue

Il est vrai que tout le monde n’a pas les mêmes attentes en matière de secrétariat téléphonique. Cependant, tout le monde tend au même objectif : proposer à ses interlocuteurs un accueil téléphonique sur mesure. C’est la raison pour laquelle, dans certains domaines d’activités, une secrétaire bilingue peut s’avérer indispensable. Une secrétaire bilingue ? Et pourquoi pas le télésecrétariat bilingue IPContact ?

Une télésecrétaire bilingue : pourquoi ?

Parce qu’il s’agit, d’une part, de la première ligne du service client pour qualifier les demandes des clients étrangers. D’autre part, cela fait gagner un temps précieux aux équipes internes !

Une télésecrétaire bilingue : qu’est-ce que c’est ?

C’est tout simplement une secrétaire bilingue qui travaille à distance. Autrement dit, c’est une personne capable de répondre en deux ou trois langues (français et anglais, français et allemand, français et espagnol…) aux interlocuteurs d’une entreprise. Dès lors, on peut légitimement se demander pourquoi externaliser une telle compétence.

Le télésecrétaire bilingue offre une alternative confortable

On pourrait objecter que lorsqu’on a besoin d’une secrétaire bilingue, mieux vaut l’avoir dans ses locaux et donc la salarier. C’est effectivement une solution qui présente des avantages. Elle est d’ailleurs adoptée par de multiples entreprises.

Cependant, quand on est une TPE ou une PME, un petit hôtel, un restaurant ou même un office de tourisme d’une petite commune, a-t-on les moyens de salarier une secrétaire bilingue ? A-t-on toujours la place de l’accueillir dans ses bureaux ? De plus, les appels multilingues sont-ils à traiter tout au long de la journée ?

Le télésecrétariat offre alors une alternative tout aussi qualitative.
Externaliser sa secrétaire bilingue, c’est, en effet, pouvoir s’offrir une compétence précieuse. Celle d’un accueil téléphonique en anglais, en allemand ou en espagnol qui s’adapte au secteur d’activité de l’entreprise. Et ce, sans faire exploser ses dépenses.

Comment assurer un accueil téléphonique à distance ?

Or, les petites structures manquent souvent de place. C’est pourquoi le fait que le télésecrétariat ne soit pas dans les locaux présente encore un avantage. Et pourtant, la téléopérateur répond au nom de l’entreprise comme s’il en faisait partie. Il est également formé à son vocabulaire et à ses process, si bien que l’interlocuteur ne subit pas l’externalisation comme une contrainte.

En d’autres termes, externalisée ou pas, la secrétaire bilingue contribue à atteindre un des objectifs majeurs pour l’entreprise. Car optimiser sa relation client permet d’améliorer la satisfaction client.

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De fait, notre service externalisé de permanence téléphonique bilingue est conçu pour répondre à tous vos clients. Et ce, quel que soit l’endroit où ils se trouvent ! Sa plage d’horaire étendue (jusqu’en 24/7) permet effectivement de capter des clients potentiels qui auraient été hors de portée. Autrement dit, les décalages horaires n’entravent plus la relation client… Bien au contraire.

Pour communiquer aisément avec les clients étrangers

Il va de soi que toutes les entreprises qui ont des clients étrangers ou qui travaillent à l’international devraient pouvoir communiquer avec leurs clients dans leur langue. Ou, du moins, dans un anglais parfait.

Or, la télésecrétaire bilingue offre cette possibilité. Puisqu’elle sait répondre à l’appelant dans une langue qu’il comprend. Elle assure donc efficacement son travail de secrétariat au quotidien.

Tout d’abord, elle identifie et qualifie la demande.
Ensuite, elle prend les messages.
Bien entendu, elle fait suivre les appels urgents.
Le cas échéant, elle respecte l’escalade managériale.
Elle est à même de notifier les appels en temps réel via un SMS ou un e-mail.
Aussi, elle organise les rendez-vous et synchronise les agendas.
Enfin, elle assure, grâce aux outils CRM, un suivi des demandes des clients afin de garantir un accueil téléphonique de qualité, de jour comme de nuit.

Perle rare, la télésecrétaire bilingue est une ressource importante pour l’image de l’entreprise

Actuellement, de nombreuses entreprises ont des partenaires en Europe, aux États-Unis, en Asie ou en Afrique. Par exemple, les e-commerces travaillent avec le monde entier. Il s’agit également des hôtels et des restaurants accueillant une clientèle internationale. De même, une télésecrétaire bilingue peut apporter un vrai confort de travail à divers centres d’affaires.

En effet, répondre à ses interlocuteurs dans leur langue ou en anglais est un must en termes d’image pour l’entreprise. C’est non seulement une forme de respect envers ses clients potentiels. Mais c’est aussi un atout majeur pour la négociation.

Évidemment, de nombreux organismes, agences de tourisme, entreprises internationales et e-commerces l’ont déjà compris. Ils ont donc choisi l’efficacité et la compétence d’une télésecrétaire bilingue pour se distinguer de leurs concurrents. Ils offrent ainsi une qualité d’accueil téléphonique irréprochable à leurs interlocuteurs.