Bénéficier des avantages d’une télésecrétaire bilingue ?

Tout le monde n’a pas les mêmes attentes en matière de secrétariat téléphonique, mais tout le monde tend au même objectif : proposer à ses interlocuteurs un accueil téléphonique sur mesure. C’est la raison pour laquelle, dans certains domaines d’activités, une secrétariat bilingue peut s’avérer absolument indispensable. Une secrétaire bilingue ? Et pourquoi pas plutôt un télésecrétaire bilingue ?

Une télésecrétaire bilingue pourquoi ?

Précisons d’abord les choses : une télésecrétaire bilingue, qu’est-ce que c’est ?

C’est tout simplement une secrétaire bilingue qui travaille à distance, autrement dit une personne capable de répondre en deux ou trois langues (français et anglais, français et allemand, français et espagnol, français, allemand, anglais…) aux interlocuteurs d’une entreprise. Mais on peut légitimement se demander pourquoi externaliser une telle compétence. On pourrait objecter que quand on a besoin d’une secrétaire bilingue, mieux vaut l’avoir dans ses locaux, et donc la salarier. C’est effectivement une solution qui présente des avantages et qui est d’ailleurs adoptée par de multiples entreprises. Mais quand on est une TPE ou une PME, un petit hôtel, un restaurant ou même un office de tourisme d’une petite commune, on n’a pas toujours les moyens de salarier une secrétaire bilingue, ou même la place de l’accueillir dans ses bureaux et surtout des appels multilingues à traiter tout au long de la journée… Le télésecrétariat offre alors une alternative confortable et tout aussi qualitative.

Externaliser sa secrétaire bilingue, c’est pouvoir s’offrir une compétence précieuse, celle d’un accueil téléphonique en anglais, en allemand ou en espagnol adapté au secteur d’activité de l’entreprise, sans faire exploser ses dépenses mensuelles.

Une télésecrétaire bilingue assure l’accueil téléphonique d’une entreprise à distance, elle n’est donc pas dans les locaux, ce qui est encore un avantage pour les petites structures manquant de place. Mais elle répond au nom de l’entreprise comme si elle en faisait partie, elle est également formée à son vocabulaire et à ses process, si bien que l’interlocuteur ne subit pas l’externalisation comme une contrainte.

Externalisée ou pas, la secrétaire bilingue contribue à objectif majeur pour l’entreprise : optimiser sa relation client et améliorer du même coup la satisfaction client.

Un secrétariat bilingue externalisé pour qui ?

Toutes les entreprises qui ont des clients étrangers ou qui travaillent à l’international devraient pouvoir recevoir leurs clients au téléphone dans leur langue, ou au moins dans un anglais parfait. La télésecrétaire bilingue offre cette possibilité. Elle sait répondre à l’appelant dans une langue qu’il comprend, tout en assurant son travail de secrétaire quotidien. Elle identifie et qualifie la demande, prend les message, fait suivre les appels urgents, respecte l’escalade managériale le cas échéant, notifie les appels en temps réel via un sms ou un mail, organise les rendez-vous, synchronise les agendas et assure, grâce aux outils CRM, un suivi dans les demandes des clients afin de garantir un accueil téléphonique de qualité.

Les entreprises comptant des partenaires dans les pays européens, aux Etats-Unis, en Asie ou en Afrique, les e-commerces travaillant avec le monde entier, les hôtels et restaurants accueillant une clientèle internationale, les centres d’affaires, sont autant de professionnels à qui une télésecrétaire bilingue peut apporter un vrai confort de travail. Car répondre à ses interlocuteurs dans leur langue ou en anglais est un must en terme d’image pour l’entreprise. C’est une forme de respect envers les interlocuteurs, c’est aussi un atout majeur pour la négociation.

De nombreux organismes et agences de tourisme, entreprises internationales et e-commerces l’ont déjà compris et ont choisi l’efficacité et la compétence d’une télésecrétaire bilingue pour se distinguer de leurs concurrents et offrir une qualité d’accueil téléphonique irréprochable à leurs interlocuteurs.