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Votre centre d’appels partenaire, sérénité comprise

Vous voudriez externaliser votre standard téléphonique dans un centre d’appels partenaire. Mais vous êtes encore en train de peser le pour et le contre ? Car vous ne connaissez pas assez le sujet et vous avez peur de vous tromper ?

Choisir un prestataire demande, en effet, de connaître l’ensemble des possibilités offertes par un centre d’appels partenaire. Relation client, optimisation du temps ou encore souplesse dans l’organisation… Découvrez ici les avantages de travailler avec le réseau de télésecrétaires IPContact.

Pourquoi choisir un centre d'appels partenaire pour externaliser son accueil téléphonique ?

Tout simplement parce qu’un centre d’appels, c’est l’opportunité de disposer d’une secrétaire, d’un chargé d’affaires, d’un spécialiste hotline au service d’une activité. Le tout, servi avec de multiples avantages liés à l’externalisation et très peu d’inconvénients… Effectivement, un centre d’appels, c’est aussi la possibilité de tenir toutes ses bonnes résolutions sans effort. C’est, en tout cas, ce que semblent penser de plus en plus d’entreprises. Qu’elles soient agences de voyage, médecins, cliniques et travailleurs indépendants qui ont fait le choix d’externaliser leur secrétariat.

Avoir accès à un service professionnel

De fait, faire appel à un centre d’appels, c’est s’assurer les services d’une personne qualifiée en accueil téléphonique et compétente dans un domaine d’activité spécifique. De plus, en externalisant ces fonctions, on peut même se permettre d’avoir une personne très qualifiée que l’on n’aurait jamais eu les moyens d’embaucher.

Se libérer et mieux s’organiser

En fait, en externalisant leur secrétariat et leur accueil téléphonique, les professionnels peuvent se concentrer sur leur métier et sur des tâches à valeur ajoutée. Ils n’ont plus à organiser leurs rendez-vous, à gérer le service après-vente. Ni à répondre aux demandes téléphoniques pendant leur temps de travail. Par conséquent, ils gagnent un temps précieux et optimisent leur journée.

Choisir les périodes de fonctionnement de son accueil téléphonique

En outre, un centre d’appels partenaire, c’est aussi la possibilité d’avoir une organisation plus souple. En effet, les télésecrétaires sont là pour prendre le relais quand la secrétaire salariée part en vacances ou quand elle est malade. Cela permet également à une entreprise d’élargir, temporairement ou à plus long terme, l’amplitude horaire de sa permanence téléphonique.

Autrement dit, grâce à tous ces avantages, le recours à un centre d’appels pourrait bien être la solution… Pour tenir tous ses engagements !

Les bonnes résolutions pour renforcer sa relation client

Se recentrer sur son cœur de métier

En réalité, cela s’adresse à tous ceux qui continuent à interrompre une consultation avec un patient, à stopper un rendez-vous avec un client, à s’arrêter en plein milieu d’une vente ou de l’étude d’un dossier pour répondre au téléphone. Mais encore à ceux qui continuent à passer à côté d’opportunités faute d’avoir pu répondre à tous les appels téléphoniques pourraient bien ne plus être dans la course !

Désormais, pour exercer son métier efficacement et avec dévouement, il faut se rendre disponible… Ce qui est impossible si l’on doit répondre au téléphone qui sonne toutes les 5 minutes.

Organiser plus efficacement son emploi du temps

Bien évidemment, on peut continuer à organiser les rendez-vous pendant qu’on travaille et gérer les annulations et les reports au fil de la journée… Toutefois, c’est au risque d’être déconcentré en permanence et de commettre des erreurs. À la fois, dans son travail et dans ses prises de rendez-vous.
C’est pourquoi on peut alors décider de mieux s’organiser au quotidien.

Soigner sa relation client ou sa relation patient

De fait, le client, comme le patient, est au centre de toute activité professionnelle. Sans lui, le commerçant, le notaire, l’avocat, le garagiste, le médecin, etc. ne seraient rien. C’est la raison pour laquelle il est important, pour chacun de ces professionnels, de respecter ses clients, de savoir les écouter, de prendre le temps de les « chouchouter ». Car c’est en soignant la relation client ou la relation patient que les uns comme les autres pourront envisager sereinement l’avenir. En conséquence, une relation satisfaisante avec un client ou un patient engendrera bonne réputation, fidélité et donc… prospérité !

Un centre d'appels partenaire de qualité en France

Or, attirés par des coûts défiant toute concurrence, les entreprises, entrepreneurs, e-commerces et cabinets médicaux ou notariaux ont parfois cédé à la tentation des centres d’appels délocalisés. Mais nombre d’entre eux en sont revenus… quelque peu désenchantés. À cause du manque de qualité dans un système pensé pour répondre à un maximum d’appels en un minimum de temps. Mais aussi en raison des problèmes de ressources humaines liés à un traitement controversé des salariés. Ainsi que le manque de proximité. Sans parler des problèmes d’élocution en français… En d’autres termes, les call centers délocalisés cumulent les points négatifs.

Un centre d'appels partenaire made in France, pourquoi ?

Il y a encore une dizaine d’années, les entreprises n’avaient pas d’affinités particulières pour le made in France qui est pourtant, aujourd’hui, si recherché. Désormais, on ne jure que par lui ! En effet, de plus en plus de consommateurs sont sensibles aux produits de fabrication française, aux entreprises implantées en France, au savoir-faire français et aux labels nationaux. Il paraît donc naturel que ces mêmes consommateurs affirment de plus en plus leur préférence pour les centres d’appels français et pas uniquement parce qu’ils sont chauvins !

Mieux adaptés au marché hexagonal, les centres d’appels situés en France offrent ainsi d’autres avantages appréciés.

Tout d’abord, une plus grande qualité d’écoute
Ensuite, une meilleure formation au métier de télésecrétaire
Ainsi qu’un plus grand sens du service
De même qu’un souci de l’expérience client
Et aussi, un vocabulaire plus adapté
Enfin, une expression française, bien évidemment meilleure que celle des centres d’appels low cost situés en Inde, par exemple.

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RGPD

Un exemple de centre d'appels partenaire à ne pas suivre

Il y a quelques années, le standard externalisé de la Ville de Paris était en grève. En effet, un centre d’appels partenaire, répondant au nom des mairies d’arrondissement, avait été mis en place pour répondre aux questions des citoyens parisiens. En fait, ils devaient les renseigner sur des sujets aussi variés que les problèmes avec les crèches, mairies, piscines ou bibliothèques. Ce call center regroupait ainsi des téléopérateurs probablement très compétents mais absolument furieux. Car ces hommes et ces femmes se sentaient impuissants face aux interrogations et surtout face aux réclamations de leurs interlocuteurs. Puisqu’ils n’avaient aucune réponse à leur apporter, ils ne pouvaient que les renvoyer sur le site Internet de la ville.

Or, le problème venait probablement du fait que les consignes données aux téléassistants se limitaient à redistribuer les appels vers le service compétent. Leur mission n’avait peut-être pas été clairement définie. Ou bien les informations mises à leur disposition étaient certainement incomplètes. Mais encore ils n’étaient sans doute pas assez nombreux pour répondre à tous les appels…

Conseils pour trouver le bon partenaire

Dès lors, quelles leçons faut-il tirer de cet exemple de dysfonctionnements parmi tant d’autres ? Premièrement, que le choix du prestataire en matière de permanence téléphonique est essentiel. Deuxièmement, que l’externalisation ne s’improvise pas ! Voici donc quelques points à vérifier avant de se lancer dans l’externalisation de son secrétariat.

1. Tout d’abord, toujours choisir un prestataire et des centres d’appels se trouvant sur le territoire français. Et employant des téléconseillers, téléassistantes et télésecrétaires français ayant une parfaite élocution.

2. Ensuite, s’assurer que ces téléopérateurs vont recevoir une formation adaptée à votre domaine d’activité. Qu’ils sont donc qualifiés et compétents dans le sujet qui vous concerne (maîtrise du vocabulaire lié à votre domaine d’activité, maîtrise des procédures, etc.).

3. Aussi, leur fournir tous les éléments pour qu’ils puissent répondre au mieux à vos interlocuteurs. Scénarios de réponses selon les questions posées, fonctionnement de l’entreprise, accès à l’organigramme, au planning de RDV, aux fichiers clients, etc.

4. Également, veiller à ce que le centre d’appels partenaire vous propose un véritable suivi qualité et un interlocuteur unique en charge de votre dossier. En effet, ce dernier devra dimensionner une équipe de télé-assistantes à la hauteur de vos besoins. Ainsi que se rendre disponible pour répondre à vos questions ou régler, au plus vite, les problèmes rencontrés.

5. Puis s’assurer que les procédures sont bien respectées. Que les réponses apportées à ses interlocuteurs sont conformes aux consignes données. Comme aux codes de bonne pratique en matière de permanence téléphonique (respect des étapes-clés, de l’accueil du client à la prise de congé).

6. Enfin, vérifier que les outils CRM et télécom du centre d’appels qui intervient en votre nom sont bien compatibles avec les vôtres.

Les avantages quand vous avez fait le bon choix

En d’autres termes, externaliser votre standard téléphonique avec un centre d’appels partenaire pour votre accueil téléphonique est LA solution pour vous consacrer à votre cœur de métier ! Grâce à nos services performants, vous allez ainsi gagner en qualité de travail et en sérénité. Car vous pourrez faire gérer votre accueil téléphonique par des télé-assistantes jusqu’à 24h/24, 7j/7. Par ailleurs, vos relances téléphoniques, votre secrétariat, vos plannings de RDV, votre hotline, vos appels entrants seront traités. De plus, l’externalisation permet de gérer vos appels sortants ainsi que vos campagnes marketing.

Et ce, pour 3 résultats. Premièrement, vous dégagez du temps pour vous recentrer sur votre activité. Deuxièmement, vous externalisez toutes les tâches chronophages. Troisièmement, vous améliorez votre image. Puisque vous ne laissez pas attendre vos interlocuteurs. Et que vous êtes désormais sûr qu’on leur répond de manière courtoise et professionnelle…

Si vous n’êtes pas encore convaincu, alors pourquoi ne pas faire un essai d’un mois ? IPContact vous propose ainsi de tester ses services avec la possibilité de résilier au bout d’un mois sans aucun frais supplémentaires. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à remplir le formulaire présent sur les pages du site. Un conseiller commercial vous recontactera.