Comment gérer les appels téléphoniques entrants en BtoB

Gestion des appels entrants : des téléassistants au service de votre accueil téléphonique

La gestion des appels entrants est une composante cruciale de la communication entre les entreprises et leurs clients. IPContact comprend l’importance de chaque appel et met à votre disposition des solutions de pointe pour assurer une gestion efficace et une satisfaction client maximale.

Avec son large réseau de centres d’appels, IPContact est capable de répondre à toutes les problématiques de la relation client. Formés et évalués de façon continue, les secrétaires et réceptionnistes prennent en charge les appels entrants téléphoniques des professionnels, des entreprises, des libéraux ou des services publics.

Les appels entrants sont souvent le premier point de contact entre vos clients et votre entreprise. La qualité de cette interaction peut avoir un impact significatif sur l’image de votre entreprise et la satisfaction de vos clients. C’est pourquoi IPContact propose des solutions de gestion des appels téléphoniques pour répondre à vos besoins spécifiques, que ce soit en appel entrant ou en appel sortant (avec sa plateforme de téléprospection BtoB).

Chacun des centres d’appels IPContact est pensé pour apporter des services de secrétariat à distance et d’assistances téléphoniques optimums. Aussi, des tâches administratives, comme la rédaction de courriers ou d’e-mails, peuvent être intégrées au plateau téléphonique multicanal. Notre gestion des appels téléphoniques apporte la flexibilité et la réactivité dont votre métier à besoin. Découvrez les avantages !

  • Secrétaires
  • Spécialistes de l’accueil téléphonique
  • Télésecrétariat médical et juridique
  • Chargés d’affaires
  • Technico-commerciaux sédentaires
  • Téléopérateurs
  • Service d’assistance
  • Assistants SAV
  • Hotlineurs
Téléopérateur : l'assistant de votre équipe médical pour les missions d'accueil
Télésecrétaire callcenter dédiée au tourisme
Secrétariat à distance en pleine conversation avec un correspondant
Le service client externalisé pour vous assister
Centre d'appels avec permanence téléphonique d'entreprise : santé, droit, artisan, immobilier...

Pourquoi mettre en place une gestion des appels entrants téléphoniques ?

Trop d’appels à gérer en même temps ? Manque de personnel qualifié ? Pics de saisonnalité ? Clients mécontents, taux de satisfaction en baisse, trop d’attente, manque de solutions ? Vous avez besoin de vous organiser autrement. Externaliser votre standard téléphonique auprès d’une plateforme téléphonique est la solution !

L’équipe de télésecrétaires IPContact assure votre secrétariat téléphonique, la gestion des appels entrants, sortants, et bien plus encore. Ces hommes et ces femmes qualifiés et rigoureux sont à votre entière disposition pour répondre aux appels qui vous sont adressés. Étape par étape, ils renseignent vos interlocuteurs, prennent rendez-vous et configurent votre prise de RDV en ligne. Ils peuvent aussi prendre un message et, éventuellement, en fonction de vos consignes, vous mettre en relation avec l’interlocuteur.

L’accueil téléphonique de vos clients s’effectue avec le plus grand professionnalisme selon les règles élémentaires du métier, selon une formation et des instructions très précises : les vôtres. Car chaque appel téléphonique est un contact initié. Il est donc important de donner une première impression positive pour qu’elle soit durable.

Astreinte téléphonique externalisée, gestion des appels entrants des entreprises, assistance technique service
Le secrétariat téléphonique externalisé IPContact propose une permanence jusqu'en 24/24-7/7

Basées en région, nos téléopérateurs sont proches de vous… et de vos appelants

Le Made in France est un gage de qualité important pour vous ? Il l’est aussi pour tous nos centres d’appels régionaux partenaires. D’ailleurs, c’est notre marque de fabrique : les télésecrétariats IPContact sont basés en France. C’est un avantage important pour votre image de marque car il garantit la qualité de nos services d’accueil. De plus, grâce aux compétences linguistiques de nos agents opérateurs, nous proposons également des prestations bilingues, avec un standard téléphonique bilingue, sur simple demande.

L’équipe Service Standard Téléphonique d’IPContact suit une formation avant chaque prise de poste. Elle est là pour vous donner des conseils sur la mise en place et l’application d’une solution de télésecrétariat.

Les télésecrétaires IPContact sont vos assistants personnels

En plus de la gestion des appels entrants, ils peuvent prendre en charge l’ensemble des missions que vous souhaitez leur confier et suivent vos consignes à la lettre. Ils assurent également  le suivi de vos commandes, procèdent à un diagnostic incident, répondent à des questions techniques concernant votre activité. Et encore, ils effectuent la relance téléphonique, des demandes de devis restés sans réponse ou des impayés pour seconder votre facturation.

Nos téléopérateurs et télésecrétaires connaissent les produits que vous vendez et peuvent répondre précisément à vos clients. Ils assurent ainsi votre SAV ou le suivi de vos souscriptions ou commandes depuis votre plateforme téléphonique de réservation. Ils peuvent également effectuer des appels sortants.

Intégrés à votre système d’informations, ils ont accès à vos données et répondent aux questions pointues, vous permettant dès lors d’enrichir votre base client.

Au cœur de la relation commerciale : la digitalisation de la relation client et la gestion des appels entrants

Véritable valeur ajoutée pour votre entreprise, personnaliser la réception des appels entrants est aujourd’hui indispensable. Car la satisfaction client est au centre de nos préoccupations.

C’est pourquoi nos outils répondent parfaitement à ces nouveaux enjeux de consommation. L’automatisation des process permet d’entretenir la relation humaine au cœur de nos solutions digitales. Eh oui ! Paradoxalement, plus les consommateurs sont volatiles et connectés, plus ils apprécient un support client personnalisé par un canal interne très traditionnel : le téléphone !

Nos télésecrétaires peuvent non seulement optimiser la gestion de vos appels entrants mais aussi prendre en charge l’externalisation de votre service client. De cette manière, vous vous consacrez à votre cœur de métier et vous confiez l’écoute et la connaissance de vos clients à vos téléopérateurs. Ils seront une véritable assistance au service de la valorisation de votre entreprise et de la fidélisation de votre clientèle.

Une gestion optimale de votre accueil quel que soit le nombre d’appels à traiter

Personne n’aime attendre au téléphone. Grâce à la gestion des flux des appels téléphoniques d’IPContact, les temps d’attente de vos appelants sont minimes. Cela se traduit par un numéro plus accessible, par un client plus satisfait et une meilleure perception de votre entreprise.

L’accueil du call center IPContact est ouvert du lundi au vendredi de 8h à 19h et le samedi de 9h à 12h. Mais nos prestations peuvent être étendues sur des plages horaires allant jusqu’à 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24. Ainsi votre traitement est continu.

Tous nos agents et assistants sont de nationalité française. Le français est leur langue maternelle. Quant à nos équipes internationales, elles peuvent être issues de pays anglophones, comme l’Irlande, les États-Unis ou l’Afrique du Sud. Ce qui nous permet donc de proposer à chaque entreprise, des prestations avantageuses en anglais avec une permanence téléphonique bilingue d’excellence.

télésecrétaire  

Vous souhaitez optimiser votre relation client ? Contactez-nous !

Découvrez nos solutions d’accueil téléphonique externalisé

Parlez-nous de votre projet. IPContact Group conçoit, pilote et met en œuvre, depuis 2001, des solutions externalisées qui associent compétences humaines et techniques aussi variées qu’étonnantes.

Logiciels et informatique avec fonction métier de télésecrétariat pour le tourisme, le marketing, la santé, le droit, le BTP...
Gestion des appels entrants et sortants dans le secrétariat à distance de Lyon

Des logiciels pour permanence téléphonique avec des outils de téléphonie VoIP innovants

Pour répondre à vos interlocuteurs, via notre logiciel, nos agents téléopérateurs disposent d’un accès direct aux fichiers des entreprises clientes grâce à des outils CRM et télécom de dernière génération, développés sur mesure par Logicielnet (l’ESN* d’IPContact Group) et directement intégrés à vos outils métier.
*ESN – Entreprise de Services du Numérique

Des fonctionnalités à la pointe de l’innovation : l’IA conversationnelle associée aux agents

Expert en relation client avec sa téléphonie VoIP, Logicielnet a intégré à son logiciel de télésecrétariat, une solution d’intelligence artificielle conversationnelle capable de traiter la prise de rendez-vous de façon automatisée, directement par téléphone. Ce callbot est un véritable assistant vocal virtuel de votre télésecrétaire dédié ! L’outil de synthèse vocale conduit l’entretien téléphonique de la qualification du motif du RDV jusqu’à la confirmation de celui-ci. Vos clients n’ont plus besoin d’accéder à votre agenda en ligne pour prendre RDV. Un simple appel téléphonique suffit.