Centre d'appels IA pour un accueil téléphonique augmenté

Des télésecrétaires à l’écoute de vos clients et patients

Nos télésecrétaires IPContact sont à votre service pour assurer la gestion des appels entrants : de l’accueil téléphonique à la permanence téléphonique. Aussi, grâce à notre réseau régional de centre d’appels, comptant plusieurs centaines de téléopérateurs et de téléassistantes formés à la permanence téléphonique, nous trouverons les compétences métiers correspondant à votre demande.

Votre télésecrétariat répondra à toutes les problématiques d’accueil téléphonique que vous rencontrez au quotidien.
Télésecrétaire méthodique de votre plateforme téléphonique externalisée
tarif euros télésecrétariat médical
Téléopérateur : l'assistant de votre équipe médical pour les missions d'accueil
Astreinte téléphonique externalisée, gestion des appels entrants des entreprises, assistance technique service
Le secrétariat téléphonique externalisé IPContact propose une permanence jusqu'en 24/24-7/7

Les missions de vos télésecrétaires dans le cadre d’une permanence téléphonique externalisée

Premièrement, notre secrétariat à distance assurera la prise en charge, partielle ou totale, de manière automatisée ou en débordement, de vos appels entrants.

Deuxièmement, il répondra à vos interlocuteurs, selon vos consignes et de manière pragmatique. Il se chargera également du filtrage d’appels de votre astreinte téléphonique pour en qualifier les demandes. De plus, il pourra configurer votre prise de rendez-vous en ligne grâce à notre logiciel télésecrétariat, de notre suite logicielle Logicielnet. Enfin, notre plateforme téléphonique traitera votre prospection commerciale en réalisant des appels sortants depuis votre fichier client.

Grâce à la maîtrise des nouvelles technologies de l’information et de la communication, notre ESN Logicielnet pourra interconnecter nos modules CRM & télécoms à vos outils métier. Ces derniers permettent ainsi la remontée des données, en temps réel, directement dans les deux entités : chez vous et chez nous.
  • La gestion de votre secrétariat téléphonique (médical, juridique, PME, SAV, service cient e-commerce, etc.)
  • La gestion des agendas et la prise de RDV grâce à notre agenda partagé
  • La gestion administrative
  • Les rappels et relances téléphoniques avec une retranscription audio si nécessaire.
 

Notre mission télésecrétariat s’effectue en 3 étapes qui sont parfaitement maîtrisées par nos standardistes

1 • Accueillir

Au cours de cette étape, l’agent d’accueil doit véhiculer une image positive de votre entreprise ou de votre cabinet. À cet effet, il doit comprendre, en quelques secondes, qui appelle (identifier l’appelant) et pour quelle raison (pour pouvoir donner suite et apporter la réponse).

2 • Traiter la demande

Le télésecrétaire, après avoir reformulé les attentes, doit agir de manière appropriée.
  • Répondre à la question
  • Si nécessaire, transférer l’appel à la bonne personne
  • Ou bien prendre un message
  • Éventuellement, mettre en attente
  • Et même, téléprospecter.

3 • Faire face à la difficulté

Pour répondre en toutes circonstances, les secrétaires IPContact maîtrisent les techniques du secrétariat externalisé.

  • Telle que l’écoute active
  • Ainsi que les principes de l’argumentation
  • Aussi, la réponse aux objections
  • Sans oublier le sang froid et le contrôle des émotions
  • Et la gestion des conflits.
Désormais, les secrétaires IPContact mettent à profit leur expérience professionnelle au service d’un accueil personnalisé.

Avec sérénité, réactivité et flexibilité, comme dans notre télésecrétariat médical, les secrétaires médicales accompagnent ainsi la patientèle des médecins généralistes. Soumis au secret professionnel, ces agents d’accueil font preuve de discrétion autour des données de santé dont ils disposent.

Par ailleurs, pour les entreprises, le service d’accueil externalisé IPContact peut aussi prendre en charge une assistance administrative. Courrier, mailing, transcription, assistanat avec relance de devis ou d’impayés peuvent alors être intégrés dans le service de réception d’appels.
télésecrétaire  

Vous souhaitez optimiser votre relation client ? Contactez-nous !

Découvrez nos solutions d’accueil téléphonique externalisé

Parlez-nous de votre projet. IPContact Group conçoit, pilote et met en œuvre, depuis 2001, des solutions externalisées qui associent compétences humaines et techniques aussi variées qu’étonnantes.

Standardiste bilingue pour les demandes d'interlocuteurs étrangers
IA en amont des call center et plateaux téléphoniques

Les centres d'appels IPContact sont basés en région

Les compétences et qualités de notre téléassistance et secrétariat téléphonique

Notre assistance téléphonique proche de vous est :

Tous les télésecrétaires des centres d’appels téléphoniques IPContact ont suivi une formation pour pouvoir assurer efficacement votre permanence téléphonique. Ils présentent des compétences et savoir-faire indispensables à un accueil téléphonique de qualité et à une relation client satisfaisante. Ils sont également choisis pour leur professionnalisme.
  • Bien entendu, la courtoisie, le sourire et l’empathie
  • Mais encore, le débit, l’intonation, le rythme de paroles maîtrisées
  • Ainsi qu’une parfaite maîtrise du français et de l’anglais (si vous souhaitez une secrétaire téléphonique bilingue)
  • Et l’utilisation du vocabulaire correspondant à votre domaine d’activité.
  • Réactive pour satisfaire vos clients et répondre rapidement à leurs demandes;
  • Bilingue pour nos standards téléphoniques anglais ;
  • Disponible jusqu’à 7j/7 et 24h/24;
  • Associée aux solutions numériques vocales dont l’IA conversationnelle qui s’insèrent dans la stratégie de votre entreprise ;
  • Capable de réaliser une relance téléphonique client.

Le télésecrétariat évolue avec l'IA... mais un agent virtuel peut-il remplacer un secrétaire ?

Télésecrétaire callcenter dédiée au tourisme
Prestataire technicien externalisé help desk - Picto service d'assistance technique
Que ce soit dans le domaine du tourisme ou de l’e-commerce, ou pour un télésecrétariat BTP et artisan ou encore un télésecrétariat juridique, les appelants échangent déjà avec ces bots, chatbots et agents virtuels conversationnels, souvent par écrit. Disponibles du lundi au vendredi mais aussi en continu 24h/24 et 7j/7, ces robots sont, en effet, amenés à prendre en charge les demandes répétitives.
  • Décroché
  • Identification
  • Qualification de la demande avec recueil
  • Distribution d’information
  • prise de rendez-vous

Voici les 5 tâches de secrétariat qui peuvent être déléguées à l’IA d’IPContact, au sein de notre secrétariat en ligne. Et ce, directement par téléphone.
Grâce à l’IA, nos télésecrétaires peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée et qui nécessitent une prise de décision humaine. L’IA permet donc de multiplier les compétences métier d’IPContact pour obtenir un gain de temps, et finalement proposer une meilleure réponse téléphonique.

Une collaboration entre savoir-faire humain et technique où les compétences de nos télésecrétaires sont revalorisées

  • Premier atout. L’IA décroche quelle que soit la surcharge d’appels sur la ligne téléphonique. De sorte que votre numéro est toujours joignable, de jour comme de nuit. De cette façon, aucun message ne tombe sur votre boîte vocale.
  • Deuxième avantage. La permanence téléphonique est toujours assurée. Dès que la demande est complexe et qu’elle nécessite la pensée analytique, c’est-à-dire la capacité à reconnaître un problème, à y réfléchir de façon détaillée et à y trouver une solution, l’homme reste le maître. L’appel est alors automatiquement transféré vers un téléopérateur. Car aucun robot ne sait faire preuve d’initiative.
  • Troisième intérêt. Nos télésecrétaires sont ainsi en mesure de prendre des décisions plus sereinement en ayant le temps de poser les bonnes questions. Leur assistant virtuel se charge donc de clôturer les demandes moins urgentes où aucune criticité n’est détectée.