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Découvrez tous les avantages d’une permanence téléphonique externalisée
Quelle que soit votre activité, vous recevez forcément des appels téléphoniques que vous devez traiter avec efficacité pour satisfaire vos clients, patients ou usagers. Pour être sûr d’offrir un accueil téléphonique de qualité à vos interlocuteurs, avez-vous pensé à externaliser votre standard téléphonique ?
Sur ce point, les centres d’appel Ipcontact proposent des solutions souples, pensées pour répondre aux problématiques spécifiques à chaque métier, et qui en fait, présentent de multiples avantages. Les outils digitaux évoluent rapidement. L’organisation du travail se transforme. Libérez-vous de certaines tâches en externalisant une partie de vos RH !
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Les 4 avantages majeurs d’un standard téléphonique à distance
Aujourd’hui, quelle que soit la taille de l’entreprise, l’externalisation de l’accueil téléphonique peut devenir un véritable choix stratégique, une orientation assumée. C’est pourquoi, les centres d’appels Ipcontact entendent donner la première impression positive de votre entreprise. Ainsi, dès le décroché, la première impression doit être la bonne !
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1 • Structurer les équipes pour optimiser l’efficacité
Avant tout, un secrétariat téléphonique professionnel – simple ou complexe – externalisé (télésecrétariat) vous permettra très rapidement d’avoir une organisation optimale, que vous soyez une TPE, une PME-PMI, un grand compte, une administration ou un travailleur libéral. Gestion SAV, hotline, support technique ou service après vente, tous externalisés dans un centre d’appel, deviendront des leviers de performance. Car la satisfaction client est un enjeu essentiel.
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• Vos services doivent apporter des réponses techniques alors que vous souhaitez avoir plus de liberté dans l’organisation de votre équipe ?
• Votre standardiste est en vacances et vous avez besoin d’une secrétaire, d’une assistante entre autres, mais toute réflexion faite, vous ne souhaitez pas manager une équipe de standardistes ? De plus, vous devez dispatcher des appels de manière optimale avec des données fluctuantes ?
Quoi qu’il en soit, Ipcontact vous aide à mieux vous organiser :
• Traitement intelligent de tous vos appels entrants et sortants
• Temps économisé et meilleure gestion de votre emploi du temps
• Flexibilité totale dans l’organisation de vos volumes horaires
2 • Mesurer la qualité de votre accueil téléphonique
Quand une assistante compétente réalise pour vous des tâches allant du simple accueil téléphonique à la gestion commerciale et à l’optimisation de votre relation client, en fait vous ne ratez plus d’opportunité commerciale. Vous avez donc avec un plateau téléphonique externalisé, tous les outils en main pour attirer des prospects. Votre service commercial devient plus performant. Finalement, vous ne perdez aucun client ni patient et vous pouvez vous consacrer à votre cœur de métier.
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• Vous voulez présenter vos offres promotionnelles par un message enregistré avant décroché ?
• Vos données doivent être analysées en permanence avant d’apporter une réponse à vos interlocuteurs, d’ailleurs votre SAV doit être irréprochable ?
• Les informations de vos appels entrants doivent être intégrées dans votre outil CRM ?
C’est pourquoi, l’efficacité Ipcontact se met au service de votre performance :
• Zéro appel téléphonique manqué
• Un suivi d’affaires pour fidéliser vos clients
• Un support technique de qualité
• Pas de frais de personnel ni de charges sociales à payer
• Pas d’absentéisme lié à une maladie ou à des congés
3 • Valoriser l’image de marque de votre entreprise
Vous devez atteindre des objectifs d’excellence dans votre relation client comme dans vos actions opérationnelles ? Grâce à un accueil téléphonique courtois, efficace et précis, vous véhiculez une image sérieuse tout en soignant votre réputation. De toute façon, Ipcontact s’assure de la qualité des prestations proposées par un suivi qualité permanent, garantissant ainsi l’efficacité de ses services.
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• L’international est dans votre activité. Par conséquent vous devez pouvoir répondre en anglais à vos clients, à des horaires décalés par rapport aux horaires français ?
• Votre domaine est le luxe. Et pour cette raison, vous devez répondre à vos clients ou patients nuit et jour, en anglais pour assurer un service haut de gamme ?
Avant tout, les assistantes Ipcontact soignent votre image avec :
• Un accueil sur-mesure pour votre standard téléphonique à distance
• Des réponses apportées à vos interlocuteurs en fonction de vos instructions
4 • Créer la solution souple et sur-mesure qu’il vous faut
Ipcontact s’adapte : accueil et permanence téléphoniques, outils CRM et Télécom, sécurité des données… sont proposés à la carte, sur-mesure, en fonction de vos besoins, de manière ponctuelle (gestion de crise, pic d’affluence saisonnier…) ou permanente.
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• Vous gérez une situation de crise dans les meilleurs délais ?
• Votre salarié est en arrêt maladie ?
Quoi qu’il en soit, Ipcontact s’adapte à vos besoins :
• Installation du standard téléphonique à distance et mise en place d’une équipe opérationnelle en quelques heures
• Services téléphoniques sur-mesure
• Tarif mensuel forfaitaire ajusté à votre consommation. C’est à dire que vos frais correspondent réellement à vos besoins, à la réalité de votre activité et au nombre d’interventions de votre télé-assistante dans le mois
• Aucun équipement à installer dans votre entreprise et pas de charges fixes (électricité, fournitures, poste et abonnement téléphoniques…)
ACCUEIL
D’abord, à chaque décroché, des opérateurs courtois et compétents optimisent votre relation client
SUR-MESURE
Ensuite, vous accédez à vos messages depuis votre ordinateur, mobile ou outil métier
24H/24 – 7J/7
Aussi, nos télé-secrétaires répondent à vos appels à toute heure du jour ou de la nuit
PRISE DE RDV
Enfin, nous gérons votre agenda et votre agenda en ligne. Ainsi, vous ne manquez aucune opportunité commerciale
SUR-MÉDICAL
JURIDIQUE
BTP & DÉPANNAGE
E-COMMERCE
FUNÉRAIRE
TRANSPORT
En bref, nous sommes toujours là…
Assurer la flexibilité dont vous avez besoin et assurer votre continuité de service
Certaines choses sont parfois urgentes à gérer. C’est pourquoi, nos systèmes Télécom vous permettent de modifier votre statut afin que nous sachions qu’il est impossible de vous déranger. À vos côtés dans la gestion quotidienne de votre accueil téléphonique et prise de rendez-vous, avec un standard téléphonique à distance, vous n’avez donc plus à vous soucier de manquer les appels importants.
En débordement
“Veuillez patienter, nous allons prendre votre appel…“ Chaque appel représente une opportunité ou une demande de rendez-vous. Autant qu’en période de fort trafic, nous traitons les appels que vous auriez manqués.
De 8h à 19h30
Par un simple transfert de ligne, nous traitons vos appels entrants et gérons votre agenda, comme si c’était vous. Ainsi, vous avez la liberté de vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
24h/24 – 7j/7
Idéal si vous avez une astreinte téléphonique avec un besoin de réponse à tout moment, de jour comme de nuit. Nous nous spécialisons donc en dehors de vos heures d’ouvertures pour répondre à vos appels d’urgence.
Notre engagement est de fournir des services sur-mesure d’accueil et de permanence téléphonique pour gérer votre standard téléphonique à distance
Nos compétences techniques et humaines offrent une large gamme de service pour répondre à vos besoins spécifiques. En effet, vos appels sont pris en charge sur nos plate-formes téléphoniques avec tout le professionnalisme de nos opérateurs. La formation continue de nos secrétaires et leur suivi post-intégration assurent votre satisfaction et celle de vos clients, patients ou usagers. Aussi, nos outils Télécom permettent de gérer simultanément des milliers d’appels en temps réel. Par ailleurs, nos centres d’appels sont tous équipés des outils CRM de la Suite Logicielnet sur une infrastructure à la pointe de la technologie et totalement redondante où les données sont sécurisées.
Notre entreprise est pleinement consciente de l’importance de porter votre voix.
GESTION D’AGENDA
BILINGUE
HOTLINE
ASTREINTE
GESTION DE CRISE
RELANCE TÉLÉPHONIQUE