Une assistante secrétaire immobilier pour développer votre portefeuille client

Comment acquérir sa clientèle quand on est agent ou promoteur immobilier ? Qui vous communique les premières informations ? Avez-vous une secrétaire immobilier qui vous seconde ? Il va de soi que ce métier de terrain requiert une implication quotidienne maximale. Il s’agit d’accueillir ses clients, d’organiser les visites ou encore de prospecter des propriétaires pour chercher des biens pouvant intéresser de futurs acquéreurs.

En effet, entre prospection et gestion d’un portefeuille de mandats, le manque de temps persiste. Dès lors, la qualité de service s’en ressent. Cela nuit tout particulièrement à la création d’une relation client de confiance qui fidélise tous ceux qui ont des projets immobiliers.

Bien que l’apparition d’outils numériques facilite la communication entre offre et demande, la digitalisation impacte fortement l’exercice du métier d’agent immobilier. Car ces outils demandent une forte réactivité ! C’est pourquoi le télésecrétariat IPContact personnalise ses solition d’accueil pour le domaine de l’immobilier. Plus précisément, une plateforme téléphonique dédiée aux professionnels de l’immobilier associe outils CRM et télécom aux ressources humaines de ses centres d’appel. Ainsi, un télésecrétariat ou une astreinte téléphonique 24/7 dédiée syndic immobilier est prête à vous seconder.
Une secrétaire immobilier pour gérer vos résidences
Salle d'attente spécialiste
Secrétaire immobilier qui filtre les appels
picto d'une maison

Relation client : les 3 demandes principales des acquéreurs

Qui aime attendre ou patienter au téléphone ? Personne… Et pensez-vous que vos prospects aient un sentiment différent face à l’attente ? Désormais, nous vivons dans le monde du « presque tout immédiat ». L’enjeu des professionnels est donc de réussir à s’adapter à ces nouvelles contraintes et d’y répondre rapidement.

1. Assurer un décroché à l’heure du digital

Votre contact a un projet immobilier. D’abord, il cherche un bien sur Internet. Puis, quand il le trouve, il décide de vous contacter… Une fois… Deux fois… Mais votre agence immobilière ne répond pas.

Sachez qu’il y a peu de chances pour que ce contact vous contacte à nouveau.

En effet, il est clair que laisser un message sur répondeur ou ne pas recevoir de réponse après avoir complété un formulaire engendre inévitablement de la frustration. La concurrence entre les agences immobilières et l’absence d’exclusivité sont telles que votre contact tourne la page et passe à l’annonce suivante… Et parfois, pour le même bien !

En conséquence, comment entendez-vous attirer l’attention d’un prospect au téléphone ?

2. Mieux écouter pour mieux cerner la demande

Souvent, quand des clients appellent votre agence pour des renseignements, vous n’avez pas forcément le temps de leur répondre de la meilleure manière possible. Or, le problème le plus ennuyeux réside dans le défaut de prise d’informations. Entre « Je vous rappelle ce soir ! » ou encore « Non désolé, ce bien n’est plus disponible »… Vos contacts ont alors l’impression d’avoir été quelque peu  « éjectés ».

De ce fait, comment pensez-vous obtenir les précisions sur ce que votre interlocuteur recherche ?

3. Garder le contact le client

Vous êtes en pleine visite ou bien en route à la recherche de biens à la vente ou à la location, pour votre agence. Votre téléphone sonne. Mais vous êtes déjà occupé… Pourtant, au bout du fil, un ancien client est intéressé pour visiter un bien disponible sur votre site. Car vous n’êtes pas sans savoir qu’en moyenne, tous les 3 ans, un particulier change d’habitation. Le secteur de l’immobilier se prête donc tout particulièrement à la fidélisation de ces acquéreurs-revendeurs.

Dès lors, comment espérez-vous fidéliser votre portefeuille client, préalablement aux ventes et après ?
télésecrétaire  
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Découvrez nos solutions d’accueil téléphonique externalisé

Parlez-nous de votre projet. IPContact Group conçoit, pilote et met en œuvre, depuis 2001, des solutions externalisées qui associent compétences humaines et techniques aussi variées qu’étonnantes.

Les Success Stories d’IPContact !

Découvrez les Success Stories de nos clients. Apprenez-en plus sur les stratégies externalisées, mises en place avec IPContact, qui ont contribué à leur succès. Et qui sait ? La prochaine success story sera peut-être la vôtre ! Nos clients sont notre plus grande fierté.

Ces témoignages sont publiés avec l’accord exprès de nos clients.

“ En charge de mes appels, les secrétaires immobilier IPContact, sont devenues essentielles pour mon agence House and Co. ”

Immobilier-portrait-HouseandCo2

Interview de Jonathan Le Corronc Clady, fondateur et président de l’agence immobilière House and Co

Partenaire depuis janvier 2016

Agence immobilière House and Co Avignon

1. Pouvez-vous nous présenter votre agence House &Co ?

House & Co, 1er pôle Immobilier et Services de France (financé en Crowdfunding), propose plus de 20 services connexes dédiés à l’immobilier et au monde de l’habitat. House & Co a la solution à tous vos projets : de la vente à l’achat, en passant par le financement, la gestion, l’architecture, la rénovation et la décoration. House & Co, c’est plus de 200 agences partenaires et référents locaux en France et à l’international.

2. Qu’est-ce qui vous a convaincu d’externaliser vos appels téléphoniques chez IPContact ?

Le gain de temps et de productivité, bien sûr ! J’ai choisi d’externaliser ma secrétaire immobilier afin d’améliorer et d’optimiser notre organisation.

Mes collaborateurs gagnent en disponibilité. Ils sont mobilisés à la production d’autres tâches plus rémunératrices. Ils peuvent être sur le terrain, centrés sur leur cœur de métier. De plus, le télésecrétariat évite de perdre des appels, notamment lors des déplacements ou des rendez-vous client. En d’autres termes, le standard externalisé, c’est l’assurance de répondre à tous les clients et prospects.

3. Quels sont les points forts de notre partenariat ?

Adaptabilité, disponibilité, réactivité sont les points forts de notre partenariat. En effet, vous savez vous adapter en fonction de nos besoins, tout en offrant assez de souplesse vis-à-vis de nos consignes à un moment donné. En outre, votre service client est joignable, accessible et professionnel.

Ma secrétaire immobilier IPContact répond parfaitement à mes attentes !

4. Avez-vous mesuré l’impact de ces changements au sein de votre organisation ?

L’accompagnement par IPContact est très positif. Il nous a permis de dégager du temps de production pour nos équipes et de faire en sorte que nos clients puissent joindre House & Co à toute heure et sans interruption.

Sans le service d’IPContact, j’aurais besoin d’une assistante immobilier à plein temps pour répondre au téléphone en permanence. Ce service me permet d’avoir un salarié en moins et donc d’économiser. Non seulement je minimise mon budget administratif (salaires, charges…) mais aussi je me libère des contraintes de gestion des ressources humaines (absences, maladie, congés…).

Pour résumer ce service, je dirais que c’est un service de qualité et très pratique qui est devenu, aujourd’hui, essentiel pour nous.

Contact : Cabinet House & Co – 10 Rue Victor Hugo 84000 Avignon – Tel. 04 90 82 69 82

Immobilier

IPContact Group
Centre d’appels

Les ressources humaines de nos centres d’appels, associées aux compétences techniques de notre ESN, personnalisent nos solutions de traitement des appels. Collectives et flexibles, elles permettent que vos objectifs qualité soient atteints.

Secrétaire bilingue externalisées et assistante de la relation téléphonique

Comment gérer vos leads immobiliers efficacement ?

Aujourd’hui, les organisations sont confrontées à de nouveaux enjeux. Les leads – ces contacts clients issus des campagnes Internet, ont une durée de vie très courte. En effet, à travers un formulaire de contact, le prospect exprime un besoin et attend une réponse rapide.

C’est pourquoi vous avez tout intérêt à externaliser la qualification de vos leads auprès de votre secrétaire immobilier. Vous proposez ainsi une expérience client optimale avec une disponibilité en continu 6 jours sur 7, de 8h à 19h. Votre cellule d’appels dispose alors des ressources humaines pour pré-qualifier le projet immobilier et définir le profil de l’acheteur. Votre négociateur n’a donc plus qu’à reprendre contact avec le prospect grâce à un historique d’appels complet.

Et si faire appel à une secrétaire immobilier externalisée était votre solution ?

La qualification et la relation client revêtent désormais une importance fondamentale. Au même titre que les ressources humaines qui doivent être, à la fois, disponibles pour votre service client et favoriser le développement de votre agence immobilière. D’où la nécessité d’arbitrer entre les demandes et les offres de services proposés, le tout à long terme.

Pour optimiser l’expérience client, les agences ne doivent plus compter sur une approche métier-type ni mettre en place des outils génériques. Elles doivent personnaliser leur approche client. Autrement dit, il s’agit de repenser l’organisation du travail pour que chacun puisse apporter une valeur complémentaire.

C’est dans ce contexte qu’IPContact a développé des solutions de télésecrétariat sur mesure pour les professionnels de l’immobilier. De cette manière, ces derniers peuvent se consacrer à leur cœur de métier en ne perdant aucun prospect.

Tracer tous les appels entrants et historiser les échanges

Les assistants et secrétaires immobiliers de votre standard téléphone externalisé qualifient vos appels. Ainsi, ils alimentent votre fichier de contacts.

Chaque appel étant tracé, vous êtes à même de suivre la distribution des leads entre vos négociateurs et leur entonnoir de conversion. En d’autres termes, plus aucun lead n’est écarté. Plus aucune commission ne vous échappe.

Votre secrétaire immobilier peut aussi vous seconder dans vos actions de prospection en effectuant des campagnes d’appels sortants, selon les objectifs que vous aurez définis. Ce peut être, par exemple, la qualification de vos RDV piges.

  • Type de bien.
  • Choix de la transaction.
  • Critères de recherche.
  • Budget.
  • Abandon de recherche…

  

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Pour tout savoir sur nos centres d’appels et plateformes téléphoniques

Notre livre blanc vous apporte un éclairage permettant de saisir les enjeux liés à la relation client : une vision d’ensemble pour vous aider à choisir les solutions répondant à vos besoins.

Immobilier

IPContact Group
Accueil téléphonique

Avec une connaissance parfaite de la philosophie de votre entreprise et de votre domaine d’activité, nos téléopérateurs, une fois formés, répondent en votre nom et assurent votre relation client.

accueil téléphonique en milieu hospitalier externalisé sur mesure IPContact
RDV viste de bien en agence immobilière

Comment personnaliser votre relation client ? Avec votre secrétaire immobilier IPContact !

Nos téléassistants sont formés à la connaissance parfaite de votre activité immobilière pour répondre, le plus efficacement possible, aux demandes de vos clients. À noter que notre solution logiciel vous permet de personnaliser totalement votre compte client. De cette façon, votre secrétaire immobilier qualifie vos leads et accompagne vraiment vos clients dans leur projet – qu’il s’agisse d’achat, de vente ou de location. De votre côté, vous pouvez vous recentrer complètement sur vos transactions.

Que peut faire votre secrétaire immobilier IPContact ?

  • Tout d’abord, répondre à vos contacts et qualifier vos appels.
  • Puis hiérarchiser les demandes pour les prioriser.
  • Ensuite, apporter un premier niveau de réponse.
  • Aussi, s’adapter au prospect.
  • En outre, transférer les appels importants selon vos instructions.
  • Et également enrichir votre fichier client avec la mise à jour des coordonnées de vos prospects.
  • Enfin, gérer votre agenda, vos rendez-vous et organiser votre planning en fonction de vos consignes.

Où sont basés nos centres d’appels ?

Sachez que nos centres d’appels sont tous situés en France. Aucun service n’est délocalisé à l’étranger. Selon vos besoins, nous formons nos téléopérateurs au métier de l’immobilier. Ils partagent ainsi la philosophie de votre agence immobilière et l’intègrent à tous les canaux de communication. Cette connaissance approfondie de votre entreprise au nom de laquelle ils répondent assure alors un service d’accueil de qualité. À noter également qu’une de nos équipes de téléopérateurs est aussi bilingue. De ce fait, elle peut tout à fait répondre à vos prospects étrangers en anglais.

  

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Pour tout savoir sur nos outils CRM & télécom associés

Notre livre blanc vous apporte un éclairage pour mieux saisir les enjeux liés à la relation client : une vision d’ensemble pour vous aider à choisir les solutions répondant à vos besoins.

Immobilier

IPContact Group
Télésecrétariat


Plus qu’une diminution des coûts, le télé-secrétariat est un atout dans la relation client car il offre une plus grande flexibilité et un repositionnement des ressources internes sur des tâches à plus haute valeur.

Plateau téléphonique du télésecrétariat BTP IPContact

Pourquoi externaliser l’accueil de votre agence avec une secrétaire immobilier ?

Il est parfois difficile d’avoir une secrétaire immobilier toujours disponible en interne. Car il faut y consacrer du temps, un espace et toute la gestion administrative qui s’y rapporte (planning, vacances de vos assistants immobiliers, maladie, etc.). Si prendre les appels entrants est devenu une contrainte, il est temps pour vous d’adapter votre secrétariat téléphonique à vos besoins. Vos clients doivent pouvoir vous joindre ou contacter votre agence immobilière sans subir une trop longue attente. En effet, perdre un appel revient peut-être à perdre un vendeur potentiel, un mandat ou un acquéreur !

Alors, embauche vs externalisation : quelle solution retenir ? Pour vous aider à choisir, voici les missions classiques d’un télésecrétariat immobilier dédié aux professionnels des transactions immobilières.
  • Filtrer les appels grâce à votre secrétaire immobilier.
    Prendre les appels est, de fait, une tâche considérablement chronophage. Est-ce relatif à une vente ? Une location ? Une affaire immobilière en cours ? Grâce à votre télésecrétaire, vous connaissez la raison de l’appel avant de recontacter le prospect.

  • Qualifier et hiérarchiser les demandes.
    Votre télésecrétariat qualifie votre fichier de prospection afin de cibler plus facilement les demandes. En outre, selon vos consignes, les appels que vous attendez vous sont transférés. Vos priorités deviennent les nôtres !
  • Gérer votre agenda de visites. Une fois votre planning-type défini, votre télésecrétariat le configure pour vous. Et si un changement apparaît, votre télésecrétaire garde la main dessus pour modifier en conséquence les rendez-vous souhaités.

  • Cibler vos attentes. Vos téléopérateurs bénéficient d’outils CRM performants qui sont associés aux vôtres. Ainsi, ils disposent de toutes les informations nécessaires pour vous assister efficacement. Cela permet alors d’offrir à vos interlocuteurs une image de marque de qualité !

Plus qu’une collaboration entre un donneur d’ordres et un sous-traitant : un partenariat précieux !

Il est indéniable que l’externalisation engendre l’optimisation des coûts financiers. Pour autant, il ne faut pas oublier les objectifs de qualité et d’efficacité. C’est pourquoi il convient de choisir des prestataires de qualité, disposant de télésecrétaires qualifiées et d’équipements informatiques et télécom adaptés.

En effet, l’externalisation, c’est avant tout une démarche stratégique. Les agences immobilières qui ont recours à la sous-traitance s’adaptent alors au rythme des appels de leurs clients plus sereinement. Vos agents sont moins sollicités par le téléphone. Par conséquent, ils se concentrent sur des demandes qualifiées.

Avec les nouvelles habitudes de consommation où rapidité rime avec efficacité, IPContact valorise les compétences humaines pour allier réponse personnalisée, d’une part, avec qualification des prospects et conversion, d’autre part. Vous bénéficiez ainsi des meilleures prestations possibles grâce aux l’association des outils CRM et des compétences humaines. En d’autres termes, vous disposez du « sur mesure » au cœur de votre métier !

Couvrir une large amplitude horaire… jusqu’en 24h/24 – 7j/7. Et ce, même en anglais !

Dorénavant, l’externalisation de votre secrétariat immobilier n’est plus une solution de secours. C’est une vision stratégique. Non seulement elle permet aux agences immobilières de se libérer de la charge administrative mais elle permet aussi aux futurs acquéreurs de joindre un numéro d’accueil à des amplitudes horaires étendues. Or, la réactivité de votre standard téléphonique externalisé dans la qualification du projet immobilier est l’atout recherché.

En choisissant d’externaliser votre secrétaire immobilier, vous vous libérez alors des tâches chronophages. De plus, vous pouvez enfin vous consacrer entièrement à vos clients. Car cela vous permet d’être joignable à tout moment et même de répondre en anglais !

Un accueil téléphonique sur mesure grâce une secrétaire immobilier dédiée

Pour résumer, IPContact vous propose des solutions d’externalisation de secrétariat immobilier, entièrement adaptées à vos contraintes. Des outils performants, associés aux services d’opérateurs (bilingues), apportent une réponse personnalisée. Formée pour connaître parfaitement votre entreprise immobilière, votre secrétaire immobilier IPContact sera votre « voix » auprès de vos clients et prospects.

  

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Pour tout savoir sur nos solutions d'accueil téléphonique

Notre livre blanc vous apporte un éclairage pour mieux saisir les enjeux liés à la relation client : une vision d’ensemble pour vous aider à choisir les solutions répondant à vos besoins.

Immobilier

IPContact Group
Outils CRM et télécom

IPContact développe, avec son ESN, des services entièrement modulables qui fonctionnent en interopérabilité s’intégrant à vos outils métiers. Nos solutions innovantes s’adaptent à votre relation client.
Téléphonie sur IP du télésecrétariat BTP
Secrétariat et continuité de service 24h/24 7j/7 Nice

Pourquoi l’usage d’outils digitaux améliore la relation client dans l’immobilier ?

D’après les tendances actuelles, le téléphone reste le canal le plus utilisé dans la relation client. Cependant, le numérique a considérablement modifié la recherche de projets immobiliers, qu’il s’agisse d’une vente ou d’une location.

 

Face à la multitude d’offres, les clients comparent et choisissent en fonction des avis déposés sur le net. Dès lors, la mobilité du client, sa volatilité et sa capacité à interagir vite obligent les agences immobilières à s’adapter. Les clients donnent leur avis instantanément sur les agents immobiliers ou négociateurs qu’ils sollicitent. L’agent immobilier se doit donc d’être réactif, de prendre en compte les remarques et d’améliorer constamment l’expérience utilisateur et son image de marque par le biais de son accueil téléphonique.

Digitaliser votre relation client transforme le parcours de vente dans l’immobilier

En reprenant contact avec les clients potentiels, votre télésecrétariat transforme vos leads froids en leads qualifiés avant de les transférer à un négociateur. De cette manière, vous vous délestez d’une tâche à faible valeur ajoutée, tout en conservant l’accès à votre agenda pour vérifier vos rendez-vous.

Votre sécrétaire immobilier externalisée centralise les données et affine votre stratégie.
  • Premièrement, répondre en continu et plus vite aux clients, par téléphone ou chat.
  • Deuxièmement, qualifier, cibler les prospects et définir leur positionnement.
  • Troisièmement, partager les informations instantanément.
  • Quatrièmement, optimiser et automatiser certaines tâches (prise de RDV, envoi ou réponse d’e-mails…).
  • Cinquièmement, valoriser les compétences humaines et être vraiment à l’écoute des clients.
  • Et sixièmement, gérer les rendez-vous en validant les disponibilités de chacun…

Utiliser un agenda en ligne pour la planification de vos rendez-vous

Une agence immobilière nécessite d’une disponibilité d’accueil téléphonique plus étendue que d’autres activités. Grâce à la possibilité de réservation de RDV en ligne, votre agence immobilière est joignable à tout moment, de jour comme de nuit !

De par sa configuration personnalisée, votre site Internet affiche directement les créneaux que vous avez choisis. Votre télésecrétaire gère ainsi votre planning selon vos contraintes, les types de rendez-vous et la disponibilité des propriétaires.
  • RDV et prise de contact.
  • Visites virtuelles.
  • Visite individuelle ou groupée.
  • Contre-visite.
  • Signature…

L’atout de notre prise de rendez-vous : un outil collaboratif

Il convient de souligner que notre agenda peut associer plusieurs plannings. Ainsi, seuls s’affichent les créneaux de visite où agent immobilier, client et propriétaire sont disponibles en même temps !

Et, bien sûr, vous pouvez personnaliser les alertes et notifications par SMS ou e-mail, en fonction des types de RDV. IPContact, avec les outils CRM développés par Logicielnet, propose une gamme complète de services pour répondre aux exigences particulières du domaine de l’immobilier. De la gestion des ressources humaines à la prise de rendez-vous en ligne, en passant par la gestion des plannings croisés…

  

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Pour tout savoir sur nos outils CRM & télécom associés

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Focus RGPD

Le Règlement Général sur la Protection des Données appliqué au secteur de l’immobilier et de la promotion immobilière

Vous recherchez à externaliser votre secrétariat ? Vous avez besoin d’une secrétaire immobilier pour renforcer votre équipe ? Et vous vous interrogez sur le traitement des données collectées par téléphone ?
IPContact Group s’engage à respecter le Règlement Général sur la Protection des Données, et à garantir la protection des données personnelles de vos prospects et clients. Découvrez l’extrait de notre politique qui décrit la manière dont nous traitons ces données.