Professionnels du droit : externalisez votre télésecrétariat juridique !

Avocats, notaires, huissiers de justice, administrateurs ou mandataires judiciaires… vos clients, vos associés ou votre assistant juridique vous sollicitent beaucoup. En effet, entre vos procédures judiciaires, vos rendez-vous conseils, vos affaires en cours, les dossiers à traiter et les urgences… vous devez être sur tous les fronts. Heureusement, un partenaire existe : un télésecrétariat juridique externalisé, avec lequel vos relations clients de confiance vont se nouer.

Bien que le téléphone soit un moyen de communication incontournable, ses sonneries perturbent votre capacité de concentration pour la préparation de vos dossiers ou de vos audiences. Pourtant, le socle de votre relation client est votre disponibilité. Pour réduire les risques de dérangement, il existe une réponse adaptée au fonctionnement de votre cabinet juridique, quelle que soit sa taille : c’est l’externalisation de votre accueil auprès d’un télésecrétariat IPContact !
Plateforme téléphonique pour avocats IPContact
Tribunal d'instance façade
Avocat redige un compte rendu
Portrait d'avocat sans sa robe
Picto marteau du magistra dans un tribunal

Quand les professions réglementées s’ouvrent à la relation client avec un télésecrétariat juridique

La relation client est aujourd’hui un point stratégique dans tous les domaines d’activité et les professions libérales réglementées ne font plus exception. Pour faire face à une forte concurrence, les avocats, notaires, experts comptables ou pharmaciens qui, jouissant hier d’un monopole d’activité, géraient a minima leur relation client, doivent aujourd’hui innover malgré un code de déontologie interdisant toutes actions publicitaires. Si certains choisissent de pratiquer des tarifs attractifs, d’autres optent pour une autre stratégie en misant sur la qualité de leur relation client.

Les clients étant de plus en plus exigeants, les études et cabinets doivent savoir utiliser leurs ressources humaines aux postes-clés pour fidéliser leur clientèle. Que vous soyez une petite structure ou un cabinet important, vous n’avez pas forcément le temps de répondre au téléphone mais vous ne pouvez pas vous permettre de perdre un appel. Avec un télésecrétariat juridique externalisé, vous répondez toujours présent et vous gagnez ainsi en satisfaction client.

Découvrez comment faire de l’externalisation un atout avec un télésecrétariat juridique dédié !

Pourquoi déléguer la gestion des appels téléphoniques auprès d’une plateforme téléphonique Avocat ? Pour rester toujours disponible sur une plage horaire étendue. Il est compliqué de gérer votre secrétariat téléphonique tout en menant à bien votre activité professionnelle, vos rendez-vous au cabinet ou à l’extérieur. En confiant votre permanence téléphonique juridique à nos standardistes et téléopérateurs professionnels, vos appels sont pris en charge, de façon courtoise, en toute confidentialité et, même, en simultané en cas de surplus d’appels.

Que ce soit en termes d’image de marque, d’organisation, de relation client ou de fidélisation, un accueil téléphonique juridique externalisé devient un enjeu économique capital. Il faut se rappeler que malgré sa faible valeur ajoutée, la gestion du téléphone peut complètement désorganiser une activité judiciaire.
Pour bien sous-traiter cette tâche chronophage, il vous faut :
  • anticiper vos besoins ;
  • définir les missions à externaliser ;
  • établir un cahier de charges ;
  • choisir un prestataire extérieur de qualité ;
  • et vous réorganiser pour travailler avec lui en véritable partenariat.
télésecrétaire  
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Découvrez nos solutions d’accueil téléphonique externalisé

Parlez-nous de votre projet. IPContact Group conçoit, pilote et met en œuvre, depuis 2001, des solutions externalisées qui associent compétences humaines et techniques aussi variées qu’étonnantes.

Les Success Stories d’IPContact !

Découvrez les Success Stories de nos clients. Apprenez-en plus sur les stratégies externalisées, mises en place avec IPContact, qui ont contribué à leur succès. Et qui sait ? La prochaine success story sera peut-être la vôtre ! Nos clients sont notre plus grande fierté.

Ces témoignages sont publiés avec l’accord exprès de nos clients.

“ L’accompagnement proposé

est un véritable soutien.

Portrait de l'Avocat Steil
Interview de Maître STEIL, avocate au Barreau de Strasbourg

Partenaire depuis janvier 2013
Strasbourg couché de soleil
La facade du Palais de justice
Avocat divorce au barreau de Strasbourg
Palais de justice de Strasbourg
permanence telephonique avocat

1. Pouvez-vous vous présenter et décrire votre cabinet juridique ?

Inscrite au Barreau de Strasbourg, j’ai prêté serment en janvier 2008. Je dispose d’une solide expérience en droit civil. À ce titre, j’accompagne les couples et les familles dans leurs problématiques juridiques. J’exerce devant les différentes juridictions civiles, administratives et pénales. Mon cabinet, basé à Strasbourg, est spécialisé dans le droit de la famille et des personnes.

2. Qu’est-ce qui vous a convaincu d’externaliser votre télésecrétariat juridique chez IPContact ?

Avant tout, il s’agit d’une question d’organisation. Cela permet de créer un relais, tout en étant toujours informée des messages que les clients ont laissés, notamment lorsque je suis en vacances et donc, par définition, indisponible. Bien entendu, j’ai la possibilité de les recontacter rapidement en apportant la réponse à leur interrogation, si c’est urgent.

C’est une solution de confort car cela me permet de ne pas laisser le cabinet à l’abandon, sans suivi, en cas d’absence imprévue ou de congés. Les téléopératrices gèrent les appels ; je ne suis plus constamment dérangée par le téléphone.

La solution est flexible. En effet, à tout moment et à ma convenance, je peux basculer les appels sur votre service ou garder la ligne. Il est vrai que je trouve votre service tellement confortable que je ne pourrai plus m’en passer. Il m’est devenu indispensable !

3. Quels sont les points forts de notre partenariat ?

Indéniablement, je me libère du stress que génère la gestion des appels avec un téléphone qui sonne constamment. Répondre à un appel alors que je suis en rendez-vous avec un client me semble très inapproprié et lorsque je suis en audience, cela est impossible. L’externalisation du secrétariat est la solution adéquate car je suis libre de rappeler les contacts au moment où je suis disponible.

Autre point fort de notre partenariat : votre secrétariat téléphonique est toujours agréable et très apprécié de mes clients. Ils ne se rendent absolument pas compte que le service est externalisé. Votre service est personnalisable en fonction de mes besoins. Les messages pris par vos télésecrétaires sont dignes d’une secrétaire juridique. Elles sont professionnelles, concises et ciblent parfaitement quelles sont les attentes. Comme les objets des appels sont précis, je vais directement à l’essentiel et je gagne ainsi un temps précieux.

Le fait d’avoir choisi l’externalisation de mon standard me permet de me concentrer sur mon métier.

4. Avez-vous mesuré l’impact de notre assistanat téléphonique au sein de votre organisation ?

C’est un réel soulagement. Je délègue une grande partie de mes tâches à vos télésecrétaires en qui j’ai toute confiance. L’accompagnement proposé est un véritable soutien. Et puis, aujourd’hui nous vivons dans un monde de l’instantanéité où les clients sont de moins en moins patients et souhaitent que leurs appels juridiques soient traités rapidement. Mes clients ont besoin que leurs demandes soient prises en considération tout en recevant un accueil agréable ; cela les rassure.

Votre service d’accueil téléphonique juridique externalisé est réactif, de qualité, personnalisé et cela évite, de toute évidence, la perte de clients.

Contact : Cabinet de Maître Cécile Steil – 63 avenue des Vosges 67000 Strasbourg – Tél. 09 82 54 19 29
Droit des personnes et de la famille – Droit pénal – Droit des victimes – Contentieux du préjudice corporel

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IPContact Group
Centre d’appels juridique

Les ressources humaines de nos centres d’appels, associées aux compétences techniques de notre ESN, personnalisent nos solutions de traitement des appels. Collectives et flexibles, elles assurent que vos objectifs qualité soient atteints.
Secrétaire bilingue externalisées et assistante de la relation téléphonique
Signature d'une convention d'honoraires

Quelles sont nos solutions de télésecrétariat juridique ?

IPContact met à votre disposition des télésecrétaires juridiques compétents pour assurer une gestion optimale de votre quotidien. Grâce à l’externalisation de votre standard téléphonique, vous restez concentrés sur votre cœur de métier car nos opératrices assurent le traitement de vos appels entrants… mais pas seulement. Cette solution vous offre une grande souplesse d’organisation.

Que peut faire votre télésecrétariat juridique externalisé ?

Votre télésecrétariat juridique intervient au cœur de votre relation client. Non seulement il gère tous vos appels et vous transmet les messages mais encore il donne une bonne image de votre activité : celle de la réactivité. Vos clients habituels bénéficient ainsi d’un véritable suivi de leurs dossiers. De même, vos nouveaux clients vont obtenir des informations précises, suivant vos instructions, ce qui les mettra en confiance. Nos opératrices juridiques vous garantissent discrétion, efficacité et disponibilité sur de larges plages horaires.

Accueillir vos clients au téléphone

Pour donner une bonne image de votre étude ou cabinet, il est impératif que vous restiez joignable à tout moment. Pour cela, votre télésecrétariat juridique gère la réception d’appels en continu ou en débordement, selon vos besoins. Il traite et filtre vos demandes puis vous envoie un courriel à chaque message pris. Cet archivage vous permet ainsi d’obtenir un suivi de qualité. Les outils de la suite Logicielnet vous assurent une traçabilité complète de vos messages et un historique de vos appels.

Respecter vos consignes juridiques

Selon un script que vous aurez prédéfini, votre assistant juridique externalisé répond à vos clients en votre nom. En fonction de vos consignes, il peut vous transférer les appels urgents ou vous transmettre les messages.

Frapper et dactylographier les transcriptions audios en toute confidentialité

Votre téléopérateur peut aussi vous seconder dans la saisie de vos actes juridiques en retranscrivant vos enregistrements audios. De plus, si vous êtes déjà équipé d’une solution d’enregistrement audio ou d’une dictée numérique, nous pouvons étudier le moyen de l’interfacer avec nos outils de frappe à distance par notre ESN Logicielnet.

Bâtir des campagnes d’appels sortants

Relance d’impayés, suivi de comptes clients, mise à jour de la base client… nécessitent une bonne connaissance du dossier client. Pour cela, votre télésecrétaire doit avoir accès à l’historique des actions précédemment menées pour contrer, si besoin, les objections du client. En effet, obtenir le paiement d’arriérés ne doit nuire ni à la gestion administrative des dossiers ni aux actions de fidélisation entreprises par votre cabinet.

Respecter votre code de déontologie, votre secret professionnel et la confidentialité des échanges

Si, en tant qu’avocat, vous êtes tenu de respecter le secret professionnel, vous devez aussi garder confidentiel tout échange. De la même manière, votre télésecrétariat juridique doit se considérer comme un sanctuaire. Soyez rassurés : nos télésecrétaires sont tenus à la plus stricte confidentialité.

Définir une convention de traitement des données à caractère personnel

Si vous le souhaitez, nous pouvons également signer un accord de confidentialité supplémentaire dans le respect d’une charte spécifique. Cette charte qui utilisera votre système d’information intégrera la loi Informatique et Libertés et le règlement général sur la protection des données (RGPD). Elle rappellera, en outre, que le non-respect de ces règles expose à des sanctions, conformément à la réglementation en vigueur, notamment au regard des articles 226-16 à 226-24 du code pénal.

  

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Notre livre blanc vous apporte un éclairage permettant de saisir les enjeux liés à la relation client : une vision d’ensemble pour vous aider à choisir les solutions répondant à vos besoins.

Professionnel du droit

IPContact Group
Accueil téléphonique

Avec une connaissance parfaite de la philosophie de votre entreprise et de votre domaine d’activité, nos téléopérateurs, une fois formés, répondent en votre nom et assurent votre relation client.
accueil téléphonique en milieu hospitalier externalisé sur mesure IPContact
Un accueil téléphonique juridique pour les huissiers

Pourquoi le téléphone est-il l'élément essentiel de la relation client ?

Les petites structures n’ont pas forcément les moyens financiers de disposer d’un secrétariat téléphonique en interne, du moins, généralement, pas les moyens de supporter le coût d’un poste à temps complet. Or, avec le recours d’heures supplémentaires à chaque pic d’activité, le temps partiel (de 24 heures par semaine minimum) de votre assistant secrétaire interne s’allonge pour renforcer votre équipe en place. Un cercle vicieux s’installe alors car son temps de travail devient imprévisible, nécessitant de la disponibilité complémentaire à la dernière minute.

Même si votre assistant secrétaire est toujours présent, son champ d’action est limité. Il doit faire face à l’accueil physique, en plus des transcriptions audios, de la dactylographie de vos actes et des relances d’impayés. Dans ces conditions, il lui est difficile de répondre sereinement au téléphone. Votre assistant juridique est alors soit freiné dans l’avancement des dossiers que vous lui confiez, soit obligé d’écourter au maximum les appels téléphoniques. Résultat : votre relation client est pénalisée. Et pourtant, la gestion des appels est primordial dans la relation client car il conditionne la confiance que votre client vous accorde pour sa procédure.

Recrutement vs externalisation : quelle solution adopter pour votre cabinet juridique ?

Embaucher crée un surplus de gestion administrative. Externaliser permet de se décharger de ces tâches administratives en payant une simple facture d’honoraires. Outre le gain de temps, la sous-traitance réduit les frais de gestion ainsi que les charges, puisque tout est compris.

Premier avantage : vous vous délestez des contraintes administratives liées au poste… pas d’embauche, ni de casse-tête concernant le planning, les congés ou les absences, ni d’engagement sur un volume d’heures à effectuer. En externalisant, vous confiez à votre prestataire la tâche de faire fonctionner votre secrétariat téléphonique en toutes circonstances. Second avantage : la rapidité de mise en œuvre du service. En effet, quelques heures suffisent pour créer un numéro de téléphone sur lequel la ligne de votre étude ou de votre cabinet sera transférée.

Votre secrétaire juridique externalisé est votre véritable assistant juridique, comme s’il était dans vos locaux. Formé aux procédures judiciaires et au vocabulaire juridique, il répond, en votre nom, en suivant vos méthodes de travail. Il intervient aussi, au premier niveau, pour orienter correctement vos futurs clients et renseigner efficacement sur les affaires en cours, selon vos indications.

Choisir une solution personnalisée en fonction de vos besoins

Avant de vous lancer dans le choix de votre prestataire, vous devez définir vos besoins afin de préciser les points sur lesquels votre secrétaire juridique externalisé interviendra :
  • externaliser le standard pour vous libérer du téléphone ;
  • gérer les priorités et ne manquer aucun appel ;
  • qualifier, orienter les appels, voire les transférer au bon interlocuteur ;
  • absorber une surcharge d’activité ;
  • étendre vos horaires d’accueil…
Une fois que vous aurez listé tous les points importants permettant d’organiser votre télésecrétariat juridique, faites appel à un prestataire spécialisé. Ce dernier vous orientera vers la solution qui conviendra le mieux à la taille de votre structure, à vos capacités en ressources humaines et vos besoins particuliers.
Le plus gros avantage d’une collaboration avec un prestataire externalisé est de s’appuyer sur son expérience et son expertise. En effet, nous vous apportons le plus gros atout de notre domaine de compétence : la relation client.

Un partenaire plus qu’un prestataire

Une collaboration avec un prestataire peut se transformer en véritable partenariat. En effet, si votre collaboration s’inscrit dans la durée, vous n’avez plus à redéfinir les méthodes de travail déjà établies. Vous pouvez le consulter sur des sujets ponctuels, à tout moment. Comme vous le connaissez très bien, vous savez que vous pouvez lui faire confiance et partager, avec lui, des données sensibles telles que les sujets RH. Il restera impartial et objectif. Autrement dit, il est votre meilleur allié pour vous accompagner efficacement dans votre stratégie.

En nous choisissant comme partenaire, vous serez en contact avec un interlocuteur unique qui sera capable de challenger vos idées reçues grâce à une équipe talentueuse, entièrement dédiée à votre projet. Notre objectif est de vous accompagner et de travailler avec vous sur des objectifs à long terme.

  

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Professionnel du droit

IPContact Group
Télésecrétariat juridique

Plus qu’une diminution des coûts, le télé-secrétariat est un atout dans la relation client car il offre une plus grande flexibilité et un repositionnement des ressources internes pour les tâches à accomplir.
Plateau téléphonique du télésecrétariat BTP IPContact
Redirection vers votre secrétaire externalisé

Comment diminuer les tâches chronophages et miser sur des missions à plus forte valeur ajoutée pour la croissance de votre cabinet juridique ou judiciaire ?

Vous êtes notaire, huissier de justice, commissaire-priseur judiciaire, juriste… En externalisant tout ou partie de la gestion de votre standard téléphonique, vous permettez à votre assistant juridique de se recentrer sur son cœur de métier, à savoir : rédiger des courriers, mettre en forme les actes juridiques, assister aux réunions, etc. Il gagne en efficacité et améliore son organisation afin de se consacrer véritablement à vos clients.

Il en est de même pour vous. La permanence juridique externalisée d’IPContact vous déleste de certaines tâches chronophages. Vous devenez plus productif et disponible pour vos clients. En effet, vous vous consacrez pleinement à vos clients qui sont plus satisfaits.

Une organisation souple et intelligente

Mettre en place une organisation flexible et appropriée à votre cabinet est une solution bénéfique pour vous mais aussi pour vos salariés qui sont parfois débordés par tout le travail à accomplir. Ainsi, le télésecrétariat juridique est à même d’effectuer les tâches suivantes :

  • assurer la continuité de votre accueil selon vos habitudes de travail ;
  • gérer l’impatience de vos clients ;
  • seconder votre secrétariat interne ;
  • remplacer votre assistant juridique au pied levé pour pallier ses absences imprévues ;
  • qualifier la prise de rendez-vous sur des agendas partagés entre collaborateurs ou associés ;
  • traiter les urgences téléphoniques selon vos consignes;
  • réaliser une prestation externalisée de relève de standard.

Bien choisir son prestataire

Un télésecrétariat juridique est qualitatif s’il s’adapte à vos besoins. Ce sont la taille de votre structure, le volume d’appels à traiter, la mission à réaliser et les options complémentaires qui vont conditionner vos choix. Le standard téléphonique externalisé doit donc être défini selon vos conditions et votre mode de fonctionnement.

  • Avez-vous besoin d’un agenda en ligne ?
  • Avez-vous besoin que votre télésecrétaire prenne vos rendez-vous ou seulement vos messages ?
  • Votre télésecrétariat juridique doit-il être bilingue ?
  • Souhaitez-vous que vos appels soient pris en débordement ? Si oui, à quel moment : tout le temps ou uniquement lorsque vous n’êtes pas au cabinet ?
  • Avez-vous besoin d’ajuster la flexibilité horaire de votre secrétariat téléphonique ? De répondre en 24/7 ?

  

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Professionnel du droit

IPContact Group
Outils CRM et télécom

IPContact développe, avec son ESN, des services entièrement modulables qui fonctionnent en interopérabilité, s’intégrant à vos outils métiers. Nos solutions innovantes s’adaptent à votre relation client.
Téléphonie sur IP du télésecrétariat BTP
Marketing conversationnel d'IPContact Group

Pourquoi l’innovation est-elle une opportunité pour les professions juridiques et judiciaires ?

Logicielnet, l’ESN d’IPContact Group, développe, depuis 2001, des solutions digitales pour accompagner les entreprises du droit dans la gestion de leur relation client : télésecrétariat, prise de messages, agenda partagé… Aujourd’hui, Logicielnet vous offre également la possibilité de créer un contact privilégié avec vos clients par le biais de robots conversationnels.

De nouveaux outils

Désormais, la cybersécurité concerne tout le monde. Elle n’est plus réservée aux directions informatiques. Or, de par votre activité, votre étude ou cabinet juridique doit se doter d’outils protégeant les données de vos clients et partenaires. C’est pourquoi IPContact a mis en place une offre de services variée répondant à vos besoins :
  • accroître votre notoriété par une démarche de fidélisation et de business développement ;
  • prospecter et recruter de nouveaux contrats afin d’asseoir votre visibilité sur le net ;
  • sécuriser les données par une confiance digitale venant renforcer l’engagement des clients.

De nouveaux moyens de communication

IPContact met à votre disposition des moyens de communication performants pour vous permettre d’atteindre vos objectifs :
  • vous démarquer dans un marché ultra-concurrentiel ;
  • utiliser des applications mobiles pour rester en contact avec votre cabinet et vos clients ;
  • sur les réseaux sociaux, vous mettre en avant via des vidéos de consultations juridiques en ligne ou des visio-consultations, intermédiations, etc. ;
  • proposer la signature électronique, des paiements en ligne, CRM…

De nouvelles méthodes

IPContact a mis en place des méthodes innovantes, correspondant à vos objectifs :

  • vous appuyer sur l’externalisation pour disposer d’équipes disponibles, flexibles et réactives ;
  • utiliser des indicateurs pour analyser la performance de votre cabinet, assurer une cohérence et piloter votre activité ;
  • packager vos prestations en intégrant votre télésecrétariat juridique ;
  • mettre en place des équipes pluriprofessionnelles (interprofessionnalité d’exercice).

Notre suite logicielle

Notre suite logicielle optimise la relation client, en développant des modules CRM et télécom sur mesure. Elle permet de répondre à des missions classiques (telles que la prise d’appels téléphoniques pour soulager votre assistant juridique), à des missions spécifiques ainsi qu’à des missions plus complexes (en gestion de crise, notamment) :

  • secrétariat téléphonique personnalisé, sur des plages horaires étendues jusqu’en 24/7 ;
  • partiellement, en continu ou en débordement ;
  • multilingue ;
  • qualification et transfert des appels selon vos consignes ;
  • prise de messages ;
  • gestion des rendez-vous et agenda en ligne ;
  • installation d’un prédécroché dès la première sonnerie ;
  • mise en place d’un serveur vocal interactif (SVI) avec répondeur ;
  • synchronisation des agendas des différents collaborateurs ;
  • interopérabilité des services ;
  • réception de fax et conversion en fichier électronique pour messagerie ;
  • sécurisation des données.

  

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Pour tout savoir sur nos outils CRM & télécom associés

Notre livre blanc vous apporte un éclairage pour mieux saisir les enjeux liés à la relation client : une vision d’ensemble pour vous aider à choisir les solutions répondant à vos besoins.

Focus RGPD

Le Règlement Général sur la Protection des Données appliqué au secteur juridique

Vous recherchez un télésecrétariat juridique, une plateforme téléphonique Avocat ? Vous avez besoin de seconder votre assistant juridique ? Et vous vous interrogez sur le respect du RGPD ? Découvrez l’extrait de notre politique de confidentialité, ici.