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Accueil téléphonique tourisme : 1 mois pour préparer la saison !

Accueil téléphonique tourisme : 1 mois pour préparer la saison !

ACCUEIL TÉLÉPHONIQUE TOURISME ET EXTERNALISATION…

Encore un peu plus d’un mois avant le lancement officiel du printemps et ses promesses de voyages, de visites et de découvertes qui annoncent la reprise de l’activité des professionnels du tourisme. L’hiver va se terminer et peu à peu, touristes et voyageurs vont sortir de leur torpeur pour organiser vacances de printemps, week-ends ensoleillés et programme d’été. Serez-vous prêts ?


Gérer les flux d'appels téléphoniquePrêts à affronter l’afflux d’appels téléphoniques ?

Tout est opérationnel pour votre accueil téléphonique tourisme ?
Vous êtes sur le pied de guerre pour remplir votre cahier de réservations ?
Vous avez toutes les réponses aux questions que vos interlocuteurs s’apprêtent à vous poser ?
Vous vous sentez prêt à gérer à la fois l’accueil des premiers visiteurs, la remise en état des locaux, l’organisation du planning des salariés, le recrutement d’extras… tout en assurant un accueil téléphonique de qualité pour préserver votre image et votre relation client ?


Client qui attend = client mécontent

Vos horaires d’ouverture, la durée d’une visite, le montant ds tarifs enfants, senior, normaux, si vous avez une chambre avec vue sur la mer, si les sites sont ouverts le week-end… ils veulent tout savoir ! Quand la saison reprend, on peut vite se sentir débordé par le nombre de tâches à accomplir. Or, la bonne gestion de l’ensemble de ces tâches est essentielle pour la réputation de votre établissement si vous êtes un hôtel, un centre de vacances ou un restaurant, pour la fréquentation des lieux dont vous assurez les visites, pour l’image de votre agence de voyage. Si vous voulez faire une belle saison, le touriste étant roi, lui apporter une réponse de qualité, avec le sourire, aux questions qu’il se pose, ne peut que vous être bénéfique.


Tout gérer de front ou… externaliser

Une fois ces évidences dites, comment faire pour assurer réellement un service de qualité ? Pour plus de sérénité sur votre lieu de travail, vous pouvez choisir d’externaliser votre standard téléphonique. C’est alors une ou plusieurs télésecrétaires qualifiées qui assureront votre accueil téléphonique tourisme. Cette solution de plus en plus prisée et très souvent adoptée par les professionnels du tourisme présente en effet de multiples avantages :

Maitriser les coûts de votre accueil téléphonique dédié au tourisme• Maîtrise des coûts
Vous n’avez pas à salarier une secrétaire, donc pas de recrutement saisonnier à gérer ni de fiches de salaires à manipuler. L’externalisation de votre standard vous sera facturée par forfaits mensuels, en fonction du nombre d’appels à traiter, pour un coût bien moindre que celui d’une embauche. De plus, votre télésecrétaire ne traitera vos appels que lorsque vous activerez le transfert d’appels, vous pouvez donc gérer l’importance de votre externalisation à votre guise et ainsi maîtriser vos dépenses.

Un accueil téléphonique bilingue• Service bilingue compris
Si vous devez répondre à des interlocuteurs venus de tous pays, choisissez une télésecrétaire bilingue anglais qualifiée. Elle répondra à toutes les questions, en anglais ou en français, selon les besoins. Ou vous pouvez faire le choix d’installer un serveur vocal intelligent qui dispatchera les appels vers une télésecrétaire française ou anglaise en fonction de la nationalité de l’appelant, vers le service réservation ou le service informations en fonction de sa demande… une présélection efficace qui permet de gagner du temps et de diriger tout de suite chaque touriste vers la bonne personne.

Flexibilité de l'accueil téléphonique externalise• Flexibilité
Vous allez recevoir un grand nombre d’appels entre mars et août, septembre sera plus calme et en novembre, la sonnerie ne retentira plus… Grâce à un forfait “veille” qui vous permet de mettre votre standard téléphonique en sommeil pendant plusieurs mois, vous allez pouvoir assurer votre accueil téléphonique en haute saison et le mettre en stand by en basse saison. En fonction du volume d’appels traités en haute saison, vous n’aurez rien à payer quand vous serez en mode veille ou alors un forfait très minimisé.

Pas de doute, c’est le moment d’externaliser votre standard… bonne saison à tous !

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MmeM.

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