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Accueil téléphonique tourisme : 1 mois pour préparer la saison !

Accueil téléphonique tourisme : 1 mois pour préparer la saison !

Encore un peu plus d’un mois avant le lancement officiel du printemps. Ses promesses de voyages, de visites et de découvertes annoncent la reprise de l’activité des professionnels du tourisme. L’hiver va se terminer. Et peu à peu, touristes et voyageurs vont sortir de leur torpeur pour organiser vacances de printemps, week-ends ensoleillés et programme d’été. Serez-vous prêts ?

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Prêts à affronter l’afflux d’appels téléphoniques ?

Tout est opérationnel pour votre accueil téléphonique tourisme ?

Êtes-vous sur le pied de guerre pour remplir votre cahier de réservations ? Avez-vous toutes les réponses aux questions que vos interlocuteurs s’apprêtent à vous poser ?

Sentez-vous prêt à gérer à la fois l’accueil des premiers visiteurs, la remise en état des locaux, l’organisation du planning des salariés, le recrutement d’extras… tout en assurant un accueil téléphonique de qualité pour préserver votre image et votre relation client ?

Client qui attend est un client mécontent

Vos horaires d’ouverture, la durée d’une visite, le montant ds tarifs enfants, senior, normaux, si vous avez une chambre avec vue sur la mer, si les sites sont ouverts le week-end… ils veulent tout savoir !

Quand la saison reprend, on peut vite se sentir débordé par le nombre de tâches à accomplir. Or, la bonne gestion de l’ensemble de ces tâches est essentielle pour la réputation de votre établissement. Si vous êtes un hôtel, un centre de vacances ou un restaurant, la fréquentation des lieux vous assure les visites,  et l’image de marque de votre activité. Si vous voulez faire une belle saison, le touriste est roi !

Alors, apportez-lui une réponse de qualité, avec le sourire, aux questions qu’il se pose? Cela ne peut que vous être bénéfique.

Tout gérer de front ou… externaliser

Une fois ces évidences dites, comment faire pour assurer réellement un service de qualité ? Pour plus de sérénité sur votre lieu de travail, vous pouvez choisir d’externaliser votre standard téléphonique. C’est alors une ou plusieurs télésecrétaires qualifiées qui assureront votre accueil téléphonique tourisme. Cette solution de plus en plus prisée et très souvent adoptée par les professionnels du tourisme présente en effet de multiples avantages.

Maîtrise des coûts

Vous n’avez pas à salarier une secrétaire. Vous n’avez ni de recrutement saisonnier à gérer ni de fiches de salaires à manipuler.

L’externalisation de votre standard vous sera facturée par forfaits mensuels. En fonction du nombre d’appels à traiter, le coût sera bien moindre que celui d’une embauche.

De plus, votre télésecrétaire ne traitera vos appels que lorsque vous activerez le transfert d’appels. Vous pouvez donc gérer l’importance de votre externalisation à votre guise. Ainsi vous maîtrisez vos dépenses.

Service bilingue compris

Si vous devez répondre à des interlocuteurs venus de tous pays, choisissez une télésecrétaire bilingue anglais qualifiée. Elle répondra à toutes les questions, en anglais ou en français, selon les besoins. Ou vous pouvez faire le choix d’installer un serveur vocal intelligent qui dispatchera les appels vers une télésecrétaire française ou anglaise en fonction de la nationalité de l’appelant, vers le service réservation ou le service informations en fonction de sa demande… une présélection efficace qui permet de gagner du temps et de diriger tout de suite chaque touriste vers la bonne personne.

Flexibilité

Vous allez recevoir un grand nombre d’appels entre mars et août, septembre sera plus calme et en novembre, la sonnerie ne retentira plus… Grâce à un forfait “veille” qui vous permet de mettre votre standard téléphonique en sommeil pendant plusieurs mois, vous allez pouvoir assurer votre accueil téléphonique en haute saison et le mettre en stand by en basse saison. En fonction du volume d’appels traités en haute saison, vous n’aurez rien à payer quand vous serez en mode veille ou alors un forfait très minimisé.
Pas de doute, c’est le moment d’externaliser votre standard… bonne saison à tous !

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