Accueillir les touristes par téléphone : 1 mois pour préparer la saison !

Encore un peu plus d’un mois avant le lancement officiel du printemps. À l’évidence, ses promesses de voyages, de visites et de découvertes annoncent la reprise de l’activité pour les professionnels du tourisme. Comme l’hiver va se terminer, les touristes et voyageurs vont peu à peu sortir de leur torpeur pour organiser vacances de printemps, week-ends ensoleillés et programmes de l’été. Dès lors, une permanence téléphonique tourisme pour accueillir les touristes par téléphone prend toute son importance. Serez-vous prêts ?
Gestion d'un call center en Normandie
Accueil téléphonique tourisme
Plateau téléphonique du télésecrétariat BTP IPContact
Savoir-faire d'un accueil téléphonique MadeinFrance
Picto avion aéroport transport

L’accueil téléphonique dans les entreprises de tourisme

Tout est-il opérationnel pour accueillir les touristes par téléphone ? Autrement dit, êtes-vous sur le pied de guerre pour remplir votre cahier de réservations ? Avez-vous bien préparé toutes les réponses aux questions que vos interlocuteurs vont vous poser ?
La conversation au téléphone se fait dans un langage naturel

Prêts à affronter l’afflux
d’appels téléphoniques ?

C’est-à-dire vous sentez-vous prêt à gérer, à la fois, l’accueil des premiers visiteurs, la remise en état des locaux, l’organisation du planning des salariés, le recrutement d’extras ? Et ce, tout en assurant un accueil téléphonique de qualité pour préserver votre image et votre relation client.

Un client qui attend est un client mécontent

Vos horaires d’ouverture, la durée d’une visite, le montant des tarifs pour enfants, seniors, normaux, ou bien si la chambre dispose d’une vue sur mer, ou encore si les sites sont ouverts le week-end… En clair, ils veulent tout savoir !

Or, quand la saison reprend, on peut vite se sentir débordé par le nombre de tâches à accomplir. Pourtant, la bonne gestion de l’ensemble de ces missions est essentielle à la réputation de votre établissement. Si vous êtes un hôtel, un centre de vacances ou un restaurant, la fréquentation des lieux vous assure alors les visites et l’image de marque de votre activité. Il va de soi que si vous voulez faire une belle saison, vous devez garder en tête que le touriste est roi !

De sorte que vous devez lui apporter une réponse de qualité, avec le sourire. Et cela ne peut que vous être bénéfique.

Savoir accueillir en toute situation

  • Tout d’abord, décrocher rapidement
  • Ensuite, se présenter systématiquement, à chaque appel
  • Puis identifier l’appelant
  • Aussi, comprendre rapidement l’objet de l’appel
  • De même, adopter une écoute active tout en étant concentré sur les mots utilisés
  • Également, montrer votre disponibilité d’esprit
  • Ainsi qu’apporter une réponse aux questions posées
  • Et établir une synthèse ou reformuler le problème
  • Enfin, clôturer l’appel par des paroles gentilles

  

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Télésecrétaire callcenter dédiée au tourisme

Tout gérer de front ou… externaliser son accueil téléphonique pour les touristes

Une fois ces évidences énoncées, comment faire pour assurer réellement un service de qualité ? Pour plus de sérénité sur votre lieu de travail, vous pouvez alors choisir d’externaliser votre télésecrétariat pour les touristes. De cette manière, ce sont une ou plusieurs télésecrétaires qualifiées qui assureront votre standard téléphonique tourisme. En effet, cette solution, de plus en plus prisée par les professionnels du tourisme, présente de multiples avantages.

Maîtrise des coûts

Premièrement, vous n’avez pas à salarier une secrétaire. Ainsi, vous n’avez ni de recrutement saisonnier à mettre en place ni de fiches de paie à manipuler.

Tandis que l’externalisation de votre standard vous sera facturée suivant un forfait mensuel. En fonction du nombre d’appels à traiter, le coût sera, bien entendu, bien moindre que celui d’une embauche.

De plus, votre télésecrétaire ne traitera vos appels que lorsque vous activerez le transfert d’appels. Vous pouvez donc gérer l’importance de votre externalisation à votre guise. Autrement dit, vous maîtrisez vos dépenses.

Service bilingue compris

En outre, si vous devez répondre à des interlocuteurs provenant de tous pays, choisissez une télésecrétaire bilingue anglais qualifiée. Elle répondra à toutes les questions, en anglais ou en français, selon les besoins.

Ou bien vous pouvez faire le choix d’installer un serveur vocal intelligent (SVI) qui dispatchera les appels vers une télésecrétaire française ou anglaise en fonction de la nationalité de l’appelant, vers le service réservation ou le service information selon sa demande. Par conséquent, cette présélection efficace permet de gagner du temps et de diriger immédiatement chaque touriste vers la bonne personne.

Un accueil téléphonique flexible

Vous allez recevoir un grand nombre d’appels entre mars et août mais septembre sera plus calme et, en novembre, la sonnerie ne retentira plus du tout ! Sachez que le forfait « veille » vous permet de mettre votre standard téléphonique en sommeil pendant plusieurs mois. Ainsi, vous pouvez assurer votre accueil téléphonique pour les touristes en haute saison et le mettre en stand-by en basse saison. En fonction du volume d’appels traités en haute saison, vous n’aurez pratiquement rien à payer quand vous serez en mode « veille ». Il s’agit, en effet, d’un forfait technique très minimisé.

Alors, pas de doute, c’est le moment d’externaliser votre standard téléphonique… bonne saison à tous !