Permanence téléphonique 24h/24 – 7j/7 externalisée pour assurer la continuité de services de l’accueil téléphonique

Dans le cadre de votre activité, de votre service de maintenance, d’urgence médicale ou technique, contractualisé dans votre prestation de services… vous recherchez-vous une permanence téléphonique 24h/24 – 7j/7 pour votre plateforme téléphonique ? 365 jours par an ?

Mais plus précisément… Devez-vous être joignable à tout moment, en semaine, ou le week-end ou parfois les jours fériés. Souhaitez-vous plus de réactivité dans vos réponses ? Savez-vous quel est le temps moyen d’un appel téléphonique ?

Par ailleurs, vos lignes sont-elles saturées ? Perdez-vous des appels ? Si oui, combien ? De jour comme de nuit ? Uniquement en semaine, du lundi au vendredi ? Votre hotline doit-elle également relever son taux de résolution ? Ou encore, le suivi de réclamations demande-t-il aussi d’effectuer des appels sortants ?

Toutes ces interrogations sont importantes. Car elles aident à mieux définir votre gestion de la relation client selon vos besoins, selon votre métier, cas par cas. Comme l’illustrent ces questions, l’externalisation de la permanence téléphonique représente donc un choix stratégique. C’est pourquoi IPContact personnalise ses services avec les compétences humaines d’accueil d’un ou plusieurs secrétaires ou assistants. Qualifiés et spécialistes de la permanence téléphonique 24h/24 – 7j/7, ces téléopérateurs assurent la continuité de votre activité, en toutes circonstances. Et ce, en dehors de vos heures d’ouverture habituelles et sans interruption. Associés à des outils vocaux virtuels, la collaboration opérateur – IA conversationnel présente de vastes opportunités pour gagner en productivité, flexibilité et en personnalisation de service. Voyez comment IPContact particularise son service de permanence.
L'équipe technique de Logicielnet
Secrétaires externalisées pour un accueil téléphonique en cabinet médical à Dijon
Réguler les processus administratifs
Politique de confidentialité signée par les opérateurs
Picto - ligne d'astreinte

Comment être joignable en permanence, élargir ses plages horaires ou externaliser ses appels de nuit ?

Ascensoriste, serrurier, médecin de garde, assainissement…
Vous avez des horaires fixes en journée mais certains de vos interlocuteurs vous appellent en dehors de ces horaires d’ouverture. Vos obligations contractuelles
impose aussi un décroché en suivant des indicateurs-clés. De même, vous souhaitez pouvoir leur répondre pour rationaliser vos budgets, développer votre activité, valoriser votre image de marque et offrir un service continu. Contactez IPContact pour mettre en place une permanence téléphonique 24h/24 – 7j/7.

  • Permanence téléphonique d’entreprise
  • Secrétariat médical et juridique
  • Gestion d’agenda partagé
  • Assistance téléphonique, SAV, hotline externalisée ou help desk
  • Astreinte téléphonique en 24/7
  • Développement d’outils CRM et télécom sur mesure dont l’intégration d’agent conversationnel virtuel
Sachez aussi qu’IPContact met à votre disposition un standard téléphonique bilingue pour traiter vos appels en anglais. De cette manière, les télésecrétaires et téléassistants IPContact prennent en charge vos appels selon votre cahier des charges ou vos éléments techniques. Et ce, quelle que soit la complexité de vos systèmes d’information. Vous offrez ainsi à vos interlocuteurs une disponibilité maximale… et pour une tranquillité d’esprit.
télésecrétaire  
Vous souhaitez optimiser votre relation client ?
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Découvrez nos solutions d’accueil téléphonique externalisé

Parlez-nous de votre projet. IPContact Group conçoit, pilote et met en œuvre, depuis 2001, des solutions externalisées qui associent compétences humaines et techniques aussi variées qu’étonnantes.

Renforcez la relation client avec la téléprospection
Apporter des réponses de jour comme de nuit

L'externalisation de son accueil téléphonique 24h/24 - 7j/7 : la solution sur mesure pour traiter vos urgences

Une astreinte téléphonique simple à mettre en œuvre pour répondre aux demandes, de jour comme de nuit

Après une analyse complète de vos besoins, IPContact vous proposera une solution personnalisée de permanence téléphonique 24h/24 – 7j/7, sur une hotline externalisée qui étend vos horaires d’accueil de jour comme de nuit. Non seulement vous serez joignable en permanence. Mais aussi vous assurerez un accueil téléphonique de qualité en cas d’urgence. En effet, cette solution sur mesure vous permettra d’être disponible en continu pour tous vos clients ou prospects.

Selon les services et options proposés, un devis sera ensuite établi en toute transparence dans lequel nos tarifs sont forfaitisés. Car forfaitiser un service valide un prix fixe où tout est compris, sans aucune mauvaise surprise, sans aucun surcoût caché.

Par ailleurs, pour vous garantir une parfaite qualité de service, IPContact vous attribuera un interlocuteur unique. Ce dernier assurera une entière coopération et coordination entre les dispositifs humains – centre d’appels ou callcenter – et les éléments techniques – outils CRM & télécom. L’objectif étant de garantir le bon fonctionnement du traitement de vos appels.

Un filtrage d’appels pour déclencher les interventions

Débusquer un appel de plaisantin, abusif ou sans urgence ni criticité… De nuit, les appels téléphoniques réitérés empoisonnent vos salariés d’astreinte.

Grâce au secrétariat externalisé, vous filtrez les appels indésirables et vous transférez ceux qui, une fois qualifiés, nécessitent une véritable intervention.

De fait, la plateforme téléphonique externalisée, configurée en fonction de vos besoins, de votre taille et de votre secteur d’activité gère vos appels. Elle assure aussi la traçabilité des demandes faites en émettant un rapport d’entretien téléphonique à la suite du traitement.
Mettre en place une ligne d'astreinte pour vos relances téléphoniques
Telesecrétaire assistante paramédicale

Une relation client renforcée avec un service d’astreinte technique, de maintenance ou de SAV 24h/24 - 7j/7

Quels que soient votre secteur d’activité et les contraintes liées à celui-ci, IPContact optimise la gestion de vos appels et de votre relation client. En effet, notre groupe propose des solutions d’assistance à distance, entièrement personnalisables et qui s’adaptent parfaitement à vos besoins de continuité de service. De ce fait, notre expérience en gestion de projets et en transformation d’organisation du travail nous permet ainsi d’accompagner les entreprises et leurs équipes.

Support technique

Entretenir une relation de qualité entre vos utilisateurs et vos services :

  • tout d’abord, qualifier et filtrer les appels vers vos équipes d’astreinte ;
  • puis procéder à une escalade d’appels en fonction de l’urgence des appels reçus ;
  • enfin, gérer le planning multi-services pour les interventions.

Assistance E-commerce

Rassurer et mettre en confiance votre client et l’inciter à l’acte d’achat :
  • favoriser la vente et la fidélisation ;
  • contribuer à la réduction des abandons d’achat ;
  • de plus, absorber les pics d’appels entrants importants ;
  • finalement, intégrer les données directement dans vos outils métier.

Cliniques et hôpitaux

Placer le patient au cœur de la relation de soins et fluidifier son parcours :
  • en premier lieu, transférer les appels aveugles ;
  • aussi, proposer sans délai des solutions multicanal de gestion des RDV médecins, blocs, machines, lits… ;
  • mais encore, gérer les confirmations, reports ou annulations par SMS ;
  • ainsi qu’effectuer le débordement d’appels en cas de plan de crise.

  

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Pour tout savoir sur nos centres d’appels et plateformes téléphoniques

Notre livre blanc vous apporte un éclairage permettant de saisir les enjeux liés à la relation client : une vision d’ensemble pour vous aider à choisir les solutions répondant à vos besoins.
IA vocale en complément
Outils télécom de la permanence téléphonique 24h/24 - 7j/7

Une IA conversationnelle au service de votre secrétariat 24h/24 - 7j/7

Avec l’avancée de l’intelligence artificielle, la robotique collaborative n’est plus réservée à l’industrie. Et tous les secteurs d’activité intègrent aujourd’hui des technologies vocales automatisées.

Après plus de 3 ans de développement, notre groupe IPContact est fier d’associer son intelligence artificielle conversationnelle aux compétences humaines de notre secrétariat téléphonique et de nos centres d’appels régionaux. De cette manière, nos opérateurs peuvent désormais travailler plus sereinement. En amont, sur des scénarios prédéfinis, notre robot vocal leur apporte une assistance comme le ferait un outil télécom déjà intégré dans notre logiciel de permanence téléphonique. Une voix de synthèse se charge ainsi de traiter les demandes les plus récurrentes, comme le recueil d’information ou la prise de rendez-vous, directement par téléphone.

Et en cas demande particulière, le bot – la secrétaire virtuelle – bascule l’appel de façon automatique sur la ligne téléphonique d’un télésecrétaire humain. Autrement dit, l’IA laisse aux opérateurs les missions les plus complexes nécessitant une prise de décision.

Pour votre permanence téléphonique 24h/24 – 7j/7 : comment la collaboration opérateur – IA reflète la complémentarité entre qualités humaines et performances techniques

Les robots ne sont plus une nouveauté. Conçus dans les années 1960, ils réalisaient déjà de manière automatique des missions basiques, répétitives et pénibles à la place des humains et ce, de manière plus rapide et plus précise. Depuis 2020, l’intelligence artificielle ouvre des opportunités supplémentaires. Non seulement l’IA améliore la performance des entreprises mais elle traite aussi la surcharge de travail ainsi que la gestion de tâches administratives.

C’est dans cet esprit qu’IPContact repense les relations entre ses opérateurs et son IA à l’aune de leur complémentarité. En effet, notre IA vocale augmente les capacités de nos secrétaires et collaborateurs en répartissant l’effort à fournir sur différents points, premier pas vers la sérénité.

Premier point : l’accessibilité immédiate

Il va de soi que l’IA augmente la joignabilité. La ligne téléphonique est, en effet, accessible en permanence quel que soit le nombre d’appels à traiter.

Deuxième atout : l’assurance d’une réponse

Sans interruption de service, sur des plages horaires étendues, le bot vocal réceptionne les appels, qualifie les demandes et prend RDV. C’est-à-dire que tout en diminuant les temps d’attente, il clôture les demandes basiques suivant les consignes.

Troisième avantage : la revalorisation de la relation humaine

L’intégration de l’IA à la base du traitement apporte un gain de temps opérationnel. De surcroît, elle valorise la disponibilité des opérateurs, entraînant la valorisation des tâches non automatisées.

Avec leur capacité d’analyse, de réactivité face au changement et plus encore de socialisation dans les échanges, les secrétaires surpassent le robot par leur liberté de jugement et donc d’action.

Quatrième intérêt : l’anticipation pour gérer une période de crise en amont

Avec ses capacités illimitées, le bot est capable de traiter des centaines d’appels en simultané et d’accéder à des scénarios de traitement d’appels déjà pré-établis. Un atout capital, notamment dans la gestion de crise de nos call-centers pour pré-qualifier les demandes ou pour router les appels vers le bon interlocuteur.