Quelle permanence téléphonique médicale ? Et pourquoi l’externaliser ?

Quelle permanence téléphonique médicale ? Et pourquoi l’externaliser ?

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Une permanence téléphonique médicale, c’est du temps en plus pour ses patients… Quand on est un médecin ou un travailleur libéral du milieu médical, l’impératif premier, c’est d’être disponible pour ses patients. Oui, mais comment faire pour concilier organisation de ses rendez-vous et prise en charge des patients ? Comment ne pas être dérangé par la sonnerie du téléphone sans arrêt et pourtant répondre à toutes les demandes ?

La solution se trouve probablement du côté du télésecrétariat médical externalisé.
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Comment la permanence téléphonique médicale optimise-t-elle l’organisation des cabinets médicaux et des médecins ?

Médecins généralistes, kinésithérapeutes, dentistes, gynécologues, chirurgiens, ophtalmologistes, radiologues… toutes les professions de santé sont confrontées aux mêmes problèmes d’organisation de leur emploi du temps. Toutes ont du mal à concilier disponibilité lors des rendez-vous et nécessité de répondre à tous les appels téléphoniques pour gérer leur agenda et répondre aux questions de leur patientèle.

La solution serait évidemment de faire appel à une secrétaire, mais les médecins et professionnels de santé n’ont pas tous les moyens de salarier quelqu’un pour répondre au téléphone. C’est ce qui explique que qu’on ait vu émerger, ces dernières années, la solution de la permanence téléphonique médicale externalisée.

Certains praticiens choisissent de compléter ce service par la possibilité, offerte à leurs patients, de prendre RDV en ligne. L’ensemble de ces solutions leur permet de se recentrer sur leur coeur de métier et d’être pleinement disponibles, tout en laissant leur agenda s’organiser en fonction de leurs consignes. Ce qui constitue un véritable atout en terme d’organisation : les rendez-vous s’organisent 24 heures sur 24 – 7 jours sur 7 !


Une télésecrétaire dédiée à la permanence téléphonique médicale pour gérer les appels et les rendez-vous

Si de plus en plus de professionnels de santé ont recours à un centre d’appels externalisé et aux services d’une télésecrétaire, c’est parce que cette solution est considérée comme présentant de nombreux avantages concrets, testés et approuvés par plus d’un professionnel :
Plus aucun appel n’est laissé sans réponse.
Les temps d’attente sont considérablement réduits.
Chaque appel est traité avec courtoisie et disponibilité, aucun n’est “expédié”.
Les rendez-vous s’organisent pendant que les médecins sont en consultation.
Les télésecrétaires ont le pouvoir de gérer toutes les demandes, urgences incluses.
Les médecins et professionnels de santé sont avertis des appels urgents en temps réel, et certains appels peuvent même leur être transmis s’ils en donnent la consigne.
Les télésecrétaires sont formés et connaissent le vocabulaire médical pour pouvoir orienter ou déterminer les besoins de leurs interlocuteurs.
La réception des appels est personnalisée grâce à des fichiers informatiques et outils CRM, la télésecrétaire peut ainsi accéder au dossier du patient et à l’historique de ses visites.
La réponse à tous les appels se fait au nom du médecin ou du cabinet, en toute discrétion.
La réactivité et l’efficacité sont ainsi optimales.


Une plus grande disponibilité pour une meilleure relation patient

Quelle que soit la situation – augmentation soudaine du nombre d’appels (en cas d’épidémie de grippe par exemple), développement progressif de la patientèle, volonté de partager une secrétaire à plusieurs spécialistes au sein d’un cabinet… – le choix de faire appel à une télésecrétaire pour assurer la permanence médicale peut avoir de multiples origines. Et dans tous les cas, peut s’avérer judicieux car la disponibilité acquise permet d’améliorer grandement la relation patient .

Les patients ont en effet l’agréable surprise d’être accueillis au téléphone avec le sourire, ne sont plus confronté au manque de temps de leur interlocuteur pour leur répondre, ont affaire à des professionnel du milieu médical qui savent leur parler et prendre en compte leur demande. Et quand ils se retrouvent en cabinet, face au spécialiste, ils sont tout aussi satisfaits de constater que le médecin ne les coupe pas pour répondre au téléphone.

L’engouement pour la permanence téléphonique médicale n’est donc pas seulement un effet de mode, c’est visiblement plutôt la preuve des atouts réels que ce type de solution apporte aux professionnels de santé exerçant en libéral…